OBJETIVO DEL PUESTO
Brindar apoyo ejecutivo, administrativo y operativo al Director General, contribuyendo a una adecuada gestión de su agenda, comunicaciones, información, documentación y compromisos. Fungir como enlace entre Dirección General, colaboradores, clientes, proveedores, socios y otros contactos externos.
El puesto requiere una persona organizada, discreta, proactiva, con excelente presentación y comunicación, alto sentido de responsabilidad y capacidad para manejar información confidencial y atender diversas actividades de manera simultánea.
PRINCIPALES FUNCIONES
Asistencia a Dirección General
Administrar y dar seguimiento a la agenda del Director General.
Coordinar reuniones, citas, juntas y compromisos internos y externos.
Atender y canalizar llamadas, correos, mensajes y correspondencia dirigidos al Director General.
Dar seguimiento a acuerdos, instrucciones y pendientes de Dirección.
Fungir como filtro de comunicación y resolver asuntos administrativos dentro de sus facultades.
Elaborar reportes, documentos, presentaciones, comunicados y cartas solicitadas por Dirección.
Realizar cotizaciones y comparativos de servicios requeridos.
Gestionar y dar seguimiento a reembolsos y gastos del Director General.
Llevar el control de gastos relacionados con las diferentes empresas del corporativo.
Recepción y atención
Apertura de las oficinas y resguardo de llaves.
Atención, registro y canalización de llamadas.
Recepción y atención de visitantes, clientes, proveedores y colaboradores.
Revisión y entrega de correspondencia.
Organizar, clasificar y archivar documentación física y digital de Dirección General.
Mantener estricta confidencialidad sobre información ejecutiva, financiera, contractual y corporativa.
Llevar el control de contratos, inversiones,



convenios y documentación corporativa.
Revisar documentación que requiera firma del Director General.
Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, autorización o entrega.
Mantener actualizado el archivo ejecutivo y corporativo.
Coordinación logística
Coordinar reuniones, eventos y actividades institucionales de Dirección.
Gestionar reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte cuando sea requerido.
Coordinar agendas con clientes, proveedores, socios y directivos.
Apoyar en la organización de comidas de trabajo, eventos corporativos y asambleas.
Dar seguimiento a confirmaciones, itinerarios y cambios de última hora.
Administración de oficina
Supervisar el orden, limpieza y presentación de las oficinas de Dirección.
Elaborar requerimientos de papelería, insumos y productos de limpieza.
Entregar materiales de oficina y llevar el control correspondiente.
Apoyar en el control de inventario de papelería e insumos.
Gestionar pagos de servicios básicos y mantenimiento de la oficina.
Dar seguimiento a proveedores de servicios generales.
Manejo y control de caja chica.

REQUISITOS
Carrera técnica o licenciatura en Administración.
3 a 5 años de experiencia en puestos de asistencia ejecutiva, recepción, asistencia administrativa osimilares.
Conocimientos
Manejo de Microsoft Office.
Excel nivel intermedio.
Correo electrónico.
Atención telefónica y servicio al cliente.
Archivo y control documental físico y digital.
Elaboración de reportes y documentos administrativos.
Enkontrol deseable no indispensable, se puede capacitar.
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📌 Asistente de dirección (Mérida)
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