Objetivo general del puesto

Desarrollar, administrar, controlar y mantener actualizada la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, asegurando que los procedimientos, instructivos, formatos, registros, manuales y demás documentos aplicables se encuentren correctamente elaborados, revisados, identificados, aprobados, distribuidos y resguardados, de acuerdo con los requisitos normativos aplicables, las buenas prácticas de documentación y los lineamientos internos de la organización.

Funciones y responsabilidades

1. Elaboración y actualización documental

- Elaborar y actualizar procedimientos normalizados de operación (PNO), procedimientos generales, instructivos de trabajo, políticas, manuales, formatos y listas de verificación.
- Recopilar información con los responsables de cada área para documentar correctamente las actividades operativas y administrativas.
- Estructurar los documentos de acuerdo con las plantillas, lineamientos y criterios establecidos por la organización.
- Revisar la redacción, ortografía, secuencia de actividades, responsabilidades y consistencia de la información documentada.
- Asegurar que los documentos reflejen las prácticas reales y autorizadas de la empresa.
- Apoyar en la elaboración y actualización de matrices de cumplimiento normativo y matrices de documentación por proceso.

2. Control y administración de documentos

- Administrar y mantener actualizada la lista maestra de documentos.
- Controlar el flujo de revisión, aprobación, emisión, distribución y sustitución de documentos.
- Verificar que las áreas tengan acceso únicamente a las versiones vigentes que les correspondan.
- Retirar, identificar y resguardar documentos obsoletos conforme al procedimiento establecido.
- Mantener organizado el archivo físico y electrónico del Sistema de Gestión de Calidad.
- Asegurar la disponibilidad, legibilidad, integridad, trazabilidad y recuperación de la documentación.
- Controlar los accesos a los archivos electrónicos conforme a los permisos autorizados.

3. Seguimiento al cumplimiento normativo

- Identificar y analizar los requisitos documentales aplicables de la NORMATIVIDAD y otras disposiciones relacionadas con las actividades de la organización.




- Apoyar en la identificación de brechas documentales entre los requisitos normativos y la documentación existente.
- Dar seguimiento a la elaboración y actualización de documentos requeridos para atender brechas de cumplimiento.
- Mantener actualizada la matriz de requisitos normativos y su relación con los documentos y evidencias correspondientes.
- Apoyar en la revisión de cambios normativos que puedan impactar la documentación del sistema.
- Informar al responsable de Aseguramiento de Calidad sobre documentos faltantes, vencidos, incompletos o que requieran actualización.

4. Gestión de cambios documentales

- Recibir y registrar solicitudes de creación, modificación o cancelación de documentos.
- Verificar que las solicitudes incluyan su justificación y la información necesaria para su evaluación.
- Coordinar la revisión de cambios con los responsables de proceso y las áreas involucradas.
- Dar seguimiento a la aprobación, implementación y distribución de los documentos modificados.
- Mantener la trazabilidad de las modificaciones efectuadas y de sus respectivas autorizaciones.
- Apoyar en la identificación de necesidades de capacitación derivadas de cambios documentales.

5. Control de registros y evidencias

- Verificar que los formatos y registros estén diseñados para documentar las actividades y evidencias requeridas.
- Revisar que los registros bajo su alcance cumplan con los criterios internos de llenado, identificación, legibilidad y trazabilidad.
- Coordinar el archivo, recuperación y conservación de registros conforme a los plazos y condiciones definidos por la organización y la normativa aplicable.
- Dar seguimiento a la disponibilidad de expedientes y evidencias documentales.
- Reportar registros incompletos, alteraciones no justificadas o incumplimientos detectados durante las revisiones.

6. Apoyo a auditorías e inspecciones

- Preparar expedientes documentales para auditorías internas,



externas e inspecciones sanitarias.
- Recopilar procedimientos, registros, listas maestras, evidencias y documentos solicitados por el equipo auditor.
- Verificar la vigencia y disponibilidad de la documentación antes de las auditorías programadas.
- Apoyar en la atención y seguimiento de observaciones relacionadas con el control documental.
- Integrar evidencias para demostrar la implementación de acciones correctivas y preventivas.
- Mantener ordenados los expedientes y las evidencias de cumplimiento normativo.

7. Capacitación y comunicación documental

- Apoyar en la difusión de documentos nuevos o modificados.
- Coordinar con los responsables correspondientes la actualización de listas de capacitación.
- Integrar y resguardar las evidencias de capacitación relacionadas con la implementación de procedimientos.
- Dar seguimiento a la disponibilidad de documentos vigentes en las áreas operativas.
- Orientar al personal sobre el uso de formatos, control de versiones y buenas prácticas de documentación, dentro de su ámbito de responsabilidad.

Escolaridad y experiencia Escolaridad mínima recomendada: Licenciatura o ingeniería en alguna de las siguientes áreas:

- Química.
- Químico Farmacéutico Biólogo (QFB).
- Ingeniería Química.
- Ingeniería Industrial.
- Biotecnología.
- Administración de Sistemas de Calidad o carrera afín.

Experiencia requerida:

- De uno a dos años en control documental, aseguramiento de calidad, sistemas de gestión o elaboración de procedimientos.
- Experiencia en administración de documentos y registros controlados.
- Experiencia en redacción técnica y seguimiento de actividades interdepartamentales.

Experiencia deseable:

- Industria cosmética, farmacéutica, química o manufacturera.
- Elaboración y control de procedimientos normalizados de operación.
- Preparación de auditorías y seguimiento de hallazgos.
- Aplicación de buenas prácticas de documentación.
- Implementación o mantenimiento de sistemas de gestión de calidad.

Horario

- Lunes a Viernes de 08:00 a 17:30 hrs
- Prestaciones de ley y algunas superiores.

Sueldo: $12,750.00 al mes

Ventajas

- Estacionamiento de la empresa
- Estacionamiento gratuito

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Analista de Cumplimiento Normativo (Cuautitlán Izcalli)
🏢 FQ SPECIALTY CHEMICALS, S.A. DE
📍 Cuautitlán Izcalli