Overview

Overview

- Es responsable de generar y administrar los apoyos para Eventos Independientes.
- Administra las bases de datos del área de Eventos Independientes: base de datos solicitud evento, base de datos post eventos y base maestra para construir las métricas mensuales/trimestrales y anual (# eventos, asistentes, presupuesto, tipo eventos, etc.), así como medir niveles del servicio del área.
- Es responsable de la comunicación relacionada al apoyo de EI, así como del envío de presentaciones y materiales (regalos) a los EI.
- Es responsable de tramitar los reembolsos necesarios a Distribuidores.
- Coordinará el calendario de los Doctores que apoyan las Giras de Bienestar, así como se ocupará de facilitar sus requerimientos de viaje (transporte, hospedaje, viáticos, etc.).
- Encargado de recibir las solicitudes de Eventos Independientes por parte de Distribuidores y verificar la aprobación del Regional, asegurando el cumplimiento de la política de Eventos Independientes.
- Encargado de tramitar todos los apoyos para el DS: flyer del evento, trámite de vuelos y hospedaje del Orador, salidas/envío de producto, envío de regalos en caso de que se requiera, recepción del post evento.
- Asegura que las vías para recibir las solicitudes de eventos y post eventos funcionen para la generación de la base de datos.
- Alimentar la Macro con la información recibida diariamente: fecha del evento, número de asistentes, orador, sede, post evento, folios, etc.
- Mantiene comunicación vía electrónica con los coordinadores de Eventos Independientes y Regionales para confirmar la recepción de solicitud de evento, aprobaciones, envío del post evento, presentaciones, convocatorias, avisos, etc.
- Administra y asegura el funcionamiento de la cuenta de correo electrónico [email protected], que es la principal vía de comunicación del área. Establece los criterios de respuesta de los correos para que sean recibidas por los usuarios correspondientes.




- Crea base solicitud de eventos asegurándose de que no haya eventos duplicados, mal registrados y/o que no cumplan con política.
- Generar base de datos de posteventos: los recibe mediante la liga, clasifica: mes, si obtuvo apoyo o no y con esta información genera los niveles de servicio del área. Esta base sirve para gestionar la salida de producto del siguiente evento a apoyar.
- Elabora la base maestra alimentada por base de posteventos, base de solicitud de eventos, base de registro de flyers publicados, base de apoyo a orador y base de salidas de producto.
- Desarrolla mensualmente la presentación de métricas (número de eventos, número de asistentes, comportamiento por región, gastos vs presupuesto, cantidad de producto desplazado por mes, etc.) y niveles de servicio (publicación de flyer, entrega de producto y apoyo a orador).
- Solicita a Finanzas los folios de los eventos independientes para el control del presupuesto.
- Verifica la actualización de precios y disposición de producto para Eventos Independientes con Control de Inventarios.
- Control de la asignación de materiales (regalos) para asegurar la correcta distribución de acuerdo al número de asistentes/eventos vs la producción de regalos.
- Resguarda físicamente los formatos de salida de producto y TAF’s.

Qualifications

REQUIRED QUALIFICATIONS

Skills

- Technical skills: manejo de paquetería Office.
- Soft skills: capacidad numérica, organización, enfoque en seguimiento a procesos, habilidad de comunicación y buen trato.
- Trabajo en equipo, sentido de urgencia.

Languages

- Intermediate in English.

Experience

- Atención al cliente.
- Analista de datos.

Education: (Bachelor’s degree, Master, Certificates, Licenses, Registrations, high school.)
- Licenciatura en administración, RP.

PREFERRED QUALIFICATIONS: (Note: These are additional requirements BEYOND what is required to be considered for the role.)
- Manejo de conflictos.
- Toma de decisiones.
- Trabajo bajo presión.
- Disponibilidad para viajar incluso fines de semana.
- En ocasiones horarios extendidos.

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