Objetivo del puesto

Ser el primer punto de contacto de la empresa, brindando una atención amable, productivo y profesional a clientes, proveedores y colaboradores. Gestionar la recepción, la comunicación y la correspondencia, así como apoyar en el control de gastos, la coordinación de viajes y la administración de servicios e insumos, contribuyendo al funcionamiento organizado y oportuno de las operaciones diarias.

Principales funciones

- Atención y recepción: recibir y canalizar llamadas, correos y visitas al área correspondiente, siguiendo los protocolos de atención de la empresa.
- Correspondencia y paquetería: recibir y entregar documentos y paquetes, así como cotizar y gestionar servicios de mensajería.
- Control de tarjetas corporativas: revisar cargos, recabar comprobantes, elaborar reportes mensuales de gastos y solicitar oportunamente los recursos para su pago.
- Coordinación de viajes: cotizar y gestionar vuelos, hospedaje y transporte para colaboradores, conforme a las necesidades y autorizaciones correspondientes.
- Gestión de viáticos: tramitar y entregar los recursos y documentos necesarios para los viajes, dando seguimiento a su comprobación y a la devolución de remanentes, cuando corresponda.
- Comprobación de gastos: recabar facturas, integrar reportes de viáticos y entregar la documentación revisada a Contabilidad, identificando el proyecto o área al que corresponde cada gasto.
- Soporte de pagos administrativos: cotejar facturas,



complementos de pago y comprobantes de transferencias, cheques o pagos en efectivo.
- Servicios y proveedores: recabar facturas y gestionar oportunamente las solicitudes de pago de servicios, productos e insumos necesarios para la operación de la oficina.
- Telefonía corporativa: atender y dar seguimiento a solicitudes e incidencias relacionadas con las líneas empresariales.
- Caja chica: administrar el fondo, registrar movimientos, comprobar gastos y solicitar su reposición oportunamente.
- Insumos y mantenimiento: actualizar los formatos de requisición y dar seguimiento a las necesidades de limpieza, abastecimiento y mantenimiento de las instalaciones.
- Reporte de fallas: notificar y dar seguimiento a incidencias relacionadas con internet, seguridad y otros servicios de la oficina.

Actividades internas: apoyar en la organización de celebraciones y actividades para colaboradores, coordinando pedidos, materiales, facturación y preparación de espacios.

Habilidades y competencias

- Organización y gestión del tiempo.
- Manejo de paquetería Microsoft Office.
- Atención al detalle.
- Criterio para resolver situaciones y priorizar tareas.
- Puntualidad y responsabilidad.
- Comunicación oral y escrita clara y profesional.
- Inglés intermedio.
- Actitud de servicio y trato amable.
- Presentación ejecutiva y trato profesional.

Formación académica

Bachillerato concluido; deseable licenciatura concluida en Administración o carrera afín.

📌 Recepcionista y Asistente Administrativo (Guadalajara)
🏢 Arquitectura de Interiores
📍 Guadalajara