Sailun Tire Mexico – Executive Assistant

Position Reporting To – President

Summary/Objective The Executive Assistant provides confidential administrative, sales operations, and business support to the President of STMX. The role manages executive priorities, coordinates commercial follow-up, attends meetings and business events, provides professional Spanish–English translation and interpretation, and drives the President to business commitments. Frequent travel and flexibility to support scheduled evening and weekend activities are essential.

Essential Functions

Executive and Administrative Support

- Manage the President’s calendar, appointments, correspondence, meeting requests, and daily priorities; anticipate needs and resolve scheduling conflicts.
- Prepare and proofread emails, presentations, reports, briefing materials, and other documents on the President’s behalf.
- Coordinate flights, accommodations, itineraries, ground transportation, and travel documentation; prepare expense reports and maintain supporting records.
- Handle administrative requests, maintain confidential files, and liaise with employees, customers, distributors, and external partners.
- Track assigned projects, deadlines, and commitments; follow up with responsible parties and flag issues requiring the President’s attention.
- All other duties as assigned

Sales Operations Support
- Support the President in coordinating sales activities and following up on customer, distributor, and internal sales commitments.
- Compile and maintain sales reports, forecasts, performance summaries, and customer information using approved systems and input from the sales team.
- Coordinate sales meetings, customer visits, presentations, and commercial reviews; ensure materials and relevant information are available in advance.
- Track action items related to quotations, orders, pricing requests, and customer concerns; coordinate responses with sales, finance, logistics, and other teams.
- Handle commercial information discreetly and communicate only within delegated authority; obtain approval before making commitments on pricing or contractual terms.

Meetings and Bilingual Communication
- Attend internal and external meetings with the President; prepare agendas and capture accurate minutes, decisions, responsibilities, and deadlines.
- Distribute approved meeting notes promptly and maintain an action tracker to support completion of commitments.
- Provide professional verbal interpretation between Spanish and English during meetings, calls, customer visits, and business events.
- Translate written communications, presentations, reports, and business materials between Spanish and English, preserving meaning, tone, accuracy, and confidentiality.
- Read and understand business documents in both languages and clarify unfamiliar terminology before communicating or translating it.

Driving and Travel Support

- Drive the President safely to and from offices, customer visits, airports, meetings, and business events as required.
- Plan routes and departure times, monitor traffic and travel changes, and coordinate alternative transportation when needed.
- Confirm that the assigned vehicle is ready for use and report maintenance, cleanliness, or safety concerns.
- Maintain a valid driver’s license appropriate to assigned vehicles and destinations, an acceptable driving record, and eligibility under the company’s vehicle insurance requirements.
- Travel frequently with the President, including overnight and international travel as required, and adapt to changing itineraries.
- Remain fit for duty and alcohol-free whenever assigned to drive; arrange alternative transportation if safe driving cannot be assured.

Business Events and Relationship Support
- Accompany the President to customer dinners, industry functions, networking activities, and other business-related social events.
- Support hosting, introductions, event logistics, and bilingual communication while representing STMX professionally.
- Build effective working relationships across cultures and exercise discretion and sound judgment in business and social settings.
- Attend events where alcohol may be served. Alcohol consumption is voluntary and is not a job requirement; any consumption must follow company policy and must not conflict with driving duties or fitness for work.

Travel

- Frequent domestic and international travel with the President is required, including overnight stays, customer visits, meetings, and business events.
- Flexibility to accommodate changing itineraries, different time zones, and scheduled evening or weekend commitments is essential.
- Must obtain and maintain valid travel documents and any visas or entry permissions required for assigned destinations.

Skills and Qualifications

- Professional proficiency in Spanish and English across speaking, listening, reading, and writing, including demonstrated business translation and interpretation capability. Conversational fluency alone is insufficient.
- Strong organization, attention to detail, and follow-through, with the ability to manage complex schedules, competing priorities, and changing executive requirements.
- Ability to prepare accurate meeting minutes, executive correspondence, presentations, and business reports.




- Strong working knowledge of Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, and collaboration tools; familiarity with CRM systems is an asset.
- Discretion, confidentiality, and sound judgment when handling sensitive information and representing the President.
- Clear communication, service orientation, cultural awareness, and the ability to build effective relationships with employees, customers, distributors, and external partners.
- Initiative and adaptability, with the ability to work independently and coordinate effectively across teams and time zones.

