DESCRIPCIÓN DEL PUESTOAUXILIAR ADMINISTRATIVO1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Puesto: Auxiliar Administrativo

Área: Administración y Finanzas

Reporta a: Jefe Administrativo / Gerente Administrativo

Personal a cargo: No aplica

Lugar de trabajo: Oficinas de la empresa

1. OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo y operativo a las diferentes áreas de la empresa, mediante la organización, control y seguimiento de documentos, información, trámites y actividades administrativas, contribuyendo al adecuado funcionamiento de la organización y al cumplimiento oportuno de los procesos internos.
1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

- Apoyar en la elaboración, organización y archivo de documentos administrativos.
- Capturar y actualizar información en sistemas, bases de datos y archivos de control.
- Recibir, revisar, clasificar y canalizar documentación interna y externa.
- Apoyar en la elaboración de reportes, formatos, oficios, solicitudes y controles administrativos.
- Dar seguimiento a trámites y actividades administrativas solicitadas por sus superiores.
- Apoyar en el control y comprobación de gastos, viáticos y caja chica.
- Realizar el seguimiento de facturas, órdenes de compra, cotizaciones y documentación de proveedores.
- Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de la empresa.
- Apoyar en la elaboración y seguimiento de requisiciones de materiales y servicios.
- Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y solicitudes administrativas.
- Coordinar y dar seguimiento a mensajería, paquetería y documentación.
- Apoyar en la elaboración de reportes administrativos y controles internos.
- Mantener organizada la documentación correspondiente a su área.
- Dar seguimiento a pendientes administrativos y comunicar oportunamente cualquier situación que requiera atención.
- Apoyar a las diferentes áreas de la empresa en actividades administrativas cuando sea requerido.
- Cumplir con las políticas,



procedimientos y controles internos establecidos por la organización.

1. RESPONSABILIDADES

El Auxiliar Administrativo es responsable de:
- Mantener la información y documentación bajo su responsabilidad ordenada y actualizada.
- Manejar de manera confidencial la información administrativa de la empresa.
- Cumplir oportunamente con las actividades asignadas.
- Mantener comunicación efectiva con las diferentes áreas.
- Detectar y reportar inconsistencias en documentos, registros o procesos administrativos.
- Utilizar adecuadamente los recursos, equipos y herramientas proporcionados por la empresa.
- Cumplir con las políticas y procedimientos establecidos.

1. PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Bachillerato terminado, carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad, Gestión Empresarial o áreas afines.

Experiencia:

Preferentemente de 1 a 2 años en actividades administrativas, manejo de documentación, atención a proveedores o funciones similares.

Conocimientos:

- Administración general.
- Archivo y control documental.
- Facturación y comprobantes fiscales.
- Manejo de proveedores.
- Elaboración de reportes.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel y Word.
- Uso de correo electrónico y herramientas digitales.

Habilidades:

- Organización.
- Atención al detalle.
- Comunicación efectiva.
- Trabajo en equipo.
- Seguimiento de actividades.
- Manejo de información confidencial.
- Capacidad para priorizar actividades.
- Proactividad y resolución de problemas.

1. ACTITUDES Y VALORES

- Responsabilidad.




- Honestidad.
- Puntualidad.
- Compromiso.
- Iniciativa.
- Orden y disciplina.
- Confidencialidad.
- Orientación al servicio.
- Trabajo en equipo.

1. RELACIONES INTERNAS

Mantiene comunicación y coordinación con las áreas de:
- Dirección General.
- Administración y Finanzas.
- Recursos Humanos.
- Compras y Contrataciones.
- Operaciones y Proyectos.
- Comercial.
- Cumplimiento y Control Interno.

1. RELACIONES EXTERNAS

Podrá mantener comunicación con:
- Proveedores.
- Clientes.
- Instituciones bancarias.
- Dependencias gubernamentales.
- Empresas de mensajería y paquetería.
- Prestadores de servicios.

1. INDICADORES DE DESEMPEÑO

- Cumplimiento oportuno de actividades administrativas.
- Exactitud en la captura y registro de información.
- Organización y actualización de expedientes.
- Tiempo de respuesta a solicitudes internas.
- Cumplimiento de controles administrativos.
- Número de errores o inconsistencias detectadas en documentación.
- Seguimiento oportuno de pendientes.

1. AUTORIDAD

El puesto tiene facultad para solicitar información y documentación necesaria para el cumplimiento de sus funciones, así como informar a su superior inmediato sobre incumplimientos, inconsistencias o situaciones que puedan afectar los procesos administrativos. No tiene facultad para comprometer recursos financieros, celebrar contratos o autorizar compras, salvo que exista autorización expresa de un superior jerárquico.
1. PROPÓSITO ORGANIZACIONAL

Contribuir al funcionamiento eficiente de la empresa mediante el apoyo administrativo, el control documental y el seguimiento oportuno de los procesos internos, fomentando una cultura de orden, responsabilidad, servicio, transparencia y mejora continua. Sueldo: $7,876.00 - $8,000.00 al mes

Incentivos

- Estacionamiento gratuito
- Uniformes gratuitos

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Auxiliar Administrativo (Zona Centro)
🏢 malave
📍 Zona Centro