Job Description

Alcance de la Posición:

Coordinar una operación productiva y eficiente asegurando el máximo nivel de atención al cliente, cumpliendo con todas las regulaciones y leyes vigentes, los procedimientos y las políticas corporativas, así como el desarrollo de los integrantes del equipo.

Principales Tareas y Responsabilidades:

Obligaciones y Responsabilidades

- Entender todos los aspectos de los servicios de la operación aduanal que se otorga a nuestros clientes.
- Asegurase de que todos los Customer SOP estén al corriente y en caso contrario coordinar esfuerzos con el Customer Service para su actualización.
- Cerciorarse que se sigan puntualmente todos los Customer SOP, Manuales de OPS, Políticas y Procedimientos locales, a través de auditorías periódicas, de manera recurrente y aleatorias.
- Ejecutar procesos de Transición de nuevas cuentas asegurando la estabilización de estas. Con ayuda del Gerente de Operaciones asignar al Ejecutivo de Pedimentos que llevará la cuenta y coordinar la transición y tareas operativas desde el primer embarque.
- En conjunto con el Team Lead, fungir como respaldo en ausencia de algún miembro del equipo, de ser necesario ejecutar la operación.
- Llevar juntas semanales en individual con cada integrante del equipo para revisión del desempeño desde el PDC (One on One), asegurando que la herramienta sea utilizada de forma correcta.
- Asegurarse de que todos los miembros del equipo cumplan con las métricas de desempeño del departamento KPI´s.
- Identificar la causa raíz de los problemas y asegurarse que se tomen acciones correctivas para evitar la reincidencia.
- Sugerir mejoras, automatizaciones o monitores como sea necesario, así como asegurarse de que las ideas de mejora dentro del equipo sean escuchadas, utilizando los espacios o foros que mejor convengan y canalizándolos con el Gerente de Operaciones/Gerente de Producto o los recursos asignados por la compañía para dicho fin.
- Llevar la minuta de las Juntas Operativas y enviarla al Gerente de Operaciones/Gerente de Producto.
- Corroborar que los documentos, es decir tanto la Factura, como el conocimiento de embarque,



carta de instrucciones y demás documentos que se requieran para el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias se vean reflejadas en el documento oficial por parte de la autoridad (Pedimento) para el despacho de las mercancías.
- El cumplimiento de las regulaciones, leyes y restricciones gubernamentales vigentes en Materia Aduanera y de Comercio Exterior para todos los embarques, asegurándose que todos los documentos necesarios (fiscales, comerciales y todo otro documento que aplique) cumplan con lo requerido legalmente.
- Soporte al equipo comercial en lo referente a consultas, asesorías en la materia.
- Estar al pendiente de las actualizaciones en materia de comercio exterior, en el sitio del Diario Oficial de la Federación y las Secretarias correspondientes.
- No impacto al ingreso o penalización de pagos por errores. (rectificaciones o multas que no puedan cobrarse al cliente, etc.). Lo que aplique.
- Ser proactivo, adelantándose a las necesidades del cliente. Asegurarse de notificar de manera veraz y oportuna a CSR y al equipo correspondiente en caso de ser necesario de cualquier retraso o toma de decisión que pudiera traer afectación al embarque en cuestión o al mismo cliente.
- Siga las pautas y estándares de comunicación.
- Realizar cambios al pedimento cuando así se requiera.
- Ejecutar la validación y el pago del pedimento cuando así se requiera.

Cumplimiento de Procedimientos Locales y de Aduana

- Seguir todos los procedimientos señalados por la Aduana Mexicana, Manuales de O.P.S y Procedimientos Locales.
- Conocer, entender y cumplir con las métricas de desempeño del departamento KPI´s.
- Seguimiento a todas las políticas y procedimientos.
- Administración del sistema de Captura de pedimentos, en lo referente a accesos de usuarios, perfiles de clientes, catálogos, manifestaciones de valor y restricciones, de manera que dicha administración refleje exactitud, integridad y estandarización de datos en la documentación que se genere.
- Asegurar el cumplimiento con todas las regulaciones, leyes y restricciones gubernamentales vigentes.





Actividades Administrativas

- Asegurar los mecanismos de comunicación productivo u oportuna entre el equipo de Servicio a Clientes y los de Operación en Puerto, Cumplimiento Aduanero, Facturación y Pedimentos.
- Administración de personal (Vacaciones, Asistencia, Incidencias, etc).
- Hacer seguimiento diario del “Dashboard” para asignar cargas de trabajo y asegurar la fluidez de la operación.
- Mejorar continuamente la efectividad y eficiencia de los procesos operativos actuales.
- Atención física a visitas de clientes, proveedores, personal de otras oficinas, etc.
- Soporte y apoyo al equipo de ventas y al gerente en el desarrollo de nuevos negocios.

Desarrollo y Formación Personal

- Mantenerse siempre actualizado en materia de regulaciones y leyes aplicables al despacho aduanal.
- Ser buen mentor teniendo una preocupación e interés real y honesto en el desarrollo profesional de todos los Integrantes de su equipo. A su vez mejorar habilidades de supervisión a través de conversaciones con su Gerente.
- Cumplir con el requisito mínimo de capacitación de 52 horas al año.
- Entender todas las categorías de District Excellence.
- Adaptarse a cambios y procedimientos nuevos.
- Preparar y conducir en forma regular sesiones de capacitación para su personal. Los temas puedes ser relativos, mas no limitativos, a:
- Problemas operativos repetitivos
- Retos y situación actual del puerto/aeropuerto
- Cambios y modificaciones a las leyes aplicables en materia aduanera
- Problemas descubiertos a través de auditorías a procesos
- Cambios y mejoras a procesos operativos

Apoyo a oficina en General

- Participar activamente en las juntas de operación.
- Apoyar las iniciativas de la compañía y del departamento.
- Mantener una visión de mejora continua que permita identificar áreas de oportunidad.

Apariencia del Departamento

- Mantener el área de trabajo ordenada, limpia, organizada y profesional.
- Contestar el teléfono con oportunidad conforme con la etiqueta de la empresa.
- Mantener una vestimenta profesional de acuerdo al código de vestimenta en todo momento.

Cualquiera otro requerido por las funciones del trabajo, según le requiera su gerente y que pudieran o no estar listadas en este documento.

📌 Guadalajara | Supervisor Pedimentos & Glosa - Aduanas
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