DESCRIPCIÓN DE PUESTO: AUXILIAR DE RECEPCIÓN

Área: Recepción y Atención al Cliente

Departamento: Administración y Operaciones

Centro de trabajo: Clínica Veterinaria de Atención 24 Horas

Reporta a: Gerencia, Administración o Coordinación Operativa

Personal con el que interactúa: Propietarios de pacientes, médicos veterinarios, auxiliares veterinarios, personal administrativo, proveedores y servicios externos.

1. Objetivo general del puesto

Brindar atención presencial, telefónica y digital a los propietarios de pacientes veterinarios, gestionando de manera eficiente, ordenada y oportuna la información relacionada con consultas, urgencias, hospitalizaciones, procedimientos médicos, pagos, proveedores y actividades administrativas de la clínica. El Auxiliar de Recepción es responsable de funcionar como enlace de comunicación entre los propietarios, el equipo médico veterinario y el área administrativa, procurando que la información se registre correctamente, se transmita a las personas correspondientes y reciba el seguimiento necesario.

Su labor contribuye a mantener la continuidad operativa de una clínica que brinda atención las 24 horas, asegurando una recepción organizada, una comunicación clara y una experiencia de servicio profesional, empática y confiable.

1. Funciones y responsabilidades principalesA. Atención y orientación a propietarios

- Recibir y atender a los propietarios de mascotas que acuden a consulta programada, urgencias, hospitalización, estudios diagnósticos o procedimientos veterinarios.
- Proporcionar información general sobre los servicios de la clínica, horarios de atención, modalidades de consulta y procesos administrativos.
- Identificar el motivo de la visita y canalizar oportunamente al paciente con el médico veterinario o personal correspondiente.
- Mantener una comunicación cordial, empática y profesional, especialmente ante situaciones de preocupación, estrés o emergencia.
- Solicitar y verificar los datos de identificación y contacto del propietario, así como la información básica del paciente.
- Explicar los procedimientos administrativos de ingreso, registro, pagos, presupuestos y entrega de documentación.
- Recibir llamadas, mensajes y solicitudes de información, canalizándolos de acuerdo con su naturaleza y prioridad.
- Dar seguimiento a las solicitudes pendientes de los propietarios, evitando omisiones o información contradictoria.
- Canalizar las dudas médicas al personal veterinario autorizado, sin emitir diagnósticos, pronósticos ni recomendaciones clínicas por cuenta propia.

B. Registro y gestión de información de pacientes
- Registrar y actualizar los expedientes administrativos de los pacientes y sus propietarios en el sistema de gestión de la clínica.
- Capturar correctamente nombres, teléfonos, domicilios, correos electrónicos y demás datos requeridos.
- Registrar fechas y horarios de ingreso, consultas, citas, hospitalizaciones, procedimientos y altas, según corresponda.
- Verificar que la información administrativa se encuentre completa, legible y actualizada.
- Integrar y organizar documentos como autorizaciones, presupuestos aceptados, comprobantes de pago y formatos de ingreso, conforme a los procedimientos internos.
- Registrar solicitudes, mensajes, pendientes y compromisos adquiridos con los propietarios.
- Mantener la confidencialidad de la información personal, administrativa y clínica a la que tenga acceso.
- Evitar duplicidades, errores de captura, pérdida de documentos y modificaciones no autorizadas en los registros.
- Comunicar oportunamente al equipo correspondiente cualquier inconsistencia detectada en la información.

C. Comunicación y coordinación con médicos veterinarios
- Mantener comunicación constante con los médicos veterinarios de turno para transmitir información relevante sobre ingresos, citas, urgencias y solicitudes de propietarios.
- Notificar al personal médico la llegada de pacientes y proporcionar los datos administrativos necesarios para su recepción.
- Canalizar llamadas y mensajes dirigidos a médicos veterinarios, respetando los protocolos de comunicación y las prioridades de atención.
- Recibir y transmitir mensajes relacionados con horarios de consulta, disponibilidad del personal, visitas, entrega de documentos y seguimiento administrativo.
- Apoyar en la programación de citas, procedimientos y revisiones posteriores, de acuerdo con la disponibilidad indicada por el equipo médico.
- Dar seguimiento administrativo a solicitudes de presupuestos, resultados, informes o actualizaciones de pacientes, verificando con el médico responsable qué información puede compartirse y cuándo.
- Coordinar la comunicación con los propietarios de pacientes hospitalizados conforme a los horarios, autorizaciones y protocolos establecidos por el equipo médico.
- Registrar los compromisos de comunicación pendientes y confirmar que hayan sido canalizados al responsable correspondiente.
- Facilitar la comunicación entre turnos mediante la entrega de información relevante sobre pacientes, propietarios, llamadas pendientes y asuntos administrativos sin resolver.

