Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo y operativo al área de ventas, asegurando la actualización y el control de presupuestos, inventarios, pedidos, cotizaciones y documentación logística. Contribuir al seguimiento oportuno de los procesos comerciales, la coordinación con producción y facturación, y el cumplimiento de los cierres mensuales.

Principales responsabilidades

Mantener actualizados los archivos de presupuestos de ventas a nivel regional y nacional.

Elaborar remisiones, traspasos, cotizaciones y demás documentos comerciales en el sistema CONTPAQi.

Elaborar órdenes de pedido y coordinar su comunicación con las áreas de Producción y Facturación.

Preparar en Excel cotizaciones, órdenes de pedido, órdenes de compra y cartas porte.

Actualizar y dar seguimiento a los archivos de inventarios, producción y ventas.

Apoyar en la coordinación logística de pedidos, incluyendo la gestión de documentos, citas y programación de entregas.

Dar seguimiento a la programación de pagos, así como solicitar, descargar y organizar facturas de proveedores.

Mantener actualizada la información y dar seguimiento a las actividades registradas en Monday, utilizado como CRM.

Organizar y actualizar los archivos mensuales del área de Marketing.

Mantener la documentación y los registros administrativos al día, asegurando el cumplimiento de los tiempos establecidos para el cierre mensual.





Gestionar el contacto con proveedores de materiales e insumos relacionados con las actividades comerciales.

Apoyar en trámites administrativos y en eventos de marca cuando las necesidades operativas lo requieran.

Requisitos

Licenciatura en Administración, Gestión Empresarial o carrera afín.

Experiencia en actividades administrativas, preferentemente en áreas comerciales, ventas o logística.

Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.

Manejo de herramientas de almacenamiento y gestión documental, como Dropbox.

Conocimientos generales de administración, control de inventarios y costos.

Inglés a nivel intermedio básico o equivalente al nivel requerido para las actividades del puesto.

Organización, atención al detalle, seguimiento de procesos y capacidad para trabajar con fechas de entrega.

Deseable

Manejo de CONTPAQi y o AdminPAQ.

Experiencia en elaboración de cotizaciones, órdenes de compra, remisiones y cartas porte.

Plataformas de gestión de tareas

Competencias fundamental organización, responsabilidad, comunicación efectiva, análisis de información, seguimiento y trabajo en equipo.
Inglés conversacional
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