REQUISITOS DEL PUESTO Sexo Indistinto Experiencia 6 meses 1 año Idiomas Español Inglés B2 Escolaridad Carrera Técnica o Licenciatura en Relaciones Públicas, Administración, Turismo o afín Conocimientos específicos Paquetería Office, Manejo de Opera, Conocimientos básicos de softwares empresariales. OBJETIVO GENERAL Realizar, apoyar y comprender las tareas administrativas que por su naturaleza orienten y lleven al departamento a alcanzar sus objetivos, utilizando un pensamiento analítico en cada proceso FUNCIONES Recibir llamadas y seguimiento correspondiente. Recibir a las parejas para entrevista con Weddings Specialist y ofrecer una botella de agua. Recepción y orientación de huéspedes que ingresen a la oficina de bodas. Mantener el Frigobar con aguas para ofrecer a los novios y familiares que los acompañen. Atender Walkins. Entregar certificado de bodas y aplicar encuesta de Review Pro a todas las parejas que ya tuvieron su ceremonia. Recibir documentación de bodas Civiles y llenado correcto de firmas con papeleo correspondiente. Agendar pruebas de sangre en laboratorio para bodas civiles semanalmente. Solicitar traducciones de actas de matrimonio y copias certificadas. Asistir a parejas que se casaron en Palace en búsqueda de certificados. Control de asistencia del personal de bodas y caballerangos. Enviar Reporte Mensual y Daily a The Grand, Nizuc y Sunrise. Enviar Reporte Daily mensual y semanal a Cozumel Palace. Solicitud de cuentas y accesos a programas que se utilizan en el departamento para el personal de nuevo ingreso. Recibir y enviar soportes de facturas dentro de las fechas estipuladas a Contraloría interna. Seguimiento de facturas rechazadas con nuestros proveedores. Solicitudes y comprobaciones de pagos a través del Proceso Expenses. Programación de recolección servicio de DHL.
Solicitud de pedidos SAP bodas y grupos. Realizar y enviar reporte mensual de puntos WOW antes de cada 4 del mes en curso. Asignar locaciones de back up para los eventos y bloquearlos en Opera. Recibir y enviar información New Leads a Ventas Solicitud de diseños y seguimiento con compras. Responsable de la limpieza, organización y excelente presentación de la entrada de oficina. Verificar que las impresoras reciban servicio de mantenimiento en tiempo y forma. Responsable de contar con toda la papelería necesaria en el departamento. Responsable de la compra de garrafones de agua. Excelente comunicación con todo el equipo, en especial con el diligenciero para optimizar tiempos y movimientos. Contar con todos los contratos impresos y organizados para entrevistas y mantenerlos actualizados. Cumplir con cualquier actividad que se le solicite por parte de gerencia y dirección para la mejora departamental. Reportar y dar seguimiento sobre cualquier incidencia extraordinaria a los departamentos a fin con copia a gerencia de bodas. Cuidar todas las herramientas de trabajo proporcionadas por la empresa. Dar seguimiento hasta cerrar pendientes. Evitar quejas o dar soluciones dentro de las normas del Hotel. Manejo de inteligencia emocional, trabajo con respeto y buena comunicación entre departamentos, clientes con el departamento y dentro del departamento. Asegurar el trabajo en equipo en todo momento. Mantenerse enterado de donde se encuentra todo el equipo al salir de la oficina. BENEFICIOS
Uniformes
Transporte
Comedor
Vales de despensa
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