Objetivo del puesto

Asegurar una operación productivo y cordial de la recepción, brindando atención y seguimiento a colaboradores, clientes, medios y proveedores. La posición administra las salas de juntas, la caja chica y diversos controles administrativos, manteniendo orden, confidencialidad, puntualidad y precisión en cada proceso.

Responsabilidades clave

- Administrar la reserva, autorización y asignación de salas de juntas, incluyendo espacios que se controlan mediante agendas manuales.

- Mediar y proponer alternativas cuando no exista disponibilidad, equilibrando urgencias y prioridades de colaboradores, clientes y medios.

- Gestionar la caja chica: manejo de efectivo, comprobación de gastos, seguimiento de reembolsos y mantenimiento del fondo disponible.

- Dar seguimiento a la compra de insumos y a solicitudes administrativas relacionadas con la operación de la oficina.

- Coordinar los bazares mensuales y apoyar la gestión de convenios o servicios con proveedores.

- Recibir, resguardar y entregar regalos, vales, tarjetas y otros materiales destinados a colaboradores, cuidando la confidencialidad y la trazabilidad.

- Apoyar la toma de fotografías y el control de información para credenciales de nuevos ingresos.

- Mantener comunicación directa con Administración para coordinar accesos de medios, clientes, proveedores y visitantes.

- Elaborar y actualizar reportes administrativos y controles en Excel con formato consistente, información completa y columnas correctamente alineadas.

- Redactar correos profesionales, claros y oportunos para dar seguimiento a solicitudes y procesos.

- Colaborar estrechamente con People Services para recibir, validar y entregar información o materiales.

- Apoyar eventos internos y actividades especiales cuando la operación lo requiera, incluyendo algunos viernes.

Experiencia

- Experiencia previa en recepción, asistencia administrativa, office management,



atención a clientes o funciones afines.

- Experiencia manejando efectivo, caja chica, comprobación de gastos o controles administrativos.

- Experiencia coordinando agendas, salas, accesos, proveedores o servicios de oficina.

- Deseable experiencia en corporativos, agencias, hoteles, coworkings o entornos con alta afluencia de personas.

Conocimientos técnicos indispensables

- Microsoft Excel básico para captura, orden, validación y elaboración de reportes; no se requieren tablas dinámicas.

- Manejo de Outlook y calendarios para reservar salas, organizar agendas y dar seguimiento a solicitudes.

- Redacción profesional de correos y comunicación administrativa.

- Control documental y manejo ordenado de información susceptible de auditoría.

Competencias

- Alto sentido de responsabilidad, integridad y confidencialidad por el manejo de efectivo, regalos, vales y accesos.

- Organización, precisión y seguimiento puntual de fechas límite.

- Priorización de tareas y capacidad para atender solicitudes simultáneas.

- Temple, negociación y firmeza para comunicar límites o alternativas con respeto.

- Actitud de servicio, trato cordial y facilidad para relacionarse con distintos niveles de la organización.

- Capacidad resolutiva y adaptación ante ambigüedad, urgencias y procesos manuales.

- Trabajo en equipo y colaboración constante con Administración y People Services.

Deseables / diferenciadores

- Experiencia administrando salas de juntas en operaciones complejas o de alta demanda.

- Experiencia preparando reportes para auditorías internas.

- Conocimiento básico de inglés, aunque no es un requisito indispensable.

- Experiencia coordinando eventos internos, bazares o proveedores.

Condiciones de la posición

- Presencial de lunes a jueves de forma regular.

- Disponibilidad para asistir los viernes cuando haya eventos o necesidades operativas.

- Horario de 8:30 a 17:30 h.

- La posición reporta directamente a la responsable del área administrativa.

📌 Recepcionista (Ciudad de México)
🏢 Publicis Groupe
📍 Ciudad de México