OBJETIVO GENERAL DEL PUESTOCoordinar y ejecutar las actividades administrativas, fiscales y de seguridad social, así como la gestión de viajes y servicios generales de la empresa, asegurando el seguimiento oportuno de los procesos internos y el cumplimiento de los requerimientos de empleados, proveedores, clientes y autoridades.El puesto tiene como finalidad mantener el adecuado funcionamiento administrativo de la empresa, facilitar la coordinación entre las áreas involucradas y asegurar la disponibilidad, actualización y resguardo de la información y documentación necesaria para la operación.RESPONSABILIDADES PRINCIPALES1.
Administración y Contabilidad - Las áreas y actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes:Aplicar y hacer aplicar en su área de responsabilidad los procedimientos, protocolos y normas de la Empresa.Mantener comunicación y coordinación permanente con las áreas de Contabilidad, Nómina y Pagos.Dar seguimiento a la recepción, revisión, autorización y pago de facturas, reembolsos y gastos de operación.Revisar, corregir y gestionar la cancelación o refacturación de comprobantes cuando sea necesario.Controlar y dar seguimiento al pago de facturas a proveedores y subcontratistas.
Recibir y distribuir comprobantes de transferencias de pago a proveedores y solicitar los REP cuando corresponda.Revisar y pre=aprobar reportes de gastos de viajes de Trabajadores y facturas de Proveedores.
Dar seguimiento a facturas no asociadas y coordinar con las áreas correspondientes su solución.Participar en los cierres contables mensuales y anuales, incluyendo la provisión de facturas, reembolsos y pagos correspondientes a periodos posteriores.Controlar y gestionar uso y obligaciones con coches de la Empresa: renovación y pagos de seguros, mantenimientos, reparaciones, renovación de placas, etc.Administrar y resguardar documentación confidencial y corporativa de la empresa.
Coordinar la recepción y archivo de documentación física proveniente de otras oficinas.
Coordinar la destrucción de documentación contable con antigüedad de cinco años, previa validación con Contabilidad.Facilitar información y documentación corporativa para prospectos, trámites, seguros, fianzas y otros requerimientos.Atender comunicaciones y requerimientos del SAT, IMSS e INFONAVIT cuando corresponda a la empresa.Mantener comunicación con el área Legal y atender los requerimientos de información que correspondan.2.
Recursos Humanos - Las actividades abajo indicadas, pero limitadas, serian en colaboración con Recursos Humanos y se definirán roles y responsabilidades:Administrar las pólizas de GNP de Gastos Médicos Mayores y Protegido de Vida, incluyendo altas, bajas y descuentos correspondientes a familiares.Revisar los estados de cuenta y movimientos relacionados con las pólizas de GNP.Coordinar la renovación anual de las pólizas grupales.Dar seguimiento a trámites relacionados con INFONAVIT, incluyendo aceptación de créditos,



inicio de retenciones y suspensión de descuentos.Coordinar la distribución del Reglamento Interior de Trabajo y otros documentos de interés para los empleados.Participar en la organización de actividades internas, celebraciones y eventos para empleados.3.
Cumplimiento REPSE y obligacionesCoordinar y dar seguimiento a la integración y actualización de documentación relacionada con REPSE.Enviar documentación requerida para el trámite y renovación de accesos a instalaciones de clientes y prospectos.Integrar y mantener actualizada la documentación de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.Enviar periódicamente a clientes la documentación correspondiente a cumplimiento de IMSS, INFONAVIT, impuestos sobre nómina y opiniones positivas de SAT, IMSS e INFONAVIT.Mantener actualizadas las plataformas de Clientes con documentación de IMSS, INFONAVIT, ISR, IVA, recibos de nómina y REPSE.
Dar seguimiento al cumplimiento documental y notificar a las partes correspondientes cuando se encuentre completo.Solicitar a proveedores que operan bajo esquema REPSE la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social.Integrar y mantener los expedientes de cumplimiento de proveedores REPSE.Dar seguimiento a renovaciones y vencimientos de documentación.Recibir y atender, en representación de la empresa, documentos, requerimientos o notificaciones emitidos por autoridades competentes.4.