Importante: el Auxiliar de Recepción no sustituye las funciones del médico veterinario. Las decisiones clínicas, la interpretación de resultados, los pronósticos y las indicaciones de tratamiento corresponden al personal médico autorizado. D. Gestión de información con proveedores

- Recibir llamadas, mensajes, cotizaciones,



pedidos y solicitudes de información de proveedores de medicamentos, material médico, alimentos, laboratorio, limpieza, mantenimiento y otros servicios.
- Solicitar o recopilar cotizaciones y transmitirlas al área administrativa o responsable de compras para su revisión y autorización.
- Registrar pedidos, fechas de solicitud, fechas estimadas de entrega, cantidades informadas y datos de contacto del proveedor.
- Dar seguimiento a entregas pendientes, pedidos incompletos, retrasos, cambios de precio y solicitudes de aclaración.
- Coordinar con el personal responsable la recepción de productos, documentos, facturas y comprobantes.
- Verificar administrativamente que la documentación recibida corresponda con los pedidos autorizados, sin asumir la validación técnica o sanitaria que compete al personal responsable.
- Canalizar facturas, notas de remisión, comprobantes fiscales y demás documentos al área correspondiente.
- Mantener actualizados los directorios de proveedores, contactos, horarios de atención y medios de comunicación.
- Comunicar oportunamente cualquier incidencia relacionada con entregas, disponibilidad de insumos o servicios contratados.
- Dar seguimiento a las solicitudes de pago y aclaraciones administrativas, sin comprometer pagos ni autorizar compras fuera de sus facultades.

E. Programación y seguimiento de citas
- Registrar, confirmar, modificar y cancelar citas de acuerdo con las políticas de la clínica.
- Verificar la disponibilidad de médicos veterinarios, espacios y servicios antes de confirmar una cita.
- Enviar recordatorios y comunicar cambios de horario a los propietarios.
- Registrar las solicitudes de consultas de seguimiento, revisiones, vacunación, estudios y otros servicios.
- Mantener actualizada la agenda física o digital.
- Coordinar con el equipo médico las citas que requieran preparación especial o condiciones específicas.
- Informar oportunamente sobre retrasos, cambios de disponibilidad o reprogramaciones autorizadas.
- Dar seguimiento a citas pendientes de confirmación y registrar cancelaciones o inasistencias.

F. Gestión administrativa de ingresos, pagos y documentación
- Elaborar o registrar cargos por servicios conforme a la información autorizada por el personal responsable.
- Recibir pagos mediante los medios habilitados por la clínica y emitir o gestionar los comprobantes correspondientes.
- Registrar anticipos, abonos, liquidaciones y saldos pendientes de acuerdo con los procedimientos internos.
- Apoyar en la elaboración de presupuestos con base en los conceptos y montos proporcionados por el personal autorizado.
- Verificar que los conceptos cobrados correspondan con la información registrada y autorizada.
- Realizar cortes de caja, conciliaciones y reportes de ingresos cuando estas actividades formen parte de sus funciones asignadas.
- Resguardar comprobantes, recibos y documentos administrativos.
- Informar a la gerencia sobre diferencias de caja, errores de cobro o movimientos que requieran aclaración.
- Canalizar solicitudes de facturación y seguimiento de documentos fiscales al área responsable.

G. Atención administrativa de urgencias y hospitalizaciones
- Recibir de manera organizada a los propietarios que acuden por una urgencia veterinaria.
- Recopilar los datos administrativos básicos y notificar de inmediato al equipo médico.
- Evitar que los procesos de registro o cobro retrasen la valoración médica de un paciente que requiera atención urgente.
- Apoyar en la documentación administrativa del ingreso y hospitalización conforme a las indicaciones del personal responsable.
- Registrar los datos de contacto, autorizaciones y comunicaciones que deban conservarse en el expediente.
- Facilitar el contacto entre los propietarios y el médico responsable para las actualizaciones autorizadas.
- Registrar pagos, presupuestos aceptados, solicitudes de información y pendientes administrativos relacionados con pacientes hospitalizados.
- Apoyar en la coordinación administrativa de altas y entrega de documentación, una vez que el personal médico haya autorizado la salida del paciente.
- Mantener discreción, sensibilidad y respeto ante situaciones de gravedad, fallecimiento o decisiones difíciles de los propietarios.

H. Comunicación entre turnos y continuidad operativa
- Elaborar y entregar reportes de pendientes al finalizar cada turno.
- Registrar llamadas no contestadas, mensajes por responder, citas por confirmar y solicitudes de propietarios sin concluir.
- Informar sobre pagos pendientes de aclaración, documentos faltantes y gestiones con proveedores que requieran seguimiento.
- Comunicar incidencias operativas relevantes al responsable del siguiente turno.
- Verificar que la información transmitida sea clara, completa y esté documentada.
- Mantener actualizados los medios de comunicación internos y respetar los canales establecidos.
- Evitar que los cambios de turno generen pérdida de información o interrupciones en la atención administrativa.

I. Organización y control de recepción
- Mantener el área de recepción limpia, ordenada y funcional.
- Organizar documentos, formatos,



expedientes administrativos y materiales de oficina.
- Verificar la disponibilidad de papelería, formatos de ingreso, recibos y otros materiales de uso frecuente.
- Reportar fallas en equipos, sistemas informáticos, líneas telefónicas o medios de pago.
- Cumplir los protocolos internos de seguridad, protección de datos y manejo de efectivo.
- Apoyar en la actualización de directorios, listas de precios autorizadas y documentos informativos.
- Reportar incidentes, quejas, inconformidades o situaciones que requieran la intervención de la gerencia.

