Objetivo del puesto

Apoyar a Fundación Medita México, A.C. en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención de lavado de dinero, mediante la identificación de donantes, integración y actualización de expedientes, seguimiento de donativos, preparación de avisos e informes y conservación de evidencias.

Asimismo, realizar actividades administrativas y registros de contabilidad básica que permitan mantener información ordenada, trazable y disponible para revisión.

La persona podrá ser designada como Representante Encargada del Cumplimiento cuando la Dirección determine que cuenta con la capacitación, herramientas y facultades necesarias para asumir formalmente esa responsabilidad.

Responsabilidades de cumplimiento PLD

1. Mantener actualizados el registro de la Fundación y la información correspondiente en el Portal de Prevención de Lavado de Dinero.
2. Solicitar a los integrantes del equipo que cada donante proporcione los cuestionarios, manifestaciones y documentos que correspondan según se trate de una persona física, persona moral o donante extranjero.
3. Integrar, actualizar y resguardar el expediente único digital de cada donante.
4. Verificar que los formatos estén completos, firmados y sean consistentes con la documentación proporcionada.
5. Identificar los casos en los que deba recabarse información sobre el Beneficiario Controlador y solicitar los documentos que acrediten la cadena de propiedad o control.
6. Llevar el registro individual de los donativos y efectuar su acumulación por donante durante el periodo legal aplicable.
7. Revisar si un donativo individual o acumulado alcanza los umbrales de identificación o aviso.
8. Realizar o coordinar las consultas de Personas Políticamente Expuestas, listas de prevención y jurisdicciones de riesgo.
9. Aplicar la metodología y los formatos internos para clasificar el grado de riesgo del donante, bajo la supervisión correspondiente.
10. Informar inmediatamente a la Dirección y al asesor legal sobre inconsistencias, operaciones inusuales, negativa a proporcionar documentos o cualquier otra señal de alerta.
11. Preparar la información necesaria para presentar avisos e informes mensuales ante la UIF por conducto del SAT.
12. Dar seguimiento a los plazos de presentación y conservar los acuses dentro del expediente correspondiente.
13. Mantener evidencia de las autorizaciones para aceptar, limitar o rechazar donativos.
14. Apoyar en la actualización del Manual de Políticas Internas, procedimientos, formatos y controles de PLD.
15. Organizar la capacitación anual y conservar materiales, listas de asistencia, evaluaciones y constancias.
16.



Atender requerimientos de información y apoyar en auditorías internas o externas, bajo la dirección de la persona responsable.
17. Conservar estricta confidencialidad sobre donantes, expedientes, alertas, avisos y requerimientos de autoridades.

Responsabilidades administrativas y contables

1. Registrar en el sistema o auxiliar contable los ingresos, donativos, gastos y movimientos bancarios de la Fundación.
2. Integrar y archivar facturas, CFDI, estados de cuenta, comprobantes de pago y documentación soporte.
3. Elaborar conciliaciones bancarias básicas y dar seguimiento a partidas pendientes de identificar.
4. Verificar que cada donativo recibido cuente con autorización, soporte bancario y documentación PLD.
5. Preparar la información necesaria para la emisión de CFDI de donativos.
6. Llevar controles de cuentas por pagar, reembolsos, gastos y comprobaciones.
7. Preparar presupuestos para los proyectos.
8. Preparar informes financieros por proyecto.
9. Preparar reportes administrativos mensuales de ingresos, gastos, donativos recibidos y documentación pendiente.
10. Entregar información organizada al área fiscal o despacho contable para el cálculo de impuestos, preparación de declaraciones y cierre contable.
11. Apoyar en la elaboración y seguimiento del presupuesto de la organización y flujo de efectivo.
12. Mantener ordenados los archivos físicos y electrónicos administrativos y contables.
13. Dar seguimiento a proveedores, contratos, pagos y tareas administrativas generales.
14. Apoyar la preparación de información para auditorías financieras, fiscales y de cumplimiento.

Facultades y límites del puesto La persona ocupante podrá:

- Solicitar información y documentación a los miembros del equipo en contacto con los donantes y con áreas internas de Trevox.
- Detener administrativamente la recepción de un donativo cuando falten documentos o exista una inconsistencia.
- Requerir aclaraciones y correcciones antes de continuar el proceso.
- Consultar la información necesaria para cumplir sus responsabilidades.
- Escalar directamente a la Dirección cualquier señal de alerta.
- Preparar avisos, informes y reportes para su presentación.

Perfil académico Escolaridad: Licenciatura concluida o en etapa final en Contaduría, Administración, Finanzas, Derecho, Economía o carrera afín.

Conocimientos deseables:





- Principios básicos de contabilidad.
- Elaboración de conciliaciones bancarias.
- Manejo y revisión de CFDI.
- Organización de expedientes y control documental.
- Excel o Google Sheets en nivel intermedio.
- Conocimientos básicos de la LFPIORPI o disposición para capacitarse inmediatamente.
- Manejo de información confidencial y datos personales.

Experiencia De uno a dos años en alguna de las siguientes áreas:

- Administración o contabilidad básica.
- Integración y control de expedientes.
- Cumplimiento normativo.
- Auditoría interna.
- Administración de organizaciones sin fines de lucro.
- Despacho contable, fiscal o jurídico.
- 1 año en puesto similar en organización de la sociedad civil (deseable)

Podrán considerarse prácticas profesionales o servicio social relacionados con estas funciones.

Competencias

- Orden y atención al detalle.
- Integridad y discreción.
- Capacidad para seguir procedimientos.
- Criterio para detectar inconsistencias.
- Comunicación clara y respetuosa.
- Capacidad para solicitar documentos y dar seguimiento.
- Organización de información y cumplimiento de plazos.
- Disposición para aprender normativa.
- Capacidad para escalar asuntos sin intentar resolverlos fuera de sus facultades.

Indicadores de desempeño

- Porcentaje de expedientes completos antes de recibir el donativo.
- Número de expedientes con documentos vencidos o inconsistentes.
- Avisos e informes presentados dentro del plazo.
- Porcentaje de donativos correctamente acumulados por donante.
- Conciliaciones bancarias concluidas oportunamente.
- Porcentaje de movimientos contables con documentación soporte.
- Tiempo de atención de observaciones y documentos pendientes.
- Cumplimiento del programa anual de capacitación.
- Número de requerimientos o hallazgos derivados de expedientes incompletos.
- Actualización oportuna de manuales, controles y bases de datos.

Condiciones de control recomendadas Aunque el puesto combine cumplimiento y administración, la Fundación deberá conservar una adecuada separación de responsabilidades:

- Finanzas ejecuta o confirma la recepción y los pagos.
- La persona del puesto registra, integra y revisa la documentación.
- Dirección autoriza los casos de riesgo alto o excepcionales.
- El área fiscal o despacho externo revisa declaraciones y cierres contables.
- Auditoría interna o externa evalúa de manera independiente la efectividad del cumplimiento.

La persona deberá tener acceso directo y confidencial a la Dirección, sin depender exclusivamente de las áreas responsables de procurar o recibir los donativos que debe revisar.

📌 Oficial de Cumplimiento y Administración (Ciudad de México)
🏢 Medita México A.C
📍 Ciudad de México