Equipo
Este role estará soportando labores administrativas y financieras del área de Asesoría y al Managing Partner de la firma.
Esta posición apoyará al equipo de Asesoría y reportará a la oficina local, será responsable de la gestión operativa del área para mantener el alto nivel de servicio ofrecido a sus clientes internos y externos.
Así mismo, apoyará la creación de informes para clientes, gestión de archivos y apoyo en labores administrativas del equipo de cobertura. También apoyará las reservas de viajes, los reportes de gastos y reportes de viajes para el equipo de Asesoría.
Responsabilidades
1. Soporte Facturación del Área:
Las responsabilidades incluirán la captura, recopilación, organización, revisión, análisis y administración de la información para la preparación de bitácoras y emisión de las facturas. La coordinación con los abogados para asegurar la precisión de información soporte de la facturación y cobranza.
Será el enlace entre las operaciones contables y las necesidades específicas del departamento de Asesoría para el pago de facturas. Estas responsabilidades podrán incluir recibir información, bajar y procesar bases de datos directo del sistema de facturación Elite para generar reportes y bases de datos.
2. Gestión Administrativa de Casos e Información para el Área:
Actividades específicas administrativas de asuntos relacionados a la gestión de casos y gestión con clientes del equipo de cobertura, que incluirán labores tales como:
Gestión de información tanto en español como en inglés.
Apertura o creación de casos en el sistema Elite.
Transcribir datos, escanear o sacar copias de documentos según se requiera en la gestión de los casos.
Manejo de archivo digital y físico de expedientes. Elaboración de informes para uso interno o de clientes.
Recepción y gestión de documentos, facturas o soportes para hacer pagos a productos o servicios relacionados con la gestión de los casos.
Control y relación de los gastos en los casos correspondientes.
Posteo de las facturas de proveedores en Elite para su correcto registro contable.
Asistencia a los abogados de Asesoría en la gestión de funciones de cobranza a clientes.
Solicitud de guías y posteo a DHL para control de envío de documentos.
3. Soporte Administrativo al Área
Estas labores incluirán el soporte a todo lo relacionado con viajes de negocio de los abogados de Asesoría e incluirá:
Reservas de tiquetes y hoteles para lo que corresponde a viajes a eventos internos o con clientes.




Apoyo en la gestión financiera de reembolso de gastos generados en dichos viajes o eventos, teniendo en cuenta los lineamientos de Kennedys para hacer el pago y la aprobación de dichos pagos.
Experiencia requerida
Se valorará la experiencia previa en administración y facturación, preferiblemente en una entidad que ofrezca servicios profesionales.
Conocimiento de flujos de caja, informes, conciliación y acuerdos de nivel de servicio.
Experiencia en Excel y sistemas financieros.
Experiencia administrativa en manejo de archivos, gestión de viajes, pago de tarjetas, etc.
Sobresaliente orientación al detalle
Buen manejo de Excel, Outlook y Word.
Excelente comunicación y servicio al cliente
Manejo avanzado de inglés y español
Labores Generales
Mantener el alto nivel de servicio ofrecido a los clientes internos de la firma y ayudar a crear y desarrollar la reputación profesional de la función.
Comprender y vivir de acuerdo con los valores de Kennedys: accesible, directo, solidario y distintivo.
Estar sujeto a diversos grados de supervisión a diario.
Crear y mantener relaciones profesionales y positivas con socios y empleados.
Trabajar en línea con las Áreas de Contribución de la firma que son específicas para su puesto y nivel.
Mantener la confianza y la confidencialidad en todo momento.
Actuar como un asesor de confianza mediante el desarrollo de relaciones con todos los equipos de servicios empresariales para garantizar un enfoque y un servicio consistentes.
Realizar cualquier capacitación específica cuando sea necesario.
Operar de manera segura y considerada en el lugar de trabajo.
Contestar y gestionar llamadas de clientes de habla hispana e inglesa.
Esta descripción de puesto no es exhaustiva, por lo cual, las responsabilidades podrán variar, aunque estarán relacionadas con la posición.
About Kennedys
Kennedys is a global law firm with expertise in dispute resolution and advisory services. With over 2,750 people worldwide across 48 offices in the UK, Europe, Middle East, Asia Pacific and America we have some of the most respected legal minds in their field.
Our lawyers handle both contentious and non-contentious matters, and provide a range of specialist legal services,



for many industry sectors but we have particular expertise in litigation and dispute resolution, especially in defending insurance and liability claims.
We're a fresh-thinking firm, and we're not afraid to bring challenging new perspectives to the table way beyond the traditional realm of legal services. We empower our clients with a diverse range of ideas, tools and technology to make their lives easier, as well as delivering exceptional results, every time.
What do we have to offer?
We welcome high-performing lawyers, business services professionals, secretaries, graduates and apprentices to join our rapidly expanding global firm. Whatever your role at Kennedys, you'll be involved in exciting and stimulating work, where your input will make a difference.
Our culture and values form a big part of who we are and we take them seriously. We make a difference by being approachable, straightforward, supportive and distinctive. Our are at the core of who we are and what make us a great firm to work with and for.
The Firm recognises the value of investing in our people's development and believes our culture and values contribute to the quality of our work and of our client relationships. With a culture of on-the-job and experiential learning, peer to peer learning, mentoring, resources and tools that enable you to drive your career, we can support your development in your current and future roles. A variety of other opportunities are available including secondments to clients and our global offices.
We strive to celebrate empower our people and ensure everyone can bring their authentic selves to work. We've created a culture based on client service, professional excellence, hard work and trust, where diversity, equity and inclusion (DE&I;) is a key priority. We recognise that many of our people want to work for an employer that is aligned to their values, which is why we are building an inclusive culture, decarbonising our operations and supporting our people to thrive at work. Our people are the key to driving this change and helping us to make a difference to our clients, our people and the communities in which we live and work.
Kennedys is an equal opportunities employer and is committed to ensuring our recruitment processes are as inclusive as possible. We expect all employees to be aware of and comply with all relevant policies and procedures within their jurisdiction, including those relating to Information Security, Data Protection and Quality Management, refer any breach promptly to Risk & Compliance and to complete all mandatory training when requested.

📌 Legal and Administrative Assistant - Part time (Ciudad de México)
🏢 Kennedys
📍 Ciudad de México