Garantizar que todas las facturas de proveedores estén registradas, autorizadas y pagadas en tiempo y forma, y que los contratos recurrentes con proveedores estén administrados correctamente. Responsable del ciclo completo de cuentas por pagar, la ejecución bancaria de pagos, el control de contratos de servicios críticos (datacenter, ISP, leasing, licencias) y la relación operativa con proveedores.
Responsabilidades principales
Cuentas por pagar
- Recibir y registrar en NetSuite todas las facturas de proveedores el mismo día de su recepción.
- Verificar que cada factura tenga soporte documental: orden de servicio, contrato o confirmación del área responsable.
- Programar semanalmente los pagos a proveedores según vencimientos y disponibilidad de caja confirmada con el Analista CxC.
- Someter para autorización los pagos al Gerente (y a la Directora para montos mayores al umbral definido).
- Ejecutar transferencias bancarias (SPEI y USD wires) una vez autorizado el pago.
- Registrar las diferencias cambiarias en facturas en moneda extranjera (USD)
al tipo de cambio del día de pago.
Gestión de contratos con proveedores
- Mantener el registro actualizado de todos los contratos recurrentes: datacenter, ISP, leasing, licencias de software y cualquier servicio de pago periódico.
- Verificar mensualmente que el monto facturado por cada proveedor corresponda exactamente al contrato vigente. Reportar cualquier variación al Gerente.
- Alertar al Gerente con 60 días de anticipación sobre contratos próximos a vencer para permitir negociación o búsqueda de alternativas.
- Coordinar con el Coordinador Admin y el despacho legal externo la revisión de contratos nuevos o renovaciones.
- Mantener archivo digital de todos los contratos de proveedores con versión vigente, fechas fundamental y condiciones de renovación.
Relación con proveedores
- Ser el punto de contacto operativo para proveedores en temas de facturación, pagos y aclaraciones.
- Gestionar aclaraciones