Objetivo del puesto:

Brindar soporte integral a la familia y al Family office mediante la administración optimizado de actividades personales, familiares, administrativas y operativas, asegurando la correcta ejecución de procesos, el cumplimiento oportuno de compromisos, la coordinación logística y la atención inmediata a los requerimientos, con absoluta confidencialidad, disponibilidad y enfoque en resultados.

Responsabilidades:

1.Gestionar reservaciones de vuelos, hospedajes, transporte terrestre, restaurantes y logística de viajes para la familia y Family Office.

2.Administrar el pago oportuno de colegiaturas, rentas, seguros personales y vehiculares, predial, tenencias, servicios, membresías y demás compromisos financieros de carácter personal y del Family Office.

3.Elaborar, solicitar, entregar y dar seguimiento a los viáticos de la familia y Family office durante comisiones o viajes, asegurando su correcta comprobación y facturación.

4.Llevar el control diario de entradas, salidas, horarios, incidencias y recorridos del personal del Family Office.

5.Preparar reportes periódicos de gastos familiares, administrativos, y del Family Office integrando la documentación soporte correspondiente.

6.Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de la flotilla vehicular, incluyendo renovaciones de seguros, GPS, TAG, verificaciones, recargas y servicios relacionados.

7.Llevar el control y seguimiento de los días de vacaciones del Family Office, (choferes y personal de limpieza) verificando saldos disponibles, autorizaciones y programación de ausencias.

8.Brindar asistencia personal y ejecutiva a la familia y al Family office en cualquier actividad administrativa, logística o personal que sea requerida.





9.Administrar y mantener actualizadas las agendas personales y familiares, coordinando citas médicas, reuniones, eventos, viajes y compromisos.

10.Dar seguimiento al calendario de pagos recurrentes y vencimientos importantes de propiedades y activos patrimoniales, asegurando su cumplimiento oportuno.

11.Coordinar proveedores de servicios, contratistas y terceros, manteniendo relaciones profesionales que garanticen la calidad, continuidad y eficiencia de los servicios contratados.

12.Organizar la logística de cumpleaños, celebraciones internas, reconocimientos y eventos para el personal del Family Office, promoviendo un ambiente laboral positivo.

13.Coordinar la logística administrativa de eventos familiares, empresariales y reuniones especiales cuando así se requiera.

14.Mantener absoluta confidencialidad respecto a la información financiera, patrimonial, personal y familiar a la que tenga acceso como parte de sus funciones.

15.Mantener disponibilidad permanente para atender requerimientos urgentes de la familia y del Family Office, brindando respuesta oportuna fuera del horario laboral cuando las necesidades operativas o personales así lo demanden.

16.Dar seguimiento a trámites administrativos, documentación oficial, renovaciones, permisos y cualquier gestión requerida por la familia o el Family Office.





17.Atender cualquier actividad adicional encomendada por el Family Office que contribuya al adecuado funcionamiento de las operaciones familiares, patrimoniales y administrativas.

18.Llevar control de expedientes clínicos y administrativos de la familia y del Family Office

Conocimientos

- Excel intermedio-avanzado.
- Microsoft Office (Word, PowerPoint y Outlook).
- Facturación electrónica y comprobación de gastos.
- Control documental y archivo.
- Elaboración de reportes ejecutivos.

Requisitos adicionales

- Vehículo propio.
- Licencia de conducir vigente.
- Disponibilidad de horario.
- Disponibilidad para atender asuntos urgentes fuera del horario laboral cuando el Family office o la familia lo requieran.
- Excelente presentación.
- Alto sentido de responsabilidad.
- Edad de 25 a 36 años

Escolaridad

-Licenciatura concluida en Administración, Recursos Humanos, Negocios, Finanzas o afín.

Experiencia

- Mínimo 3 años en puestos de Asistencia de Dirección, Dirección General, Dirección Patrimonial, Family Office o Administración.
- Experiencia en administración de gastos personales y empresariales.
- Administración de agendas ejecutivas.
- Trato con proveedores y coordinación de servicios.
- Control de viáticos y comprobación de gastos.
- Organización de eventos corporativos y familiares.

Competencias:

- Discreción y confidencialidad
- Organización y atención al detalle
- Proactividad y capacidad para resolver problemas
- Comunicación efectiva
- Gestión del tiempo y priorización de tareas
- Actuar con sensibilidad, respeto, empatía y adaptabilidad en el trato con la familia, dentro del Family Office, colaboradores y terceros, manteniendo relaciones interpersonales positivas.

Sueldo: A partir de $16,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Asistente Familiar (Family Office) (El Olmo)
🏢 Grupo Calmart
📍 El Olmo