Auxiliar Administrativo de Cotizaciones y Seguimiento de Órdenes de Compra

Departamento: Finanzas

Jefe inmediato: Analista de Facturación y Cobranza

Superior del área: Jefe de Facturación y Cobranza

Fecha efectiva y revisión: Por asignar al aprobar el documento

Objetivo

Elaborar y enviar cotizaciones utilizando los formatos y precios autorizados por ventas. Dar seguimiento a su aceptación y a la recepción de las órdenes de compra, manteniendo actualizada la información necesaria para facturar los servicios.

Responsabilidades principales

- Solicitar a Producción y Ventas la información necesaria para elaborar las cotizaciones.

- Capturar y enviar cotizaciones con los precios y condiciones previamente autorizados.

- Confirmar que el cliente recibió la cotización y dar seguimiento a su aceptación.

- Solicitar y dar seguimiento a las órdenes de compra desde el envío de la cotización hasta el pase de cada corte o servicio a Facturación.

- Revisar que la orden de compra coincida con el importe, moneda, alcance y datos de la cotización autorizada.

- Registrar las órdenes de compra y mantener actualizados su estatus y las gestiones realizadas en la TSC 2.

- Elaborar cotizaciones adicionales cuando Producción informe ampliaciones del servicio y solicitar la PO correspondiente, sin afectar el monto de la PO original.

- Informar al Analista los retrasos, diferencias o falta de respuesta del cliente, conforme a los plazos establecidos.

- Entregar las PO y sus soportes a Facturación. Si una PO sigue pendiente,



entregar al Analista el historial de seguimiento para su transferencia documentada al Jefe de Facturación y Cobranza.

- Apoyar en el seguimiento administrativo de alianzas y en la integración de documentos para licitaciones.

Coordinación y seguimiento

Operaciones notifica el arranque del servicio, proporciona la autorización escrita del cliente y avisa cuando se requiera ampliar las horas o el presupuesto. El Auxiliar utiliza esta información para gestionar las cotizaciones y PO correspondientes.

El Analista supervisa los pendientes y las prioridades. Si un corte o servicio pasa a Facturación sin PO, el Analista documenta en la TSC 2 la entrega al Jefe de Facturación y Cobranza, quien asume su gestión directa. El Auxiliar proporciona los antecedentes y aclaraciones necesarios.

Requisitos

- Preparatoria o carrera técnica terminada en Administración o área afín. Estudios universitarios no indispensables.

- Experiencia deseable de seis meses en actividades administrativas, captura, atención a clientes o seguimiento de documentos.

- Manejo básico de Excel, correo electrónico y archivos digitales.

- Facilidad para realizar operaciones básicas y revisar cantidades y datos.

- Buena redacción y comunicación por teléfono y correo.

- Inglés básico para leer y responder correos sencillos, según las cuentas asignadas.

Sueldo: A partir de $123,456.00 al mes

Incentivos:

- Caja de ahorro
- Estacionamiento de la empresa
- Estacionamiento gratuito
- Vales de despensa

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 AUXILIAR DE COTIZACIONES (México)
🏢 Reconocida empresa
📍 México