Título del puesto:

Asistente Administrativo – Control Documental y Gestión de Oficios

Empresa: Garpoll Insumos

Ubicación: Polanco, Ciudad de México (presencial)

Tipo de empleo: Tiempo completo

Sueldo: $10,000 – $14,000 mensuales brutos

Horario: Lunes a viernes, de 9:00 a 18:00

Descripción

Garpoll Insumos es una empresa proveedora de insumos médicos para instituciones del sector salud. Buscamos una persona metódica y muy organizada que se haga responsable del control documental de la empresa, tanto físico como digital en Google Drive, y de la gestión de oficios con nuestros clientes institucionales.

Funciones principales

Control documental en Google Drive

- Administrar la estructura de carpetas de la empresa en Google Drive y asegurar que todos los documentos se guarden en la ubicación correcta.
- Aplicar y hacer cumplir la nomenclatura de archivos definida por la empresa (fecha, tipo de documento, institución, número de oficio).
- Revisar periódicamente el Drive: detectar archivos mal nombrados, duplicados o fuera de lugar y corregirlos.
- Controlar las versiones de los documentos (borrador, validado, firmado, acuse) para que siempre esté identificada la versión vigente.
- Gestionar los permisos de acceso a carpetas según las indicaciones de la gerencia.
- Mantener un índice o registro maestro de documentos fundamental (contratos, oficios, acuses, pólizas, fianzas, documentación legal).
- Digitalizar documentos físicos y archivarlos tanto en Drive como en el archivo físico.

Gestión de oficios

- Redactar borradores de oficios y escritos a partir de plantillas e instrucciones de la gerencia.




- Entregar oficios en instituciones públicas y obtener los acuses de recibo.
- Dar seguimiento a los oficios hasta obtener respuesta y mantener actualizada la bitácora de asuntos, plazos y estatus.
- Avisar oportunamente de plazos próximos a vencer y de asuntos pendientes.

Requisitos

- Escolaridad: técnico o licenciatura (trunca, pasante o titulada) en Administración, Derecho, Archivonomía o carrera afín.
- Al menos 1 año de experiencia en puestos administrativos, de archivo, control documental o gestión de trámites.
- Manejo avanzado de Google Drive (estructura de carpetas, permisos, unidades compartidas, versiones) y de Google Sheets o Excel.
- Excelente redacción y ortografía.
- Disponibilidad para trasladarse a instituciones dentro de la CDMX.
- Residir en la zona centro o poniente de la CDMX, o con buen acceso a ella.

Se valorará

- Experiencia en archivo digital, digitalización de documentos o trámites con dependencias de gobierno.
- Contar con automóvil o motocicleta propios y licencia de conducir vigente para la realización de trámites.

Perfil que buscamos

- Persona muy organizada, metódica y con atención al detalle.
- Responsable con los plazos y constante en el seguimiento.
- Discreción en el manejo de información confidencial.
- Iniciativa y ganas de aprender y crecer dentro de la empresa.

Ofrecemos

- Sueldo competitivo y revisión salarial a los 6 meses según desempeño.
- Prestaciones de ley desde el primer día.
- Reembolso de gasolina y estacionamiento en los traslados por trámites de la empresa.
- Capacitación y procesos documentados.
- Estabilidad laboral en una empresa en crecimiento.

Sueldo: $10,000.00 - $14,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Asistente Administrativo – Control Documental y Gestión de Oficios (Polanco)
🏢 GARPOLL INSUMOS
📍 Polanco