Objetivo del puesto Asegurar una operación eficiente y cordial de la recepción, brindando atención y seguimiento a colaboradores, clientes, medios y proveedores. La posición administra las salas de juntas, la caja chica y diversos controles administrativos, manteniendo orden, confidencialidad, puntualidad y precisión en cada proceso. Responsabilidades clave
• Administrar la reserva, autorización y asignación de salas de juntas, incluyendo espacios que se controlan mediante agendas manuales.
• Mediar y proponer alternativas cuando no exista disponibilidad, equilibrando urgencias y prioridades de colaboradores, clientes y medios.
• Gestionar la caja chica: manejo de efectivo, comprobación de gastos, seguimiento de reembolsos y mantenimiento del fondo disponible.
• Dar seguimiento a la compra de insumos y a solicitudes administrativas relacionadas con la operación de la oficina.
• Coordinar los bazares mensuales y apoyar la gestión de convenios o servicios con proveedores.
• Recibir, resguardar y entregar regalos, vales, tarjetas y otros materiales destinados a colaboradores, cuidando la confidencialidad y la trazabilidad.
• Apoyar la toma de fotografías y el control de información para credenciales de nuevos ingresos.
• Mantener comunicación directa con Administración para coordinar accesos de medios, clientes, proveedores y visitantes.
• Elaborar y actualizar reportes administrativos y controles en Excel con formato consistente, información completa y columnas correctamente alineadas.
• Redactar correos profesionales, claros y oportunos para dar seguimiento a solicitudes y procesos.
• Colaborar estrechamente con People Services para recibir, validar y entregar información o materiales.
• Apoyar eventos internos y actividades especiales cuando la operación lo requiera, incluyendo algunos viernes. Experiencia
• Experiencia previa en recepción, asistencia administrativa, office management, atención a clientes o funciones afines.




• Experiencia manejando efectivo, caja chica, comprobación de gastos o controles administrativos.
• Experiencia coordinando agendas, salas, accesos, proveedores o servicios de oficina.
• Deseable experiencia en corporativos, agencias, hoteles, coworkings o entornos con alta afluencia de personas. Conocimientos técnicos indispensables
• Microsoft Excel básico para captura, orden, validación y elaboración de reportes; no

se requiere
n tablas dinámicas.
• Manejo de Outlook y calendarios para reservar salas, organizar agendas y dar seguimiento a solicitudes.
• Redacción cualificado de correos y comunicación administrativa.
• Control documental y manejo ordenado de información susceptible de auditoría. Competencias
• Alto sentido de responsabilidad, integridad y confidencialidad por el manejo de efectivo, regalos, vales y accesos.
• Organización, precisión y seguimiento puntual de fechas límite.
• Priorización de tareas y capacidad para atender solicitudes simultáneas.
• Temple, negociación y firmeza para comunicar límites o alternativas con respeto.
• Actitud de servicio, trato cordial y facilidad para relacionarse con distintos niveles de la organización.
• Capacidad resolutiva y adaptación ante ambigüedad, urgencias y procesos manuales.
• Trabajo en equipo y colaboración constante con Administración y People Services. Deseables / diferenciadores
• Experiencia administrando salas de juntas en operaciones complejas o de alta demanda.
• Experiencia preparando reportes para auditorías internas.
• Conocimiento básico de inglés, aunque no es un requisito indispensable.
• Experiencia coordinando eventos internos, bazares o proveedores. Condiciones de la posición
• Presencial de lunes a jueves de forma regular.
• Disponibilidad para asistir los viernes cuando haya eventos o necesidades operativas.
• Horario de 8:30 a 17:30 h.
• La posición reporta directamente a la responsable del área administrativa.

📌 Recepcionista (Ciudad de México)
🏢 Publicis Groupe
📍 Ciudad de México