1. Responsabilidades del puesto

El Auxiliar de Recepción será responsable de:
- La exactitud y actualización de la información administrativa que capture.
- La transmisión oportuna de mensajes y solicitudes al personal correspondiente.
- El seguimiento de pendientes dentro de su ámbito de responsabilidad.
- La atención respetuosa y profesional a propietarios, médicos y proveedores.
- El manejo confidencial de datos personales, información de pacientes y documentación interna.
- El registro adecuado de pagos y movimientos que tenga autorizados.
- La organización y conservación de documentos bajo su resguardo.
- La entrega clara y completa de información entre turnos.
- El cumplimiento de los procedimientos administrativos y de atención establecidos por la clínica.

1. Límites de autoridad y actuación

El Auxiliar de Recepción deberá actuar dentro de las políticas y facultades que le sean asignadas. No le corresponde:
- Emitir diagnósticos o recomendaciones médicas veterinarias.
- Modificar tratamientos, medicamentos o indicaciones clínicas.
- Comunicar pronósticos o resultados médicos sin autorización del profesional responsable.
- Autorizar descuentos, devoluciones, compras, créditos o pagos extraordinarios sin facultad expresa.
- Comprometer fechas de entrega o disponibilidad de proveedores sin confirmación.
- Divulgar información confidencial a personas no autorizadas.
- Retrasar la atención de urgencias por completar trámites administrativos.

1. Competencias y habilidades requeridas

- Comunicación efectiva: capacidad para transmitir información clara, precisa y oportuna.
- Organización y seguimiento: habilidad para administrar múltiples pendientes sin perder información.
- Atención al cliente: trato amable, profesional y empático.
- Manejo de situaciones difíciles: capacidad para conservar la calma ante urgencias, quejas o propietarios emocionalmente afectados.
- Atención al detalle: precisión en registros, pagos, documentos y datos de contacto.
- Trabajo en equipo: colaboración con personal médico, administrativo y operativo.
- Manejo de herramientas digitales: dominio básico o intermedio de computadora, correo electrónico, hojas de cálculo, mensajería y sistemas administrativos.
- Confidencialidad: criterio para proteger información personal, médica y financiera.
- Resolución de problemas administrativos: identificación de incidencias y canalización oportuna.
- Adaptabilidad: disposición para trabajar en un entorno dinámico con cambios de prioridad.

1. Requisitos sugeridos para el perfil

- Escolaridad mínima: bachillerato concluido, preferentemente con formación administrativa.
- Experiencia deseable: atención al cliente, recepción, captura de datos, caja o actividades administrativas.
- Manejo básico de herramientas ofimáticas y sistemas de registro.
- Disponibilidad para trabajar por turnos, incluidos fines de semana y días festivos, conforme al esquema de contratación.
- Deseable experiencia previa en clínicas veterinarias, hospitales, consultorios o negocios de atención continua.
- Capacidad para trabajar bajo presión y manejar información sensible con discreción.

1. Indicadores de desempeño (KPI)

El desempeño del Auxiliar de Recepción puede evaluarse mediante los siguientes indicadores:
- Exactitud de registros: porcentaje de expedientes administrativos capturados sin errores.
- Tiempo de respuesta: oportunidad en la atención y canalización de llamadas y mensajes.
- Seguimiento de pendientes: porcentaje de solicitudes atendidas o correctamente transferidas dentro del plazo establecido.
- Calidad de atención: resultados de encuestas, comentarios y registro de inconformidades.
- Continuidad entre turnos: porcentaje de entregas de turno completas y documentadas.
- Control administrativo: número de incidencias relacionadas con registros, comprobantes, cobros o documentación.
- Gestión de proveedores: porcentaje de pedidos y entregas con seguimiento documentado.
- Cumplimiento de protocolos: nivel de apego a procedimientos de atención, confidencialidad y operación.

Las metas específicas deberán definirse de acuerdo con el volumen de pacientes, los sistemas de trabajo y las políticas de la clínica.
1. Resultado esperado del puesto

Garantizar que la recepción funcione como un centro confiable de gestión y comunicación, en el que la información de propietarios, pacientes, médicos veterinarios y proveedores se encuentre organizada, actualizada y disponible para las personas autorizadas. El Auxiliar de Recepción debe contribuir a que cada solicitud tenga un responsable, cada pendiente cuente con seguimiento y cada turno entregue información suficiente para asegurar la continuidad administrativa y una atención profesional durante las 24 horas de operación de la clínica.

Tipo de puesto: Jornada completa, Medio tiempo, Aprendiz

Sueldo: A partir de $9,582.47 al mes

Beneficios

- Uniformes gratuitos

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Asistente Administrativo (Jardines Bugambilias)
🏢 Zoo Mascota
📍 Jardines Bugambilias