VACANTE ASISTENTE ADMINISTRATIVO DIGITIWORLD

Área Dirección General Administración
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Digitiworld es una empresa dedicada a soluciones y servicios tecnológicos, con oficinas en la Ciudad de México. Se distingue por su enfoque innovador y compromiso con la calidad en la atención a sus clientes y el desarrollo de su equipo de trabajo.
OBJETIVO DEL PUESTO
Apoyar a Dirección General en el control, seguimiento y organización de las actividades administrativas, comerciales y operativas de Digitiworld, manteniendo la información actualizada y facilitando el cumplimiento oportuno de pendientes.

ACTIVIDADES PRINCIPALES

1. Administración General
Elaborar, actualizar y dar seguimiento a cotizaciones, propuestas y formatos administrativos
Organizar y mantener actualizados los expedientes digitales de clientes, proveedores y colaboradores
Controlar el archivo digital de contratos, órdenes de compra, cartas, actas y documentación de proyectos
Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, envío, recepción o autorización
Preparar cartas, oficios, minutas y comunicados internos con base en los formatos autorizados
Mantener ordenadas las carpetas de SharePoint y OneDrive conforme a la estructura definida por la empresa

2. Facturación, Cobranza y Control de Gastos
Apoyar en la preparación y envío de facturas y complementos de pago a clientes
Actualizar el control de cuentas por cobrar e identificar facturas próximas a vencer o vencidas




Realizar seguimiento administrativo de cobranza por correo o teléfono, bajo supervisión
Registrar pagos recibidos y mantener actualizado el reporte de ingresos
Integrar comprobantes y llevar el control de gastos administrativos y reembolsos
Preparar reporte semanal de facturación, cobranza y pendientes para Dirección General

3. Apoyo Comercial y Atención a Clientes
Actualizar el CRM con datos de prospectos, clientes, oportunidades y actividades de seguimiento
Apoyar en la elaboración y presentación de propuestas comerciales y comparativos
Coordinar agendas, confirmar reuniones y enviar recordatorios a clientes y prospectos
Elaborar minutas de reuniones y registrar acuerdos, responsables y fechas compromiso
Dar seguimiento administrativo a órdenes de compra, entregas, renovaciones y documentación solicitada
Canalizar solicitudes de clientes al responsable interno correspondiente y verificar su atención

4. Recursos Humanos
Integrar y mantener actualizados los expedientes de colaboradores, becarios y consultores externos
Apoyar en la publicación de vacantes, recepción de CV y coordinación de entrevistas
Dar seguimiento a contratos, cartas oferta, altas,



bajas y documentación de ingreso
Apoyar en la preparación de procesos de inducción, listas de asistencia y entrega de herramientas
Mantener el control de vacaciones, permisos, incidencias y documentos administrativos del personal
Entregables y Frecuencia

Tabla Entregable Frecuencia Reporte de facturación, cobranza y pagos. Pendientes Semanal Concentrado de cotizaciones, contratos y firmas pendientes Semanal CRM y agenda comercial actualizados.
Diario Expedientes y archivo digital actualizados
Continuo Reporte escrito de actividades y pendientes Semanal

PERFIL REQUERIDO
Carreras Administración de Empresas, Gestión Empresarial.

Conocimientos
Computadora y paquetería Office
Outlook 50
Excel 25
Word 25

Habilidades Organización, proactividad, pensamiento analítico, iniciativa, facilidad de palabra
Actitudes Responsabilidad, ética, honestidad, confidencialidad, atención al detalle.

HORARIO
Lunes a viernes de 900 a 1600 horas

VENTAJAS
Apoyo económico mensual 6,000.00 MXN
Liberación de prácticas profesionales
Seguro contra accidentes
Capacitaciones mensuales con valor curricular
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