Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva y con actitud de servicio para integrarse a nuestro equipo y brindar apoyo en las diferentes actividades administrativas y operativas de la empresa.
OBJETIVO DEL PUESTO
Brindar apoyo en las actividades administrativas de la empresa, así como colaborar con las áreas de Finanzas e Ingeniería, manteniendo un adecuado control documental, seguimiento de información, atención a clientes y proveedores y control de las herramientas propiedad de la empresa.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
Atención al público
- Recibir y atender visitas.
- Orientar a clientes y proveedores.
- Gestionar llamadas telefónicas y correos electrónicos.
- Canalizar solicitudes al área correspondiente.
Gestión documental
- Clasificar, organizar y archivar documentos físicos y digitales.
- Elaborar y actualizar documentos administrativos.
- Mantener ordenados y actualizados los archivos de la empresa.
Apoyo al área de Finanzas
- Apoyar en la elaboración y seguimiento de facturas.
- Elaborar y dar seguimiento a complementos de pago.
- Capturar y actualizar información administrativa y financiera.
- Apoyar en la organización y control de documentación de clientes y proveedores.
- Dar seguimiento a pendientes administrativos del área.
Apoyo al área de Ingeniería
- Apoyar en la organización y control de documentación de proyectos y servicios.
- Capturar y actualizar información relacionada con trabajos y servicios.
- Apoyar en la elaboración, organización y seguimiento de reportes.
- Dar seguimiento a pendientes administrativos solicitados por el área de Ingeniería.
Control de herramientas propiedad de la empresa
- Llevar el registro y control de las herramientas propiedad de la empresa.
- Registrar la entrega y devolución de herramientas al personal.
- Mantener actualizado el inventario de herramientas.
- Verificar periódicamente su existencia y estado.
- Llevar el control de resguardos y responsables de las herramientas.
- Reportar herramientas extraviadas, dañadas o que requieran mantenimiento.
- Mantener organizada la herramienta y su documentación de control.
Control de suministros
- Llevar el control de papelería y materiales de oficina.
- Revisar existencias y detectar necesidades de suministro.
- Apoyar en la solicitud de cotizaciones y pedidos a proveedores, previa autorización.
Captura y control de información
- Capturar información en sistemas, bases de datos y hojas de cálculo.
- Actualizar controles internos.
- Mantener organizada la información física y digital.
Apoyo logístico y de agenda
- Organizar citas y reuniones.
- Coordinar actividades administrativas.
- Dar seguimiento a pendientes.
- Colaborar con las diferentes áreas de la empresa según las necesidades del día.
PERFIL
- Bachillerato terminado o carrera técnica/licenciatura trunca en Administración, Contabilidad o áreas afines.
- Experiencia mínima de 5 años en actividades administrativas.
- Deseable experiencia en facturación y complementos de pago.
- Deseable experiencia en control de inventarios, herramientas o activos de la empresa.
- Manejo de Excel, Word, correo electrónico y herramientas de oficina.
- Buena ortografía y redacción.
- Organización y atención al detalle.
- Facilidad de comunicación.
- Trato amable y actitud de servicio.
- Responsable y puntual.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Proactividad y disposición para aprender.
Prestaciones de ley
Horario: lunes a viernes de 9:00 am a 18.00 hrs y sábados de 09:00 am a 14:00 hrs