Brindar soporte administrativo, contable y operativo a la Dirección y a las áreas administrativas de la empresa, asegurando el correcto control de procesos de facturación, conciliaciones, reportes contables, manejo de tarjetas corporativas y gestión documental, contribuyendo a la eficiencia operativa y al cumplimiento de los procedimientos internos.
Funciones y Responsabilidades Principales
Administración General
Gestionar documentación administrativa y contable.
Organizar expedientes físicos y digitales.
Dar seguimiento a trámites internos y externos.
Coordinar actividades administrativas requeridas por la Dirección.
Atender llamadas, correos y solicitudes internas.
Facturación
Elaborar y emitir facturas conforme a requerimientos fiscales.
Verificar la correcta integración de información para facturación.
Dar seguimiento a la entrega de facturas y complementos de pago.
Controlar cancelaciones, sustituciones y correcciones de CFDI.
Mantener actualizados los registros de facturación.
Conciliaciones
Realizar conciliaciones bancarias periódicas.
Conciliar cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Verificar movimientos financieros y detectar discrepancias.
Dar seguimiento a aclaraciones con bancos y proveedores.
Soporte Contable
Registrar información contable y administrativa en sistemas internos.
Integrar documentación de respaldo para pólizas y registros contables.
Apoyar en cierres mensuales y actividades de auditoría.
Preparar reportes e información para el área contable externa o interna.
Mantener actualizados archivos y controles contables.
Reporteo Contable y Financiero
Elaborar reportes de ingresos, gastos y flujo de efectivo.
Generar reportes periódicos para Dirección.
Preparar indicadores administrativos y financieros básicos.
Dar seguimiento a presupuestos y gastos operativos.
Registro de las ventas por producto para el cálculo de comisiones de los agentes de venta
Capturar diaria de la base de datos de la facturación por producto
Actualizar la base de datos según procedimiento cuando haya nuevos clientes y productos
Conciliar cancelaciones de facturas y facturaciones en este reporte.
Manejo de Tarjeta de Crédito Corporativa
Controlar y registrar consumos realizados con tarjeta corporativa.
Solicitar y recopilar comprobantes fiscales de gastos.
Conciliar estados de cuenta contra gastos registrados.
Elaborar reportes de gastos y comprobar erogaciones.
Asistencia a Dirección
Gestionar agenda, reuniones y compromisos de la Dirección.
Coordinar viajes, reservaciones y logística cuando sea requerido.
Preparar informes, minutas y presentaciones.
Dar seguimiento a acuerdos y actividades asignadas por la Dirección.
Manejar información confidencial con absoluta discreción.
Escolaridad
Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad, Finanzas o afín.
Deseable formación complementaria en administración o contabilidad.
Experiencia
Control administrativo.
Reporteo financiero básico.
Manejo de cuentas por pagar y cobrar.
Asistencia a nivel dirección.
Conocimientos Técnicos
Facturación electrónica CFDI.
Conciliaciones bancarias.
Principios contables básicos.
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Control de gastos corporativos.
Manejo de portales bancarios.
Microsoft Office Excel intermedio o avanzado.
Sistemas ERP o administrativos
Competencias
Organizacionales
Planeación y organización.
Atención al detalle.
Orientación a resultados.
Proactividad.
Capacidad de análisis de datos para detectar inconsistencias en la capturas y conciliaciones.
Responsabilidad.
Interpersonales
Comunicación efectiva.
Servicio al cliente interno.
Trabajo en equipo.
Discreción y manejo de información confidencial.
Capacidad de seguimiento.
Personales
Alto sentido de urgencia.
Pensamiento analítico.
Capacidad para trabajar bajo presión.
Adaptabilidad y aprendizaje continuo.
Indicadores de Desempeño KPIs
Exactitud en facturación.
Cumplimiento de tiempos de emisión de facturas.
Conciliaciones realizadas en tiempo y forma.
Exactitud de reportes contables.
Control y comprobación de gastos corporativos.
Cumplimiento de solicitudes de Dirección dentro de los tiempos establecidos.
Nivel de organización documental.
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