1. OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo y operativo a las diferentes áreas de la empresa, asegurando el correcto manejo, organización y seguimiento de información, documentos, facturas, pedidos, pagos y demás actividades administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento de la organización.

La Asistente Administrativa deberá mantener actualizados los registros y documentos bajo su responsabilidad, dar seguimiento oportuno a las actividades asignadas y facilitar la comunicación entre las áreas de Administración, Ventas, Almacén, Compras y Dirección.

2. FUNCIONES Y ACTIVIDADES

A. Atención administrativa y recepción

- Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes relacionados con las actividades de la empresa.
- Recibir y canalizar visitas, proveedores, clientes y mensajería.
- Proporcionar información general de acuerdo con sus facultades.
- Canalizar solicitudes a las áreas correspondientes.
- Mantener una comunicación competente y cordial con clientes, proveedores y colaboradores.
- Recibir, organizar y distribuir documentación.

B. Control y archivo de documentos

- Recibir, revisar, organizar y archivar documentos administrativos.
- Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales.
- Clasificar documentación de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Mantener un sistema de archivo que permita localizar fácilmente la información.
- Resguardar documentación confidencial.
- Realizar respaldos y controles documentales cuando corresponda.
- Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, autorización o entrega.

C. Facturación y documentación administrativa

- Elaborar y/o gestionar facturas de acuerdo con la información proporcionada y los procedimientos establecidos.
- Revisar que los datos fiscales y comerciales estén completos y sean correctos antes de emitir documentación.
- Enviar facturas y documentación correspondiente a clientes.
- Dar seguimiento a solicitudes de refacturación, cancelaciones o correcciones y canalizarlas para autorización cuando corresponda.
- Organizar y archivar facturas, notas de crédito, remisiones y demás documentos relacionados.
- Mantener controles de facturación y documentación emitida.

D. Apoyo al área de Ventas

- Apoyar al personal de ventas en actividades administrativas.
- Dar seguimiento a cotizaciones, pedidos y documentación comercial.
- Capturar pedidos en los sistemas correspondientes.




- Verificar que la documentación necesaria para procesar los pedidos se encuentre completa.
- Apoyar en la elaboración y envío de documentos a clientes.
- Dar seguimiento a solicitudes de información de clientes que correspondan al área administrativa.
- Apoyar en la actualización de bases de datos y registros de clientes.
- Coordinarse con Ventas y Almacén para el seguimiento administrativo de los pedidos.

E. Apoyo al área de Almacén y Logística

- Recibir y revisar documentación relacionada con entradas y salidas de mercancía.
- Apoyar en el control administrativo de remisiones, pedidos y entregas.
- Dar seguimiento a documentos pendientes relacionados con entregas.
- Mantener organizados los comprobantes de entrega.
- Apoyar en la integración de documentación necesaria para los embarques.
- Reportar inconsistencias entre la documentación y la información recibida.
- Mantener comunicación con Almacén y Logística para resolver incidencias administrativas.

F. Cuentas por cobrar y seguimiento de pagos

- Apoyar en el control y seguimiento de cuentas por cobrar.
- Registrar pagos recibidos conforme a los procedimientos establecidos.
- Solicitar comprobantes de pago a clientes cuando corresponda.
- Dar seguimiento a facturas pendientes de pago.
- Elaborar reportes de saldos y vencimientos.
- Informar al responsable del área sobre pagos pendientes o vencidos.
- Apoyar en la conciliación de pagos contra facturas.
- Mantener actualizada la información de cobranza.

G. Cuentas por pagar y proveedores

- Recibir y organizar facturas de proveedores.
- Revisar que la documentación requerida se encuentre completa.
- Registrar facturas y documentos correspondientes.
- Dar seguimiento a documentos pendientes de autorización o pago.
- Mantener actualizado el archivo de proveedores.
- Apoyar en la preparación de información para programación de pagos.
- Canalizar diferencias o inconsistencias con el área responsable.

H. Compras y proveedores

- Apoyar administrativamente en la solicitud y seguimiento de cotizaciones.
- Dar seguimiento a órdenes de compra.




- Mantener comunicación con proveedores para conocer fechas de entrega.
- Registrar información relacionada con compras.
- Integrar documentación de proveedores.
- Reportar retrasos o incidencias relacionadas con pedidos de proveedores.

I. Control de información y reportes

- Mantener actualizadas las bases de datos administrativas.
- Elaborar reportes solicitados por la Gerencia o Dirección.
- Realizar capturas y actualización de información en sistemas.
- Preparar información para reuniones o revisiones administrativas.
- Dar seguimiento a pendientes administrativos.
- Informar oportunamente sobre actividades pendientes o situaciones que requieran atención.

J. Apoyo general a la Administración

- Apoyar en la coordinación de actividades administrativas.
- Gestionar mensajería y documentación.
- Apoyar en la organización de reuniones y actividades internas.
- Realizar trámites administrativos que le sean asignados.
- Apoyar en la compra y control de papelería y suministros de oficina.
- Mantener actualizado el control de materiales administrativos.
- Realizar las demás actividades administrativas relacionadas con la naturaleza del puesto.

3. RESPONSABILIDADES

La Asistente Administrativa será responsable de:

- Mantener organizada y actualizada la documentación bajo su responsabilidad.
- Capturar información de manera correcta y oportuna.
- Dar seguimiento a las actividades administrativas asignadas.
- Mantener actualizados los controles y registros.
- Dar seguimiento a facturas, pagos, pedidos y documentación pendiente.
- Reportar oportunamente errores, diferencias o información faltante.
- Resguardar adecuadamente la información confidencial.
- Cumplir los procedimientos administrativos establecidos.
- Mantener una comunicación efectiva con las diferentes áreas.
- Evitar la pérdida, alteración o divulgación no autorizada de documentación e información de la empresa.

Experiencia

- 1 año de experiencia en actividades administrativas.
- Deseable experiencia en facturación, cuentas por cobrar, atención a clientes o proveedores.
- Deseable experiencia en empresas comerciales o de distribución.

Conocimientos
- Manejo de Office, especialmente Excel.
- Facturación y documentación administrativa.
- Control de archivos.
- Atención a clientes y proveedores.
- Manejo de correo electrónico.
- Captura y control de información.
- Deseable conocimiento de sistemas administrativos o ERP.

📌 SISTENTE ADMINISTRATIVA (Toluca de Lerdo)
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