A. Elaboración y gestión de cotizaciones
Recibir y analizar solicitudes de cotización de clientes.
Identificar correctamente productos, presentaciones, cantidades, marcas y
especificaciones solicitadas.
Solicitar precios y condiciones comerciales al área de Compras o
proveedores autorizados.
Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las políticas de precios y
márgenes establecidos.
Verificar existencias y disponibilidad de los productos antes de
comprometer entregas.
Integrar costos de producto, transporte, maniobras y otros conceptos
aplicables.
Revisar que las cotizaciones no contengan errores de precios, cantidades, unidades de medida o condiciones comerciales.
Enviar las cotizaciones al cliente dentro de los tiempos establecidos.
Mantener un control actualizado de cotizaciones emitidas, pendientes, aceptadas, rechazadas y vencidas.
B. Atención y seguimiento a clientes
Atender solicitudes de clientes por teléfono, correo electrónico y otros medios autorizados.
Dar seguimiento a las cotizaciones enviadas hasta obtener una respuesta del cliente.
Identificar las razones por las cuales una cotización no fue aceptada.
Mantener comunicación constante con clientes estratégicos.
Resolver dudas sobre productos, presentaciones, disponibilidad y tiempos de entrega.
Canalizar oportunamente reclamaciones, aclaraciones o solicitudes especiales.
Detectar oportunidades de venta cruzada y productos complementarios.
C. Seguimiento de pedidos
Recibir órdenes de compra y validar que correspondan con la cotización autorizada.
Confirmar precios, cantidades, productos, condiciones de pago y fechas de entrega.




Coordinar con Almacén y Logística la preparación y entrega de pedidos.
Dar seguimiento a pedidos pendientes o parcialmente surtidos.
Informar al cliente oportunamente sobre cambios en fechas de entrega o disponibilidad.
Coordinar con Facturación la correcta emisión de comprobantes fiscales.
D. Medicamentos, equipo médico y material de curación
Conocer las principales categorías de productos comercializados por la empresa.
Identificar presentaciones, concentraciones, unidades de medida y características técnicas.
Verificar que los productos cotizados correspondan exactamente con lo solicitado.
En equipo médico, revisar fichas técnicas, modelos, especificaciones y accesorios requeridos.
En material de curación, validar presentación, unidad de venta, cantidades y características técnicas.
Solicitar apoyo al personal especializado cuando una solicitud requiera conocimiento técnico o regulatorio.
Evitar sustituciones de productos sin autorización expresa del cliente.
E. Control documental
Mantener expedientes y registros de cotizaciones.
Integrar documentación comercial requerida por los clientes.
Mantener actualizados catálogos, listas de precios y condiciones comerciales autorizadas.
Registrar órdenes de compra,



pedidos y documentación relacionada.
Apoyar en la preparación de documentación para concursos, licitaciones o ventas institucionales cuando sea requerido.
Mantener confidencialidad sobre precios, márgenes, proveedores, clientes y condiciones comerciales.
F. Reportes e indicadores
Elaborar reportes periódicos sobre
Número de cotizaciones realizadas.
Importe total cotizado.
Número e importe de cotizaciones ganadas.
Número e importe de cotizaciones perdidas.
Porcentaje de conversión de cotizaciones.
Tiempo promedio de elaboración de cotizaciones.
Tiempo promedio de respuesta al cliente.
Ventas generadas a partir de cotizaciones.
Margen bruto de las operaciones.
Cotizaciones pendientes de seguimiento.
Principales causas de pérdida de oportunidades.
Clientes con mayor volumen de solicitudes.
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4. FUNCIONES CRÍTICAS DEL PUESTO
La persona que ocupa este puesto deberá asegurar especialmente
1. Exactitud
Que los productos, precios, cantidades y condiciones cotizadas sean correctos.
2. Rapidez
Entregar cotizaciones dentro de los tiempos establecidos.
3. Seguimiento
No dejar cotizaciones sin seguimiento.
4. Rentabilidad
Respetar los precios y márgenes autorizados.
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