Vacante Auxiliar de Gestión Documental

Zona de trabajo Riviera Maya, Quintana Roo

En The Fives Hotels Residences somos más que un hotel, somos un lugar para desarrollar tu talento.

Buscamos una persona organizada, responsable, meticulosa y con alta capacidad de seguimiento, que cuente con experiencia en control documental, gestión de archivos y apoyo en trámites ante instituciones gubernamentales, garantizando el adecuado manejo de información administrativa y legal.

Descripción del puesto

El Auxiliar de Gestión Documental será responsable de brindar soporte administrativo y operativo al equipo de gestores, asegurando la correcta organización, actualización, resguardo y seguimiento de documentación relacionada con trámites, permisos, licencias y renovaciones ante dependencias gubernamentales.

Su función será fundamental para mantener expedientes completos, controlar vencimientos y facilitar el cumplimiento oportuno de los procesos administrativos de la organización.

Funciones principales

Organizar, clasificar, digitalizar y resguardar documentación física y electrónica.

Administrar expedientes administrativos, legales y gubernamentales.

Gestionar altos volúmenes de documentación, garantizando su integridad y disponibilidad.

Apoyar a los gestores en la preparación e integración de expedientes para trámites gubernamentales.

Dar seguimiento a solicitudes, permisos, licencias, autorizaciones y renovaciones.

Mantener actualizado el control de vigencias y fechas de vencimiento de documentos.

Apoyar en trámites relacionados con permisos de uso de suelo, funcionamiento y otras autorizaciones administrativas.

Realizar consultas y seguimiento de trámites ante dependencias municipales, estatales y federales.





Elaborar bases de datos, reportes de seguimiento y controles documentales.

Verificar que los expedientes cumplan con los requisitos documentales establecidos.

Coordinar la recopilación de documentos con diferentes áreas internas.

Mantener comunicación constante con gestores para informar avances, pendientes y vencimientos.

Garantizar la confidencialidad y el manejo adecuado de información sensible.

Competencias

Sobresaliente organización y atención al detalle.

Capacidad para administrar grandes volúmenes de información.

Alto sentido de responsabilidad y confidencialidad.

Seguimiento puntual y control de pendientes.

Administración del tiempo y establecimiento de prioridades.

Comunicación efectiva y trabajo en equipo.

Capacidad de análisis y resolución de problemas.

Proactividad y orientación a resultados.

Adaptabilidad y capacidad multitarea.

Requisitos

Experiencia mínima de 1 año en gestión documental, archivo administrativo, gestoría o funciones similares.

Experiencia en clasificación, control y resguardo de documentos importantes.

Conocimiento en integración de expedientes y seguimiento de trámites administrativos.

Manejo de bases de datos y controles de vencimientos.

Manejo de Microsoft Office, principalmente Excel y Word.

Habilidad para trabajar con altos volúmenes de documentación.





Conocimiento básico de procesos administrativos ante dependencias gubernamentales.

Escolaridad Carrera técnica o licenciatura en Administración, Derecho, Gestión Empresarial o afín concluida o trunca.

Será altamente valorado

Experiencia en despachos de gestoría, áreas jurídicas, inmobiliarias, constructoras u hotelería.

Conocimiento de trámites municipales, estatales y federales.

Familiaridad con permisos de uso de suelo, licencias de funcionamiento y renovaciones.

Experiencia en digitalización y administración de archivos electrónicos.

Conocimiento de plataformas gubernamentales para consulta y seguimiento de trámites.

Indicadores de desempeño KPIs

Porcentaje de expedientes completos y actualizados.

Cumplimiento de fechas de renovación y vencimientos.

Tiempo promedio de integración y localización de documentos.

Porcentaje de trámites atendidos dentro de los plazos establecidos.

Exactitud y actualización de bases de datos documentales.

Cumplimiento de solicitudes de apoyo del equipo de gestores.

En The Fives Hotels Residences impulsamos el crecimiento profesional y reconocemos el talento de quienes contribuyen al orden y eficiencia de nuestros procesos.

Si eres una persona organizada, detallista y con experiencia en control documental y seguimiento administrativo, postúlate y forma parte de nuestro equipo
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