Objetivo del puesto

Asegurar que cada proyecto se documente, facture y cobre a tiempo, que los proveedores se paguen en orden y que la empresa mantenga su estatus vigente en las plataformas de los clientes (ISNetworld, portales de proveedores). Es el punto de contacto administrativo con el cliente: resuelve dudas de facturas, órdenes de compra, documentación y pagos sin escalar a dirección.

Funciones y responsabilidades (control administrativo de proyectos)

- Dar de alta cada proyecto con su cotización, orden de compra, alcance, fechas y responsable.
- Mantener un tablero de seguimiento por proyecto: avance, entregables, estatus de OC, facturación y cobro.
- Recopilar evidencias de cierre (actas de entrega, reportes fotográficos, hojas de servicio) necesarias para facturar.
- Controlar presupuesto vs. real por proyecto y alertar desviaciones de costo.
- Preparar el reporte semanal de proyectos para dirección y operaciones.

Facturación

- Emitir CFDI 4.0 (ingreso, complementos de pago, notas de crédito) conforme a OC, contrato y requisitos de cada cliente.
- Cargar facturas y soportes en los portales de proveedores de los clientes (SAP Ariba, Coupa u otros).
- Validar que cada factura cumpla con número de OC, recepción (HES/entrada de mercancía) y datos fiscales correctos para evitar rechazos.

Cobranza

- Llevar el reporte de antigüedad de saldos (cuentas por cobrar) y darle seguimiento semanal.
- Contactar a compras y cuentas por pagar de los clientes para confirmar recepción, programación de pago y resolver rechazos.
- Gestionar OC pendientes de liberación por servicios ya terminados.




- Aplicar pagos recibidos y emitir complementos de pago en tiempo.
- Escalar a dirección los saldos vencidos de más de 30 días con propuesta de acción.

Pagos a proveedores

- Recibir, validar y registrar facturas de proveedores y subcontratistas contra OC y servicio recibido.
- Verificar estatus fiscal del proveedor (validez del CFDI, lista 69-B del SAT, opinión de cumplimiento, REPSE cuando aplique).
- Preparar el programa semanal de pagos según flujo de efectivo y prioridades, para aprobación de dirección.
- Solicitar y archivar complementos de pago de proveedores.

Plataformas de clientes (ISN y portales)

- Administrar la cuenta de la empresa en ISNetworld: carga de documentos, cuestionarios RAVS, pólizas de confiable, programas de seguridad y estadísticas de accidentes.
- Mantener calificación vigente ante cada cliente y anticipar vencimientos de documentos.
- Gestionar altas y renovaciones como proveedor en portales de clientes nuevos.
- Coordinar con operaciones la documentación de acceso a planta del personal (IMSS, SUA, DC-3, exámenes médicos).

Atención a clientes

- Ser el contacto administrativo del cliente: dudas sobre facturas, OC, documentación, accesos y pagos.
- Responder solicitudes en menos de 24 horas hábiles y dar seguimiento por escrito.
- Detectar necesidades nuevas del cliente y canalizarlas a operaciones o dirección como oportunidad comercial.

Sueldo: $18,000.00 - $20,000.00 al mes

Beneficios:

- Aumentos salariales
- Descuentos y precios preferenciales
- Horarios flexibles
- Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Coordinador(a) Administrativo(a) y PMO
🏢 SOLUCIONES EJECUTIVAS DE CAPITAL SA DE
📍 México