OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo ejecutivo, administrativo y operativo al Director General, contribuyendo a una adecuada gestión de su agenda, comunicaciones, información, documentación y compromisos. Fungir como enlace entre Dirección General, colaboradores, clientes, proveedores, socios y otros contactos externos.

El puesto requiere una persona organizada, discreta, proactiva, con sobresaliente presentación y comunicación, alto sentido de responsabilidad y capacidad para manejar información confidencial y atender diversas actividades de manera simultánea.

PRINCIPALES FUNCIONES

Asistencia a Dirección General

Administrar y dar seguimiento a la agenda del Director General.

Coordinar reuniones, citas, juntas y compromisos internos y externos.

Atender y canalizar llamadas, correos, mensajes y correspondencia dirigidos al Director General.

Dar seguimiento a acuerdos, instrucciones y pendientes de Dirección.

Fungir como filtro de comunicación y resolver asuntos administrativos dentro de sus facultades.

Elaborar reportes, documentos, presentaciones, comunicados y cartas solicitadas por Dirección.

Realizar cotizaciones y comparativos de servicios requeridos.

Gestionar y dar seguimiento a reembolsos y gastos del Director General.

Llevar el control de gastos relacionados con las diferentes empresas del corporativo.

Recepción y atención

Apertura de las oficinas y resguardo de llaves.

Atención, registro y canalización de llamadas.

Recepción y atención de visitantes, clientes, proveedores y colaboradores.

Revisión y entrega de correspondencia.

Organizar, clasificar y archivar documentación física y digital de Dirección General.





Mantener estricta confidencialidad sobre información ejecutiva, financiera, contractual y corporativa.

Llevar el control de contratos, inversiones, convenios y documentación corporativa.

Revisar documentación que requiera firma del Director General.

Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, autorización o entrega.

Mantener actualizado el archivo ejecutivo y corporativo.

Coordinación logística

Coordinar reuniones, eventos y actividades institucionales de Dirección.

Gestionar reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte cuando sea requerido.

Coordinar agendas con clientes, proveedores, socios y directivos.

Apoyar en la organización de comidas de trabajo, eventos corporativos y asambleas.

Dar seguimiento a confirmaciones, itinerarios y cambios de última hora.

Administración de oficina

Supervisar el orden, limpieza y presentación de las oficinas de Dirección.

Elaborar requerimientos de papelería, insumos y productos de limpieza.

Entregar materiales de oficina y llevar el control correspondiente.

Apoyar en el control de inventario de papelería e insumos.

Gestionar pagos de servicios básicos y mantenimiento de la oficina.

Dar seguimiento a proveedores de servicios generales.

Manejo y control de caja chica.

REQUISITOS

- Carrera técnica o licenciatura en Administración.
- 3 a 5 años de experiencia en puestos de asistencia ejecutiva, recepción, asistencia administrativa osimilares.

Conocimientos:

- Manejo de Microsoft Office.
- Excel nivel intermedio.
- Correo electrónico.
- Atención telefónica y servicio al cliente.
- Archivo y control documental físico y digital.
- Elaboración de reportes y documentos administrativos.
- Enkontrol deseable; no indispensable, se puede capacitar.

📌 Asistente de dirección (Mérida)
🏢 Importante Empresa Del Sector
📍 Mérida