Objetivo del puesto Ser el primer punto de contacto de la empresa, brindando una atención amable, optimizado y profesional a clientes, proveedores y colaboradores. Gestionar la recepción, la comunicación y la correspondencia, así como apoyar en el control de gastos, la coordinación de viajes y la administración de servicios e insumos, contribuyendo al funcionamiento organizado y oportuno de las operaciones diarias. Principales funciones
• Atención y recepción: recibir y canalizar llamadas, correos y visitas al área correspondiente, siguiendo los protocolos de atención de la empresa.
• Correspondencia y paquetería: recibir y entregar documentos y paquetes, así como cotizar y gestionar servicios de mensajería.
• Control de tarjetas corporativas: revisar cargos, recabar comprobantes, elaborar reportes mensuales de gastos y solicitar oportunamente los recursos para su pago.
• Coordinación de viajes: cotizar y gestionar vuelos, hospedaje y transporte para colaboradores, conforme a las necesidades y autorizaciones correspondientes.
• Gestión de viáticos: tramitar y entregar los recursos y documentos necesarios para los viajes, dando seguimiento a su comprobación y a la devolución de remanentes, cuando corresponda.
• Comprobación de gastos: recabar facturas, integrar reportes de viáticos y entregar la documentación revisada a Contabilidad, identificando el proyecto o área al que corresponde cada gasto.
• Soporte de pagos administrativos: cotejar facturas,



complementos de pago y comprobantes de transferencias, cheques o pagos en efectivo.
• Servicios y proveedores: recabar facturas y gestionar oportunamente las solicitudes de pago de servicios, productos e insumos necesarios para la operación de la oficina.
• Telefonía corporativa: atender y dar seguimiento a solicitudes e incidencias relacionadas con las líneas empresariales.
• Caja chica: administrar el fondo, registrar movimientos, comprobar gastos y solicitar su reposición oportunamente.
• Insumos y mantenimiento: actualizar los formatos de requisición y dar seguimiento a las necesidades de limpieza, abastecimiento y mantenimiento de las instalaciones.
• Reporte de fallas: notificar y dar seguimiento a incidencias relacionadas con internet, seguridad y otros servicios de la oficina. Actividades internas: apoyar en la organización de celebraciones y actividades para colaboradores, coordinando pedidos, materiales, facturación y preparación de espacios. Habilidades y competencias
• Organización y gestión del tiempo.
• Manejo de paquetería Microsoft Office.
• Atención al detalle.
• Criterio para resolver situaciones y priorizar tareas.
• Puntualidad y responsabilidad.
• Comunicación oral y escrita clara y profesional.
• Inglés intermedio.
• Actitud de servicio y trato amable.
• Presentación ejecutiva y trato profesional. Formación académica Bachillerato concluido; deseable licenciatura concluida en Administración o carrera afín.

📌 Recepcionista y Asistente Administrativo (Guadalajara)
🏢 Arquitectura de Interiores
📍 Guadalajara