- Mantener actualizadas las bases de datos, inventarios, expedientes físicos y digitales, bitácoras y controles del área.
- Preparar comprobaciones de caja chica y anticipos, reuniendo facturas, recibos y documentación de respaldo.
- Llevar el calendario de rentas, servicios y otros vencimientos; reunir la documentación de pago y presentar a la gerente la información completa para su revisión.
- Revisar existencias, solicitar cotizaciones y preparar pedidos de insumos de limpieza, café, cafetería y papelería, sujetos a aprobación.
- Organizar y actualizar calendarios de visitas, servicios, mantenimientos y actividades de oficinas y residencias.
- Actualizar resultado de planes de trabajo definidos por la gerente, dar seguimiento administrativo a tareas y fechas pendientes.
- Contactar a proveedores para solicitar información, coordinar citas y dar seguimiento a cotizaciones, servicios, facturas y reportes.
- Redactar correos, minutas, reportes y presentaciones; realizar tareas de archivo, escaneo, impresión y preparación de documentos.
- Brindar apoyo administrativo al área de Contabilidad en las actividades que le sean asignadas.
- Apoyar en el manejo y seguimiento de cuentas contables, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Apoyar en las gestiones relacionadas con efectivo y operaciones bancarias, conforme a los procedimientos y autorizaciones correspondientes.
- Realizar actividades de facturación y dar seguimiento a la documentación correspondiente.
- Realizar trámites y diligencias administrativas ante compañías, bancos, dependencias gubernamentales, notarías, proveedores y otras instituciones.

Perfil del puesto

Buscamos a un profesional organizado, íntegro, confiable y con espíritu de equipo,



que cuente con iniciativa y capacidad para gestionar documentación, realizar trámites contables y administrativos, organizar calendarios, dar seguimiento a proveedores y atender pendientes administrativos.

- Licenciatura concluida, preferentemente en áreas económico-administrativas. Se valorará contar con título profesional.
- Experiencia mínima de 2 años en administración o áreas similares.

Competencias Tecnicas

Paquetería office

Dependencias y organismos

Inglés (escrito y leído) conversacional es un plus

Es una posición administrativa, sin personal a cargo y sin funciones de gerencia. Reporta directamente a la coordinación del área de Premises para las actividades de esa área y a la Coordinación Regional Adjunta de Finanzas y Administración.

Competencias

- Organización y capacidad para gestionar y dar seguimiento a varias tareas simultáneamente.
- Atención al detalle en el manejo de documentos, cifras, fechas y registros.
- Comunicación clara y profesional, tanto oral como escrita.
- Capacidad para establecer prioridades e informar oportunamente sobre pendientes o retrasos.
- Discreción en el manejo de información confidencial.
- Iniciativa para identificar información faltante y dar seguimiento a los asuntos pendientes.
- Actitud de servicio y disposición para colaborar con proveedores y personal operativo.
- Honestidad e integridad en el desempeño de sus funciones.

El CICR está firmemente comprometido con la diversidad e inclusión, y en sus procesos de reclutamiento no hace distinción por raza, género, edad, religión, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, y/o cualquier otra índole. Animamos a participar en nuestras convocatorias a todas las personas que cumplan con el perfil cualificado solicitado

#J-18808-Ljbffr

📌 Premises Maintenance Officer (800547) (México)
🏢 International Committee of the Red Cross
📍 México