Objetivo del puesto
Asegurar una operación productivo y cordial de la recepción, brindando atención y seguimiento a colaboradores, clientes, medios y proveedores. La posición administra las salas de juntas, la caja chica y diversos controles administrativos, manteniendo orden, confidencialidad, puntualidad y precisión en cada proceso.

Responsabilidades clave
• Administrar la reserva, autorización y asignación de salas de juntas, incluyendo espacios que se controlan mediante agendas manuales.
• Mediar y proponer alternativas cuando no exista disponibilidad, equilibrando urgencias y prioridades de colaboradores, clientes y medios.
• Gestionar la caja chica: manejo de efectivo, comprobación de gastos, seguimiento de reembolsos y mantenimiento del fondo disponible.
• Dar seguimiento a la compra de insumos y a solicitudes administrativas relacionadas con la operación de la oficina.
• Coordinar los bazares mensuales y apoyar la gestión de convenios o servicios con proveedores.
• Recibir, resguardar y entregar regalos, vales, tarjetas y otros materiales destinados a colaboradores,



cuidando la confidencialidad y la trazabilidad.
• Apoyar la toma de fotografías y el control de información para credenciales de nuevos ingresos.
• Mantener comunicación directa con Administración para coordinar accesos de medios, clientes, proveedores y visitantes.
• Elaborar y actualizar reportes administrativos y controles en Excel con formato consistente, información completa y columnas correctamente alineadas.
• Redactar correos profesionales, claros y oportunos para dar seguimiento a solicitudes y procesos.
• Colaborar estrechamente con People Services para recibir, validar y entregar información o materiales.
• Apoyar eventos internos y actividades especiales cuando la operación lo requiera, incluyendo algunos viernes.

Experiencia
• Experiencia previa en recepción, asistencia administrativa, office management, atención a clientes o funciones afines.
• Experiencia manejando efectivo, caja

📌 Recepcionista (Ciudad de México)
🏢 Publicis Groupe
📍 Ciudad de México