Executive Assistant

Objetivo del puesto

Brindar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, viajes, comunicación y seguimiento de compromisos.

Buscamos una persona altamente organizada, resolutiva y discreta, con capacidad para anticiparse a necesidades, manejar múltiples prioridades y facilitar que la operación diaria de la Dirección fluya de manera eficiente.

Responsabilidades principales

- Administrar y coordinar una agenda ejecutiva dinámica, priorizando reuniones, compromisos y actividades de acuerdo con su nivel de importancia.
- Coordinar reuniones internas y externas con clientes, socios, proveedores y equipos de trabajo.
- Dar seguimiento a acuerdos, pendientes y compromisos derivados de reuniones.
- Anticipar conflictos de agenda, necesidades logísticas y temas que requieran atención.
- Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hospedaje, transportación e itinerarios.
- Preparar información, documentos, presentaciones y materiales necesarios para reuniones.
- Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes, identificando prioridades y canalizando cada tema con las personas correspondientes.
- Mantener comunicación y coordinación constante con diferentes áreas de la organización.
- Apoyar en la organización de reuniones ejecutivas, eventos y actividades corporativas.
- Gestionar comprobaciones, gastos, reservaciones y otros procesos administrativos.
- Mantener organizada y disponible la documentación e información relevante.
- Manejar información sensible y confidencial con absoluta discreción.
- Dar seguimiento proactivo a tareas y compromisos hasta asegurar su cierre.
- Resolver imprevistos y cambios de último momento con rapidez y criterio.

Perfil requerido

Escolaridad

Licenciatura concluida en Administración, Relaciones Internacionales, Comunicación, Negocios o carrera afín.

Experiencia





- 3 a 5 años de experiencia como Executive Assistant, Asistente de Dirección, Personal Assistant o posiciones similares.
- Experiencia brindando soporte a posiciones directivas.
- Experiencia administrando agendas complejas y múltiples prioridades.
- Deseable experiencia en empresas de tecnología, telecomunicaciones o ambientes corporativos dinámicos.

Conocimientos y herramientas
- Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Word y Excel.
- Manejo avanzado de calendarios y herramientas de colaboración.
- Organización de viajes nacionales e internacionales.
- Elaboración y seguimiento de minutas y acuerdos.
- Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos.
- Gestión de gastos y comprobaciones.
- Inglés avanzado, idealmente conversacional y escrito.

Competencias clave
- Organización y atención al detalle.
- Alto sentido de urgencia.
- Proactividad y anticipación.
- Discreción y confidencialidad.
- Comunicación ejecutiva.
- Excelente actitud de servicio.
- Capacidad de priorización.
- Seguimiento y orientación a resultados.
- Resolución de problemas.
- Adaptabilidad ante cambios.
- Inteligencia emocional y buen manejo interpersonal.

¿Qué buscamos especialmente? Una persona que vaya más allá de administrar una agenda. Buscamos a alguien capaz de entender prioridades, anticiparse a lo que viene, conectar pendientes entre diferentes personas y áreas, y asegurarse de que los acuerdos realmente sucedan.

Debe sentirse cómoda trabajando en un contexto dinámico, con cambios de último momento, múltiples interlocutores y temas confidenciales, manteniendo siempre organización, profesionalismo y atención al detalle.

Indicadores de éxito

- Organización y cumplimiento de agenda.
- Seguimiento y cierre oportuno de acuerdos.
- Anticipación de necesidades y conflictos.
- Calidad y precisión de la información preparada.
- Eficiencia en coordinación de reuniones y viajes.
- Capacidad de respuesta ante cambios e imprevistos.
- Confidencialidad y manejo profesional de información sensible.

📌 Excecutive Assistant (México)
🏢 Directo Telecom
📍 México