OBJETIVO PRINCIPAL:

· Apoyar en la eficiencia operativa de Cándano Abogados realizando las actividades que le solicite la Dirección General, el área Administrativa y el área Legal.

Objetivos Secundarios.

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NOTAS

· Cada puesto debe validar que lo que haga y les entregue es correcto, y en tiempo y forma.

· Toda comunicación con los clientes vía correo electrónico o Whatsapp debe ser validada antes por el puesto que lo solicitó.

· Todo documento descargado debe moverlo al directorio correspondiente, no debe guardar información en el directorio de descargas del disco duro de la computadora asignada.

· No tiene autoridad para hacer ningún pago.

Descripción de actividades.

Apoyo a la Dirección general:

- Hacer facturas.
- Imprimir documentos y sacar copias.
- Envío de documentos como INE, constancia de situación fiscal, información bancaria, etc. Que le solicite.
- Imprimir los estados de cuenta solicitados.

Apoyo a Tesorería

- Verificar que las facturas recibidas cumplan con las especificaciones. De lo contrario, avisar a la Tesorera para ponerse en contacto con el emisor.
- Descargar documentos de constancias de situación fiscal.
- De acuerdo al cliente y la lista de pagos fijos, descargar en tiempo y forma (con suficiente tiempo de anticipación para prever que haya fondos para los pagos y aviso al cliente que paga) los recibos para genera facturas de los meses y emisores adecuados. Estas facturas son de servicios de inmuebles (luz, gas, agua, predial, servicios de cable, servicios personales y familiares, así como de sitios web de compras.
- Hacer facturas. Todas las facturas realizadas (correctas) las debe ubicar en el directorio correspondiente del mes y año.




- Actualizar la información de los servicios para mantener el pago oportuno de servicios: seguros de casa, autos, médicos, etc. Notificar a la Tesorera.
- Envío de correos copiando a Tesorería, con el vobo previo de Tesorería.
- Archivar información en el archivo físico de cada cliente de manera ordenada por meses y por folder.
- Mantener en orden todos los folders del archivo físico.
- Hacer el paquete ordenado de cada factura y pago correspondiente de cada movimiento, por cada día que se realiza la lista de pagos, para pasarlo a Admon para que revise antes de la captura de la información en el sistema. Una vez que el Admon se lo regresa y le hace las observaciones pertinentes, el paquete revisado lo entrega al área de Contabilidad con un acuse de recibo de entrega (copia de la lista). El acuse lo guarda en una carpeta física.
- Solicitar a la DG los estados de cuenta de AMEX para que los imprima.
- Comunicarse con los asistentes de los clientes para identificar los cargos de las cuentas de AMEX que deben dividirse para pagar las tarjetas compartidas.
- Comunicarse con los agentes de servicios (seguros) para solicitar información de los trámites y servicios solicitados.
- Realizar registro de servicios ej. VALES.
- Todas las facturas y reembolsos los debe organizar por día según la política de pagos -lunes miércoles y viernes – para que los acomode en los estantes de pagos para que la Tesorera los pague.




- Atender los correos de solicitud de reembolso. Debe imprimir el justificante del reembolso (correo o tickets) previamente aprobado por Tesorería o incluso la DG, y si son aprobados, escanear los comprobante de pago para guardarse, junto con las facturas pagadas, en el directorio correspondiente de CONTABILIDAD.
- Estar en comunicación todo el tiempo con la Tesorera cuando reciba facturas para pago.
- Firma de documentos con la imagen de la firma.
- Apoyar en el envío de información y documentos solicitado por clientes y proveedores. Antes del envío debe tener el vobo de la Tesorera.
- ¿Realiza recibos de pagos que se hacen en efectivo? EC

Admon

- Capturar todos los movimientos de pagos diarios en el sistema de Excel siguiendo las especificaciones del sistema.
- Mantiene la integridad de la información del sistema de Excel.
- Mantener actualizados los datos de contacto de los servicios de los clientes: usuarios, contraseñas, correos, teléfonos.

Para Legal

- Apoyar al abogado a realizar el trámite de Docusign y enviarle el documento final.
- Apoyar en prestar los expedientes para guardar documentación de archivos y pagos.

Para la oficina

- Levantar tickets para soporte en la infraestructura tecnológica para los proveedores: ASICOM y RICOH. La redacción de la solicitud debe ser validada por quien lo solicita. Informar de las respuestas del proveedor.
- Hacer la lista de insumos requeridos para la oficina cuando la Tesorera se lo solicite, entregársela para su vobo. Hacer las órdenes de compra.
- Relación de computadoras entregadas y resguardadas.

Sueldo: $11,000.00 - $13,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Asistente Administrativo (San Jerónimo Lídice)
🏢 BELMONT BDS CONSULTORES
📍 San Jerónimo Lídice