Objetivo del puesto
Brindar apoyo administrativo, contable y operativo, asegurando el adecuado control de recursos, pagos, inventarios, compras, documentación y procesos de nómina, así como la atención a proveedores, donantes y personal.
Principales responsabilidades
Atención y operación
Recibir y canalizar visitantes, atender llamadas y mensajes institucionales.
Dar seguimiento a garantías y reportar necesidades de mantenimiento.
Mantener ordenados los espacios y archivos administrativos.
Aplicar y dar seguimiento a políticas y protocolos institucionales.
Administración y contabilidad
Registrar y controlar ingresos, donativos, gastos y movimientos de caja chica.
Realizar cortes de caja y conciliaciones bancarias.
Gestionar pagos autorizados a proveedores y servicios.
Asegurar que los pagos cuenten con factura y documentación fiscal correcta.
Realizar pagos de impuestos, IMSS e Infonavit y enviar comprobantes a Oficina Patrimonial.
Mantener actualizados los expedientes contables, fiscales y de nómina.
Elaborar reportes de ingresos,
egresos y presupuesto contra gasto.
Elaborar recibos deducibles y cartas de agradecimiento para donantes.
Participar en reuniones de seguimiento contable con FBC y Oficina Patrimonial.
Recursos Humanos y nómina
Revisar y respaldar los registros del reloj checador.
Integrar y enviar las incidencias de nómina para su aprobación y cálculo.
Realizar la dispersión de nómina y resguardar comprobantes y CFDI.
Atender y canalizar dudas del personal relacionadas con pagos, horas extras e incidencias.
Compras y proveedores
Recopilar las necesidades semanales de materiales e insumos.
Verificar existencias y elaborar órdenes de compra y comparativas de cotizaciones.
Gestionar autorizaciones, documentación y pagos a proveedores.
Coordinar la recepción y entrega de productos, servicios y donaciones.
Mantener actualizado el directorio de proveedores autorizados.
Gestionar pedidos especiales