Vacante: Auxiliar de Gestión Documental

Zona de trabajo: Riviera Maya, Quintana Roo

En The Fives Hotels & Residences somos más que un hotel, somos un lugar para desarrollar tu talento.

Buscamos una persona organizada, responsable, meticulosa y con alta capacidad de seguimiento, que cuente con experiencia en control documental, gestión de archivos y apoyo en trámites ante instituciones gubernamentales, garantizando el adecuado manejo de información administrativa y legal.

Descripción del puesto:

El Auxiliar de Gestión Documental será responsable de brindar soporte administrativo y operativo al equipo de gestores, asegurando la correcta organización, actualización, resguardo y seguimiento de documentación relacionada con trámites, permisos, licencias y renovaciones ante dependencias gubernamentales.

Su función será fundamental para mantener expedientes completos, controlar vencimientos y facilitar el cumplimiento oportuno de los procesos administrativos de la organización.

Funciones principales:

Organizar, clasificar, digitalizar y resguardar documentación física y electrónica.

Administrar expedientes administrativos, legales y gubernamentales.

Gestionar altos volúmenes de documentación, garantizando su integridad y disponibilidad.

Apoyar a los gestores en la preparación e integración de expedientes para trámites gubernamentales.

Dar seguimiento a solicitudes, permisos, licencias, autorizaciones y renovaciones.

Mantener actualizado el control de vigencias y fechas de vencimiento de documentos.

Apoyar en trámites relacionados con permisos de uso de suelo, funcionamiento y otras autorizaciones administrativas.

Realizar consultas y seguimiento de trámites ante dependencias municipales,



estatales y federales.

Elaborar bases de datos, reportes de seguimiento y controles documentales.

Verificar que los expedientes cumplan con los requisitos documentales establecidos.

Coordinar la recopilación de documentos con diferentes áreas internas.

Mantener comunicación constante con gestores para informar avances, pendientes y vencimientos.

Garantizar la confidencialidad y el manejo adecuado de información sensible.

Competencias:

Excelente organización y atención al detalle.

Capacidad para administrar grandes volúmenes de información.

Alto sentido de responsabilidad y confidencialidad.

Seguimiento puntual y control de pendientes.

Administración del tiempo y establecimiento de prioridades.

Comunicación efectiva y trabajo en equipo.

Capacidad de análisis y resolución de problemas.

Proactividad y orientación a resultados.

Adaptabilidad y capacidad multitarea.

Requisitos:

Experiencia mínima de 1 año en gestión documental, archivo administrativo, gestoría o funciones similares.

Experiencia en clasificación, control y resguardo de documentos importantes.

Conocimiento en integración de expedientes y seguimiento de trámites administrativos.

Manejo de bases de datos y controles de vencimientos.

Manejo de Microsoft Office, principalmente Excel y Word.





Habilidad para trabajar con altos volúmenes de documentación.

Conocimiento básico de procesos administrativos ante dependencias gubernamentales.

Escolaridad: Carrera técnica o licenciatura en Administración, Derecho, Gestión Empresarial o afín (concluida o trunca).

Será altamente valorado:

Experiencia en despachos de gestoría, áreas jurídicas, inmobiliarias, constructoras u hotelería.

Conocimiento de trámites municipales, estatales y federales.

Familiaridad con permisos de uso de suelo, licencias de funcionamiento y renovaciones.

Experiencia en digitalización y administración de archivos electrónicos.

Conocimiento de plataformas gubernamentales para consulta y seguimiento de trámites.

Indicadores de desempeño (KPIs):

Porcentaje de expedientes completos y actualizados.

Cumplimiento de fechas de renovación y vencimientos.

Tiempo promedio de integración y localización de documentos.

Porcentaje de trámites atendidos dentro de los plazos establecidos.

Exactitud y actualización de bases de datos documentales.

Cumplimiento de solicitudes de apoyo del equipo de gestores.

En The Fives Hotels & Residences impulsamos el crecimiento cualificado y reconocemos el talento de quienes contribuyen al orden y eficiencia de nuestros procesos.

Si eres una persona organizada, detallista y con experiencia en control documental y seguimiento administrativo, ¡postúlate y forma parte de nuestro equipo!.

-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
1 año de experiencia
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

📌 Auxiliar de Gestión Documental (Cozumel)
🏢 THE FIVES HOTEL
📍 Cozumel