Quienes somos

HDM diseña, instala y da mantenimiento a sistemas de filtración, bombeo y calentadores para cadenas comerciales, con soluciones de alta eficiencia y enfoque sustentable (clientes: Alsea, Cinemex, KFC, Costco, Coca-Cola, entre otros

Objetivo del puesto

Asegurar el control administrativo y documental del área de mantenimiento, garantizando seguimiento puntual a correos, cotizaciones, órdenes de compra, pedidos, calendarios de servicios y pólizas de mantenimiento, para reducir retrabajos, atrasos y pendientes con clientes y proveedores.

Responsabilidades principales (funciones)

A. Gestión de correos y comunicación operativa

- Revisar bandeja de correo del área (entrada, solicitudes y tickets).
- Redactar y contestar correos de seguimiento con lenguaje profesional.
- Dar trazabilidad: acuses, confirmaciones de agenda, actualización de estatus.
- Escalar a responsable técnico cuando aplique (ingeniería, supervisor, técnico).

B. Cotizaciones y soporte comercial-operativo

- Elaborar cotizaciones a partir de formatos/precios autorizados (materiales, mano de obra, refacciones).
- Solicitar información faltante al equipo técnico (fotos, medidas, piezas, diagnóstico).
- Integrar evidencias y anexos requeridos por el cliente.
- Mantener control de versiones y bitácora de envíos y aprobaciones.

C. Programación y calendarios de servicios

- Generar y mantener calendario de mantenimiento (mensual/semanal/diario).
- Programar visitas y rutas, considerando prioridad, cobertura, recursos y tiempos.
- Confirmar agenda con tienda/sitio (coordinadores) y con técnicos.




- Emitir recordatorios y validar acceso, horarios y requisitos de seguridad.

D. Permisos, accesos y documentación de ingreso

- Gestionar solicitudes de permisos de trabajo , accesos, listas de personal, credenciales, seguros, etc.
- Preparar documentación para ingreso a sitio: orden de servicio, alcance, EPP, formatos del cliente, etc.
- Controlar vigencias y cumplimiento documental (interno/cliente).

E. Pedidos, compras y coordinación con almacén

- Solicitar y dar seguimiento a pedidos de refacciones/materiales .
- Integrar requisiciones y soportes (cotización, autorización, necesidad).
- Coordinar entregas con almacén/mensajería y confirmar recepción en sitio.
- Control de materiales “críticos” y reposición por consumo.

F. Apoyo en pólizas de mantenimiento

- Controlar cartera de pólizas: alcance, frecuencias, cobertura y restricciones.
- Asegurar programación conforme a póliza y evidencias de cumplimiento.
- Apoyar en reportes de servicio por póliza (checklist, fotos, firmas, cierre).
- Mantener histórico de servicios por cliente/sucursal.

G. Control y seguimiento (KPIs operativos)

- Actualizar Odoo/CRM/ERP (o plataforma definida): tickets, actividades, estatus, fechas.




- Elaborar reportes semanales: pendientes, servicios programados, servicios cerrados, OCs por cobrar, cotizaciones en espera.
- Identificar riesgos: atrasos, falta de OC, falta de refacción, falta de evidencia, etc.

Requisitos técnicos

- Excel intermedio : tablas, filtros, validaciones, formatos, gráficos simples, tablas dinámicas básicas (deseable).
- Correo corporativo (Outlook/Gmail) : reglas, etiquetas, seguimiento, redacción ejecutiva.
- Odoo (deseable) o experiência similar en ERP/CRM: Zoho, Dynamics, SAP, etc.
- Manejo de Google Calendar / Outlook Calendar o herramientas de agenda.
- Deseable: Asana / Trello / Monday para seguimiento de tareas.

Habilidades

- Orden y control : sobresaliente manejo de pendientes y trazabilidad.
- Atención al detalle : evita retrabajos por omisiones documentales.
- Comunicación ejecutiva : redacción clara y profesional con clientes.
- Sentido de urgencia sin perder calidad.
- Seguimiento insistente y respetuoso (capacidad de “cierre”).
- Trabajo bajo presión y multitarea.
- Confidencialidad y manejo responsable de información.

Tipo de puesto: Por periodo de prueba Duración del contrato: 6 meses

Sueldo: $10,000.00 - $12,000.00 al mes

Beneficios:

- Opción a contrato indefinido
- Servicio de comedor con descuento
- Teléfono de la empresa
- Uniformes gratuitos

Escolaridad:

- Bachillerato trunco o en curso (Deseable)

Experiência:

- puestos administrativos: 3 años (Deseable)

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Administración para Mantenimiento (Coordinación Administrativa de Servicios) (Chilpancingo de los Bravo)
🏢 Hdm Sistemas De Filtracion De Agua S. A. De C. V
📍 Chilpancingo de los Bravo