Asegurar que todos los clientes reciban su factura correcta y a tiempo, que los pagos se cobren en el plazo pactado, y que el flujo de caja de la empresa esté siempre actualizado. Responsable de la facturación automática en NetSuite, la cobranza activa, la ejecución bancaria de cobros y el control de tesorería.
Responsabilidades principales
Facturación
- Supervisar diariamente que NetSuite haya generado correctamente las facturas automáticas de contratos recurrentes.
- Verificar que los datos fiscales (RFC, régimen, uso de CFDI) sean correctos antes de timbrar.
- Timbrar el CFDI ante el SAT y enviarlo al cliente por correo y/o portal el mismo día.
- Gestionar facturas especiales o de proyectos no recurrentes según instrucción del Gerente.
- Procesar notas de crédito y cancelaciones de facturas con autorización previa del Gerente.
Cobranza
- Revisar diariamente el reporte de cartera vencida en NetSuite.
- Realizar contacto directo (correo o llamada) a los 15 días de vencimiento.
- Escalar al Gerente cualquier factura con más de 30 días vencida.
- Registrar en NetSuite cada interacción con el cliente sobre cobros.
- Aplicar los pagos recibidos contra las facturas correspondientes el mismo día.
Tesorería y flujo de caja
- Preparar semanalmente el reporte de flujo de caja proyectado a 4 semanas, integrando cobros esperados y pagos programados.
- Mantener actualizado el saldo de todas las cuentas bancarias de la empresa en NetSuite.
- Alertar al Gerente con mínimo 2 semanas de anticipación si se proyecta un déficit de caja.
- Registrar las diferencias cambiarias en cobros en moneda extranjera (USD) al tipo de cambio del día de recepción.
- Coordinar con el Contador General la conciliación bancaria mensual del lado de ingresos.
- Mantener el dashboard de tesorería actualizado: saldos, cobros del día, proyección semanal.
Reportes
- Preparar el reporte semanal de cartera: facturas emitidas, cobradas, vencidas y por vencer.
- Calcular el DSO (Days S