Required Education and Experience

- Postsecondary education in business administration, languages, or a related field, or an equivalent combination of relevant education and experience.
- Demonstrated experience supporting a president, senior executive, or business leader in a role involving complex scheduling, confidential information, and competing priorities.
- Experience preparing meeting minutes, executive correspondence, presentations, and business reports.
- Demonstrated experience providing professional business translation and verbal interpretation between Spanish and English.
- Experience supporting sales operations, customer coordination, or commercial reporting is preferred.

Specific Requirements

- Valid driver’s license, acceptable driving record, and ability to drive executives safely and professionally.
- Availability to travel frequently, including overnight and international travel, and to obtain and maintain the documents and permissions required for assigned destinations.
- Flexibility to support scheduled evening and weekend commitments, attend business events, and coordinate activities across time zones.
- Ability to perform a combination of office work, driving, travel, and event support. Travel frequency, availability expectations, and working arrangements will be communicated during recruitment and managed under company policy and applicable requirements.

Sailun Tire Mexico – Asistente Ejecutivo

Reporta a – Presidente

Resumen y objetivo El Asistente Ejecutivo brinda apoyo confidencial al Presidente de STMX en administración, operaciones de ventas y gestión empresarial.

El puesto administra las prioridades de Presidencia, coordina el seguimiento comercial, asiste a reuniones y eventos de negocios, proporciona traducción e interpretación profesional entre español e inglés y conduce el vehículo para trasladar al Presidente a sus compromisos de trabajo. Son indispensables la disponibilidad para viajar frecuentemente y la flexibilidad para apoyar actividades programadas por la noche y los fines de semana.

Funciones principales

Apoyo ejecutivo y administrativo

- Administrar la agenda, citas, correspondencia, solicitudes de reuniones y prioridades diarias del Presidente; anticipar necesidades y resolver conflictos de horario.
- Preparar y revisar correos electrónicos, presentaciones, informes, documentos informativos y otros materiales en nombre del Presidente.
- Coordinar vuelos, hospedaje, itinerarios, transporte terrestre y documentación de viaje; elaborar reportes de gastos y conservar los comprobantes correspondientes.
- Atender solicitudes administrativas, mantener archivos confidenciales y servir de enlace con empleados, clientes, distribuidores y socios externos.
- Dar seguimiento a proyectos, fechas límite y compromisos asignados; contactar a los responsables e informar sobre asuntos que requieran la atención del Presidente.
- Realizar las demás funciones que le sean asignadas.

Apoyo a las operaciones de ventas
- Apoyar al Presidente en la coordinación de actividades de ventas y el seguimiento de compromisos con clientes, distribuidores y equipos internos de ventas.
- Recopilar y mantener informes de ventas, pronósticos, resúmenes de resultados e información de clientes mediante los sistemas autorizados y la información del equipo de ventas.
- Coordinar reuniones de ventas, visitas a clientes, presentaciones y revisiones comerciales; asegurar la disponibilidad anticipada de los materiales y la información pertinente.
- Dar seguimiento a acciones relacionadas con cotizaciones, pedidos, solicitudes de precios e inquietudes de clientes; coordinar respuestas con Ventas, Finanzas, Logística y otras áreas.
- Manejar la información comercial con discreción y comunicarse únicamente dentro de las facultades delegadas; obtener autorización antes de asumir compromisos sobre precios o condiciones contractuales.

Reuniones y comunicación bilingüe

- Asistir a reuniones internas y externas con el Presidente; preparar órdenes del día y elaborar minutas precisas que documenten decisiones, responsables y fechas límite.
- Distribuir oportunamente las minutas aprobadas y mantener un registro de acciones para facilitar el cumplimiento de los compromisos.
- Proporcionar interpretación oral profesional entre español e inglés durante reuniones, llamadas,



visitas a clientes y eventos de negocios.
- Traducir comunicaciones escritas, presentaciones, informes y materiales de negocios entre español e inglés, preservando el significado, tono, precisión y confidencialidad.
- Leer y comprender documentos empresariales en ambos idiomas y aclarar los términos desconocidos antes de comunicarlos o traducirlos.

