Brindar apoyo ejecutivo, administrativo y operativo a la Dirección, asegurando que la agenda, oficina, información, pendientes y actividades de la Dirección se encuentren organizados, atendidos y anticipados de manera optimizado.
La Asistente Ejecutiva deberá facilitar el trabajo de la Dirección, anticipándose a sus necesidades y resolviendo los asuntos de su competencia sin esperar instrucciones para cada actividad
PERFIL REQUERIDOCompetencias indispensables
· Excelente organización.
· Proactividad.
· Buena actitud de servicio.
· Amabilidad.
· Respeto.
· Responsabilidad.
· Puntualidad.
· Discreción.
· Confidencialidad.
· Capacidad de priorización.
· Atención al detalle.
· Capacidad de seguimiento.
· Comunicación clara.
· Resolución de problemas.
· Capacidad para trabajar bajo presión.
· Iniciativa.
· Sentido de urgencia.
· Capacidad para anticiparse a las necesidades.
Características personales esperadas La persona que ocupe este puesto deberá ser:
Organizada: sabe qué tiene pendiente y qué sigue.
Proactiva: detecta lo que hace falta antes de que se lo pidan.
Eficiente: realiza las tareas correctamente y en el tiempo esperado.
Amable: mantiene un trato cordial incluso en momentos de presión.
Confiable: cumple lo que se le encomienda.
Discreta: entiende que mucha de la información que maneja es confidencial.
Resolutiva: busca soluciones antes de llevar un problema a Dirección.
Observadora: identifica necesidades sin esperar instrucciones.
Ordenada: mantiene documentos, espacios, agenda y pendientes bajo control.
Servicial: entiende que su función principal es facilitar el trabajo de Dirección.
ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO La Asistente Ejecutiva deberá cumplir con los siguientes principios:
1. Lo que se solicita debe quedar atendido y con seguimiento.
2. Los pendientes no deben perderse.
3. Los vencimientos deben anticiparse.
4. Los errores deben comunicarse inmediatamente y acompañarse de una propuesta de solución.
5. Las tareas recurrentes deben realizarse sin necesidad de recordatorio.
6. La oficina debe estar preparada antes de la llegada de Dirección.
7. La información debe mantenerse organizada y disponible.
8. La comunicación debe ser siempre respetuosa y profesional.
9. La confidencialidad es obligatoria.
10. La iniciativa y la capacidad de anticipación son parte esencial del puesto.
PRINCIPIO FUNDAMENTAL DEL PUESTO La función de una Asistente Ejecutiva no es esperar a que Dirección le diga qué hacer durante todo el día. Su responsabilidad es conocer sus funciones, organizar su trabajo, anticiparse a las necesidades de Dirección, dar seguimiento a los pendientes y asegurarse de que las cosas sucedan. Sueldo: $14,000.00 al mes