Descripción de puesto - Auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes (2602245)

Descripción de puesto

Auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes

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Tipo de puesto
Trabajo temporal

Tipo de Requisición : PSA (Acuerdos de servicios personales)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal
México-Mexico City

Duración : 6 meses (con posibilidad de renovación)

AVISO IMPORTANTE – La fecha y la hora de vencimiento exhibidas arriba se basan en la fecha y la hora señaladas en su dispositivo personal.

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

Compromiso de diversidad e inclusión

La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.

Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.

Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.

La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.

Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.

Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo
La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) en México implementa programas y proyectos de cooperación técnica a nivel nacional y territorial que requieren la adquisición oportuna de bienes y servicios, la organización de reuniones, talleres y eventos, así como la gestión de viajes nacionales e internacionales para personal, consultores y participantes de actividades institucionales.

Para asegurar el cumplimiento de las actividades programáticas y administrativas de la Oficina, es necesario mantener una adecuada coordinación de los procesos de adquisiciones, logística de eventos, gestión de viajes y seguimiento administrativo, conforme a las políticas, procedimientos y controles internos establecidos por la FAO y por el Sistema de las Naciones Unidas.

En este contexto, se requiere contratar a una persona auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes que brinde apoyo operativo y administrativo en la gestión y seguimiento de procesos de compras, organización logística de eventos, coordinación de viajes oficiales y otras actividades administrativas relacionadas, contribuyendo al cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos institucionales de la Oficina.

Dependencia jerárquica




La persona contratada trabajará bajo la supervisión directa del AFAOR Administración, y en coordinación con el área de adquisiciones, eventos y viajes de la Oficina de la FAO en México.

Administración, adquisiciones, logística de eventos, gestión de viajes oficiales, control documental y seguimiento de procesos administrativos conforme a la normativa institucional y procedimientos operativos de la FAO.

El objetivo de la consultoría es brindar apoyo operativo y administrativo a la gestión de adquisiciones, organización de eventos y administración de viajes oficiales de la Oficina de la FAO en México, contribuyendo al adecuado seguimiento de los procesos, al cumplimiento de la normativa institucional aplicable y a la atención oportuna de los requerimientos de las distintas áreas y proyectos.

La persona contratada apoyará en la integración y revisión de documentación administrativa, seguimiento de procesos de compra, coordinación logística de eventos, revisión de solicitudes de viaje y control de información en los sistemas institucionales, contribuyendo a que las actividades de la Oficina se desarrollen de manera optimizado, oportuna y conforme a los procedimientos vigentes.

Tareas y responsabilidades

Apoyar en la gestión y seguimiento de los procesos de adquisición de bienes y servicios, de conformidad con las políticas, procedimientos y normativa aplicables de la FAO.

Revisar y organizar la documentación requerida para los distintos procesos de compra, verificando que los expedientes cuenten con los soportes necesarios para su trámite.

Dar seguimiento al avance de los procesos de adquisiciones, desde la recepción de solicitudes hasta la formalización de la compra, recepción de bienes o servicios y trámite de pago.

Apoyar en la elaboración, actualización y seguimiento del Plan de Compras de la Oficina y de los proyectos, así como de los mecanismos de control y monitoreo asociados.

Apoyar en la preparación de documentación relacionada con órdenes de compra, contratos, cartas acuerdo y otros instrumentos administrativos vinculados con las adquisiciones.

Mantener actualizada la información y los registros de proveedores en las bases de datos institucionales y sistemas correspondientes.

Apoyar en la integración, organización y archivo físico y digital de la documentación derivada de los procesos de adquisiciones.

Brindar apoyo logístico y administrativo para la organización de reuniones, talleres, eventos y otras actividades institucionales, incluyendo la coordinación de bienes y servicios necesarios para su realización.

Apoyar en la gestión administrativa de viajes nacionales e internacionales, incluyendo la revisión y seguimiento de autorizaciones de viaje, comprobaciones y otros trámites relacionados,



conforme a la normativa vigente.

Mantener actualizada la información requerida para el seguimiento de viajes y apoyar en la generación de reportes e informes administrativos del área.

Apoyar en la elaboración y actualización de reportes, bases de datos, controles administrativos e indicadores relacionados con adquisiciones, eventos y viajes.

Dar seguimiento a solicitudes de información y requerimientos de las distintas áreas de la Oficina relacionados con las actividades bajo su responsabilidad.

Apoyar en la implementación de controles administrativos, acciones de mejora y actividades relacionadas con cumplimiento normativo, gestión documental y control interno.

Brindar apoyo administrativo en otras actividades del área de administración cuando así se requiera.

Realizar cualquier otra actividad afín a las funciones del puesto que le sea encomendada por la supervisión, en el marco de los objetivos de la Oficina.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS
Requisitos mínimos

Licenciatura concluida en administración, contabilidad, finanzas, comercio, negocios internacionales, ingeniería industrial o áreas afines relacionadas con la gestión administrativa y de adquisiciones.

Experiencia mínima de tres (3) años en procesos de adquisiciones, contrataciones, compras institucionales o administración de contratos, actividades administrativas relacionadas con control documental, elaboración de reportes, seguimiento de procesos o gestión operativa, incluyendo experiencia mínima de dos (2) años apoyando la organización de eventos, reuniones, talleres o la gestión administrativa de viajes nacionales e internacionales, interacción con proveedores, solicitud de cotizaciones, seguimiento contractual o gestión de bienes y servicios.

Conocimiento práctico del español.

Nacionalidad mexicana o residente en el país con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

Enfoque basado en resultados

Trabajo en equipo

Comunicación

Establecimiento de relaciones eficaces

Intercambio de conocimientos y mejora continua.

Aptitudes técnicas/funcionales

Especialidad, diplomado o estudios de posgrado en adquisiciones, logística, administración pública, gestión de proyectos o áreas afines.

Manejo de Microsoft Excel a nivel intermedio.

Manejo de Microsoft Word y Outlook.

Deseable experiencia en uso de sistemas electrónicos para gestión administrativa, financiera, adquisiciones o viajes.

Deseable experiencia en sistemas ERP, GRMS, SAP, Oracle o plataformas similares.

Deseable experiencia en elaboración y seguimiento de planes de compras, controles de pagos o bases de datos de proveedores.

Criterios de selección

Nivel intermedio de inglés (capacidad para comprender procedimientos, lineamientos, contratos, sistemas y comunicaciones de trabajo en inglés).

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.

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📌 Auxiliar de adquisiciones, eventos y viajes, Mexico City (Ciudad de México)
🏢 FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
📍 Ciudad de México