Conducción y apoyo en viajes
- Trasladar al Presidente de forma segura hacia y desde oficinas, visitas a clientes, aeropuertos, reuniones y eventos de negocios, según se requiera.
- Planificar rutas y horarios de salida, monitorear el tráfico y los cambios de viaje, y coordinar transporte alternativo cuando sea necesario.
- Verificar que el vehículo asignado esté listo para su uso e informar sobre necesidades de mantenimiento, limpieza o seguridad.
- Mantener una licencia de conducir vigente y adecuada para los vehículos y destinos asignados, un historial de manejo aceptable y el cumplimiento de los requisitos del seguro vehicular de la empresa.
- Viajar frecuentemente con el Presidente, incluidos viajes con pernocta e internacionales según se requiera, y adaptarse a cambios de itinerario.
- Mantenerse en condiciones aptas para trabajar y abstenerse de consumir alcohol cuando tenga asignadas funciones de conducción; organizar transporte alternativo si no puede garantizarse una conducción segura.

Eventos de negocios y relaciones comerciales
- Acompañar al Presidente a cenas con clientes, eventos del sector, actividades de vinculación profesional y otros eventos sociales relacionados con el trabajo.
- Apoyar la atención a invitados, las presentaciones entre participantes, la logística de eventos y la comunicación bilingüe, representando a STMX de manera profesional.
- Establecer relaciones de trabajo eficaces entre distintas culturas y actuar con discreción y buen criterio en entornos empresariales y sociales.
- Asistir a eventos donde puedan servirse bebidas alcohólicas. El consumo de alcohol es voluntario y no constituye un requisito del puesto; cualquier consumo deberá cumplir las políticas de la empresa y no interferir con las funciones de conducción ni con la aptitud para trabajar.

Viajes

- Se requiere viajar frecuentemente con el Presidente dentro y fuera del país, incluidas estancias con pernocta, visitas a clientes, reuniones y eventos de negocios.
- Es indispensable contar con flexibilidad para adaptarse a cambios de itinerario, distintas zonas horarias y compromisos programados por la noche o los fines de semana.
- Obtener y mantener vigentes los documentos de viaje y las visas o permisos de entrada requeridos para los destinos asignados.

Habilidades y competencias

- Dominio profesional del español y del inglés en expresión oral, comprensión auditiva, lectura y escritura, con capacidad comprobable de traducción e interpretación empresarial. El nivel conversacional por sí solo no es suficiente.
- Sólida organización, atención al detalle y seguimiento, con capacidad para gestionar agendas complejas, prioridades simultáneas y necesidades cambiantes de Presidencia.
- Capacidad para elaborar minutas precisas, correspondencia ejecutiva, presentaciones e informes empresariales.
- Buen manejo de Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint y herramientas de colaboración; se valorará el conocimiento de sistemas CRM.
- Discreción, confidencialidad y buen criterio al manejar información sensible y representar al Presidente.
- Comunicación clara, orientación al servicio, sensibilidad cultural y capacidad para establecer relaciones eficaces con empleados, clientes, distribuidores y socios externos.
- Iniciativa y adaptabilidad, con capacidad para trabajar de forma independiente y coordinarse eficazmente entre equipos y zonas horarias.

Formación y experiencia requeridas

- Estudios de nivel superior en Administración de Empresas, Idiomas o un área afín, o una combinación equivalente de formación y experiencia pertinente.
- Experiencia comprobable apoyando a un presidente, alto ejecutivo o líder empresarial en un puesto que implique agendas complejas, información confidencial y prioridades simultáneas.
- Experiencia en la elaboración de minutas, correspondencia ejecutiva, presentaciones e informes empresariales.
- Experiencia comprobable en traducción empresarial e interpretación oral competente entre español e inglés.
- Se prefiere experiencia en apoyo a operaciones de ventas, coordinación con clientes o elaboración de informes comerciales.

Requisitos específicos

- Licencia de conducir vigente, historial de manejo aceptable y capacidad para trasladar a ejecutivos de manera segura y profesional.
- Disponibilidad para viajar frecuentemente, incluidos viajes con pernocta e internacionales, y para obtener y mantener vigentes los documentos y permisos requeridos para los destinos asignados.
- Flexibilidad para apoyar compromisos programados por la noche y los fines de semana, asistir a eventos de negocios y coordinar actividades entre distintas zonas horarias.
- Capacidad para combinar trabajo de oficina, conducción, viajes y apoyo en eventos. La frecuencia de los viajes, las expectativas de disponibilidad y las condiciones de trabajo se comunicarán durante el proceso de contratación y se administrarán conforme a las políticas de la empresa y los requisitos aplicables.

📌 Executive Assistant (Irapuato)
🏢 Sailun Tire Mexico
📍 Irapuato