Brindar asistencia integral a Dirección General mediante la organización de actividades ejecutivas, administración de propiedades y arrendamientos, control de pagos, coordinación de proveedores y seguimiento de requerimientos administrativos y operativos, garantizando una gestión eficiente, oportuna y confidencial.

Principales responsabilidades

1. Asistencia ejecutiva y gestión de agenda

- Administrar y coordinar la agenda del Director General, organizando reuniones, citas, compromisos y actividades.
- Realizar reservaciones de vuelos, hoteles, restaurantes, hospedajes y traslados nacionales e internacionales.
- Coordinar itinerarios de viaje, verificando horarios, confirmaciones y requerimientos especiales.
- Gestionar compras y contrataciones de productos o servicios solicitados por Dirección.
- Dar seguimiento a compromisos, solicitudes y pendientes hasta su conclusión.

2. Administración de correos y comunicación ejecutiva

- Administrar un flujo aproximado de 50 correos electrónicos diarios.
- Revisar, clasificar y responder correspondencia de acuerdo con su prioridad.
- Identificar aproximadamente 10 solicitudes diarias que requieren seguimiento específico, coordinación con terceros o resolución.
- Mantener controles de asuntos pendientes, responsables y fechas compromiso.
- Canalizar solicitudes a las áreas correspondientes y verificar su cumplimiento.
- Informar oportunamente a Dirección sobre asuntos urgentes o que requieran autorización.
- Mantener comunicación profesional y confidencial con clientes, proveedores y contactos empresariales.

3. Administración inmobiliaria y arrendamientos

- Administrar aproximadamente 15 unidades de arrendamiento.
- Revisar contratos, cláusulas, vigencias, renovaciones y obligaciones contractuales.
- Mantener comunicación directa con arrendatarios y atender solicitudes.




- Recibir, registrar y dar seguimiento a pagos de rentas.
- Controlar cuentas por cobrar y vencimientos.
- Coordinar mantenimientos y servicios de las propiedades.
- Elaborar reportes de ingresos, pagos pendientes y situación de arrendamientos.

4. Administración de propiedades y servicios

- Administrar los pagos de servicios de aproximadamente 10 propiedades.
- Controlar vencimientos de agua, luz, gas, internet y otros servicios.
- Coordinar mantenimientos, reparaciones y atención a proveedores.
- Solicitar cotizaciones, comparar propuestas y gestionar compras y pagos.
- Mantener actualizados los controles de gastos por propiedad.

5. Elaboración de reportes y seguimiento administrativo

- Elaborar reportes ejecutivos de actividades, pendientes y avances.
- Mantener actualizados los controles de contratos, pagos, rentas y gastos.
- Preparar información administrativa y financiera para revisión de Dirección.
- Dar seguimiento a acuerdos, compromisos y fechas críticas.
- Integrar reportes semanales y mensuales de las diferentes actividades bajo su responsabilidad.

Perfil requerido
- Licenciatura en Administración, Negocios, Contabilidad o carrera afín.
- Mínimo 3 años de experiencia en asistencia ejecutiva o coordinación administrativa.
- Experiencia en administración de pagos, proveedores, contratos y seguimiento de actividades.
- Deseable experiencia en administración inmobiliaria, arrendamientos o patrimonio.
- Manejo de Excel intermedio-avanzado y herramientas de correo y calendario.
- Capacidad para administrar un volumen considerable de información y solicitudes.
- Organización, autonomía, discreción y destacado comunicación.
- Habilidad para priorizar actividades y resolver situaciones sin supervisión constante.

Job Type: Full-time Pay: $26,000.00 - $32,000.00 per month

Work Location: In person

📌 Asistente de Dirección Ejecutiva (Tijuana)
🏢 Reclutamiento TopMgm Group
📍 Tijuana