Facturación y documentación de la venta CFDI 4.0

Emitir facturas CFDI 4.0 de suministro de Gas L.P., venta de equipos reguladores, tanques y válvulas, servicios técnicos y contratos de administración de gas en condominios y residenciales, dentro de los plazos establecidos.

Emitir notas de crédito, complementos de pago y facturas sustitutas ejecutar cancelaciones y sustituciones conforme a las reglas vigentes del SAT.
Validar los datos fiscales del cliente antes del timbrado RFC, razón social, régimen fiscal, uso de CFDI, código postal, método y forma de pago.

Resguardar y controlar el XML y el PDF de cada comprobante emitido, y entregarlos al cliente por los canales autorizados.

Mantener actualizados en el ERP y en el CRM el catálogo de clientes, precios, listas de cobro y condiciones de crédito autorizadas.

. Registro, aplicación e identificación de pagos

Descargar y revisar diariamente los movimientos bancarios de ingresos de todas las cuentas de la empresa.

Identificar y aplicar cada pago recibido transferencia, depósito, efectivo recaudado en ruta, terminal punto de venta o domiciliación contra la factura que corresponde.

Investigar, aclarar y depurar pagos no identificados, pagos parciales, pagos en exceso, anticipos y saldos a favor, dejando documentada cada aclaración.

Emitir el complemento de pago correspondiente dentro del plazo fiscal aplicable.

Conciliar diariamente los ingresos y los saldos bancarios contra el sistema, y reportar cualquier diferencia el mismo día en que se detecte.

Identificar y documentar las diferencias derivadas de notas de crédito, descuentos, retenciones y aclaraciones solicitadas por el cliente.

. Gestión y seguimiento de la cartera de clientes

Administrar y dar seguimiento a la cartera completa clientes residenciales, negocios, condominios y residenciales administrados, contratos de mantenimiento y servicios por evento.





Dar seguimiento a las facturas por vencer, vencidas y en proceso de aclaración, con contacto preventivo al cliente antes de la fecha límite de pago.

Ejecutar la gestión de cobranza por vía telefónica, correo electrónico, WhatsApp y los demás medios autorizados, registrando cada contacto, compromiso y resultado en el CRM.

Negociar y formalizar convenios y planes de pago dentro de las facultades autorizadas, y dar seguimiento a su cumplimiento hasta la liquidación total.

Escalar las cuentas que rebasen el plazo, el monto o las condiciones autorizadas, y proponer restricción de crédito, suspensión del servicio o gestión.

Coordinar con Atención a Clientes la cobranza residencial, y con Operaciones las suspensiones y reconexiones derivadas de falta de pago.

Mantener actualizada la base de datos de clientes saldo, antigedad de la deuda, estatus de cobranza, responsable de contacto, condiciones de crédito y acuerdos vigentes.

. Conciliación, control y depuración de saldos

Realizar la conciliación mensual de cuentas por cobrar contra la balanza de comprobación y los auxiliares contables.

Depurar saldos antiguos, diferencias, saldos a favor y partidas sin aplicar, y proponer su regularización, aplicación o cancelación con la autorización correspondiente.

Enviar estados de cuenta a los clientes con la periodicidad definida y gestionar su confirmación de saldo.

Asegurar el resguardo y control documental de facturas, recibos, fichas de depósito, convenios de pago,



estados de cuenta y correspondencia de cobranza, en físico y en digital.

. Reportes, proyección de flujo y cierre

Elaborar y publicar el reporte de antigedad de saldos y el de recuperación de cartera con la periodicidad definida.

Mantener actualizado el tablero de indicadores de cobranza en el CRM.

Elaborar la proyección semanal y mensual de cobranza y aportarla al flujo de efectivo, en coordinación con Cuentas por Pagar.

Integrar con el contador externo el cierre mensual de ingresos y entregar la información a más tardar el quinto día hábil.

Revisar los contratos de mantenimiento y de administración de gas en condominios forma de cobro, periodicidad, vigencia y utilidad.

Calcular las comisiones de administradores de condominio y de socios comerciales, y conciliarlas antes de su pago.

. Mejora continua, coordinación y control interno

Encabezar la célula transversal de Cobranza Inteligente, junto con Atención a Clientes y Soporte de CRM.

Proponer y documentar mejoras en los procesos de facturación, cobranza, recuperación y control administrativo de cartera.

Coordinarse con Atención a Clientes, Comercial y Contabilidad para la correcta integración de la cobranza y la facturación.

Participar en la revisión semanal de indicadores y en el cierre bimestral del departamento de Administración y Finanzas.

Observar la separación de funciones establecida el puesto gestiona cobranza e ingresos y no interviene en la autorización ni en la ejecución de pagos.

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