A. Administración general
Administrar, organizar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales.
Elaborar cartas, informes, presentaciones, reportes y documentos administrativos.
Dar seguimiento a trámites, contratos, servicios, compras y proveedores.
Controlar gastos operativos, caja chica y comprobación de gastos.
Coordinar actividades internas y dar seguimiento a pendientes de las distintas áreas.
Mantener actualizados los controles y bases de datos de la empresa.
B. Apoyo contable y financiero
Elaborar y dar seguimiento a facturas, complementos de pago y documentación fiscal.
Registrar y controlar ingresos, egresos y gastos.
Gestionar cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Programar pagos a proveedores y dar seguimiento a vencimientos.
Realizar conciliaciones bancarias y controles auxiliares, según los procedimientos de la empresa.
Integrar documentación para el cierre mensual y la preparación de información contable.
Coordinarse con el contador interno o externo para la entrega de información fiscal y contable.
Elaborar reportes de flujo de efectivo, gastos y saldos pendientes.
C. Asistencia directa a dirección
Administrar la agenda ejecutiva y coordinar reuniones, citas y compromisos.
Preparar información,



reportes y presentaciones para la toma de decisiones.
Dar seguimiento a instrucciones, acuerdos y proyectos asignados por la dirección.
Gestionar llamadas, correos, correspondencia y comunicaciones ejecutivas.
Coordinar viajes, reservaciones, viáticos y logística cuando se requiera.
Manejar información sensible con absoluta discreción y confidencialidad.
Anticipar necesidades, identificar prioridades y comunicar oportunamente asuntos relevantes.
D. Seguimiento y control
Elaborar reportes periódicos sobre actividades administrativas y financieras.
Mantener controles de fechas límite, pagos, contratos y compromisos.
Detectar inconsistencias documentales y dar seguimiento a su corrección.
Proponer mejoras en los procesos administrativos y de control interno.

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