Gestión documental y protección de información - Las actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes:Mantener bajo control y resguardo documentación corporativa confidencial, laboral, contable y administrativa.Resguardar información confidencial, incluyendo estados de cuenta bancarios, actas constitutivas y documentación relacionada con apoderados legales.Coordinar la distribución de documentos internos de interés para los empleados.Dar seguimiento a la implementación, modificación y publicación de avisos de privacidad dirigidos a empleados, clientes, proveedores, visitantes, accionistas y terceros.Programar capsulas de capacitación para empleados en el tema de Avisos de Privacidad y manejo de información sensible.
Administracion del correo electrónico habilitado expresamente para el caso.Mantener comunicación con asesores en materia de manejo de informacion y privacidad.5.
Viajes y logísticaCoordinar reservaciones de hoteles y renta de vehículos para viajes de personal.Mantener actualizados los convenios y condiciones comerciales con hoteles.Dar seguimiento a las necesidades administrativas relacionadas con viajes corporativos.6.
Servicios generales y apoyo administrativoAtender a visitantes, mensajeros,



proveedores y personas que acudan a las instalaciones.Dar seguimiento a requerimientos relacionados con el edificio y mantener comunicación con el propietario cuando sea necesario.Participar en la organización de eventos de fin de año, incluyendo regalos para empleados, apoyos al personal de limpieza, invitaciones, decoración y coordinación de alimentos.Coordinar la compra, logística, distribución y envoltura de regalos de Navidad destinados a las diferentes oficinas en Mexico.Mantener y ayudar a mantener las oficinas en correcto estado de orden, limpieza y decoro como corresponde a un centro de trabajo profesionalRELACIONES INTERNASEl puesto mantiene interacción principalmente con:VicepresidenciaDirección en GDL.Contabilidad.
Área Legal.Todo el personal de la empresa.Project Managers / Business DevelopmentOficinas y personal de otras localidades.RELACIONES EXTERNASMantiene comunicación y coordinación con:Proveedores y subcontratistas.Clientes y prospectos.Instituciones bancarias.Aseguradoras.Hoteles y proveedores de servicios de viaje.SAT.IMSS.INFONAVIT.Otras autoridades y entidades relacionadas con las obligaciones de la empresa.COMPETENCIAS REQUERIDASPprofesionalidad: Mantener y hacer mantener los códigos y reglamentos internos.
Comportarse adecuadamente y con respeto.
Dirigirse a terceros, compañeros trabajo, visitantes, Clientes, Proveedores, con respeto y profesionalidad.Organización y seguimiento: Capacidad para administrar simultáneamente diferentes procesos, fechas límite y requerimientos.Confidencialidad: Manejo responsable de información financiera, laboral, corporativa y personal.Atención al detalle: Capacidad para identificar inconsistencias en facturas, documentación, nómina y expedientes.Comunicación: Habilidad para coordinarse eficazmente con empleados, proveedores, clientes, autoridades y diferentes áreas internas.Servicio interno: Orientación a la atención oportuna de las necesidades de los colaboradores y de las áreas de la empresa.
Capacidad de reacción rápida.Planeación: Capacidad para anticipar vencimientos, renovaciones, pagos y obligaciones recurrentes.Trabajo colaborativo: Capacidad para coordinar actividades con Contabilidad, Nómina, Área Legal, Dirección y otros.Responsabilidad y sentido de urgencia: Capacidad para atender oportunamente requerimientos administrativos, laborales y regulatorios.Idioma Inglés: Hablado y Escrito, nivel medio-altoINDICADORES DE DESEMPEÑO SUGERIDOSCumplimiento oportuno de obligaciones y entregables.Porcentaje de documentación REPSE completa y vigente.Seguimiento oportuno de facturas, reembolsos y pagos.Atención de requerimientos de empleados y proveedores.Vigencia de pólizas, convenios y documentación corporativa.Atención oportuna de requerimientos de autoridades y clientes.ALCANCE DEL PUESTOEl puesto tiene un alcance transversal dentro de la organización, debido a su interacción con las áreas administrativas, contables, laborales, legales y operativas.
Su responsabilidad requiere mantener un seguimiento constante de procesos recurrentes y eventuales, así como asegurar la correcta coordinación entre las diferentes áreas involucradas.
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📌 Administrative Assistant (Jalisco)
🏢 Vestal
📍 Jalisco