asistente ejecutiva del ceo

Área: dirección general

reporta a: ceo

ubicación: [guadalajara / disponiblidad de viajes]

tipo de puesto: tiempo completo

horario: dictado por las actividades

objetivo del puesto

ser el brazo derecho estratégico del ceo, garantizando que su tiempo, atención y energía se enfoquen en las prioridades de mayor impacto para la organización. La asistente ejecutiva debe anticipar necesidades, ejecutar con precisión, mantener el orden operativo y asegurar que todas las iniciativas —profesionales y personales— fluyan sin fricción, maximizando la productividad y el alcance del ceo.

principios rectores

- agenda, viajes y detalles.
- proteger el tiempo del ceo: filtrar, priorizar y ejecutar para maximizar su impacto.
- eficiencia total en la agenda: eliminar fricciones, agrupar tareas, evitar espacios muertos.
- criterio ejecutivo: cada decisión debe estar alineada con los objetivos estratégicos y de ingresos.
- proactividad: anticipar problemas y resolverlos antes de que lleguen al ceo.
- aprendizaje y escalamiento: utilizar herramientas de ia para automatizar, acelerar y optimizar.
- confidencialidad y honestidad: información personal y profesional sensible será compartida con la ae y es necesario mantener completa discreción inclusive al interior de la organización.

objetivos clave (kpis)

- agenda ejecutiva al día sin desviaciones críticas, bloques sin más de 15 minutos de desviación al día.
- inbox, whatsapp y comunicaciones filtradas y priorizadas diariamente (0 pendientes críticos al cierre del día).
- viajes, eventos y reuniones ejecutados con mínima fricción (ajustes <5% sobre itinerario original).
- nps - neto positivo sobre sistema de aciertos y anticipaciones vs errores y empalmes.

responsabilidades estratégicas

1. Gestión del tiempo y agenda ejecutiva

- diseñar, mantener y optimizar la agenda competente y personal del ceo.
- confirmar reuniones, coordinar logística y asegurar participación puntual de todos los involucrados.




- agrupar reuniones por tema y maximizar tiempos muertos (traslados, aeropuertos, entre juntas).
- integrar agenda familiar y personal sin comprometer prioridades estratégicas.
- anticipar necesidades logísticas, técnicas o de información para cada compromiso.

2. Gestión de comunicaciones e información

- procesar y priorizar correos electrónicos, whatsapp, respondiendo con criterio en nombre del ceo.
- filtrar oportunidades, solicitudes y relaciones estratégicas.
- mantener un sistema de inbox cero dos veces al día.
- elaborar resúmenes ejecutivos y reportes de estado de cada comunicación clave.

3. Coordinación operativa y seguimiento estratégico

- participar en reuniones clave: documentar acuerdos, asignar responsables y dar seguimiento.
- gestionar listas de pendientes y asegurar el avance de cada iniciativa.
- mantener actualizada la agenda administrativa semanal, mensual y trimestral.
- utilizar herramientas de ia para automatizar reportes, generar presentaciones, organizar información y analizar datos.

4. Viajes y logística internacional

- diseñar y ejecutar itinerarios que prioricen eficiencia, tiempo y objetivos estratégicos.
- coordinar vuelos comerciales y privados, transportación terrestre, alojamientos y logística completa.
- preparar materiales de trabajo offline para traslados.
- ajustar itinerarios ante cambios sin generar disrupciones.

5. Relaciones estratégicas y posicionamiento

- monitorear redes sociales del ceo y detectar oportunidades de negocio, posicionamiento o alianzas.
- coordinar contenido (fotos, videos, publicaciones) generado en reuniones,



eventos o viajes.
- identificar y gestionar oportunidades en podcasts, conferencias o medios relevantes.
- comprar obsequios y detalles estratégicos alineados con relaciones clave.

6. Gestión personal y de estilo de vida

- coordinar tareas personales: pedidos, compras, reservaciones, compromisos familiares.
- supervisar actividades de proveedores personales.
- gestión nutricional del ceo.
- asegurar balance entre compromisos ejecutivos y personales del ceo.

perfil del candidato

formación académica: licenciatura en administración, comunicación, relaciones públicas, ingeniería industrial o

afines.

experiencia profesional:

- mínimo 3 años como asistente ejecutiva de alta dirección, chief of staff o rol equivalente.
- experiencia comprobable en manejo de agenda compleja, viajes internacionales y relaciones con stakeholders de alto nivel.

competencias clave:

- alto nivel de organización, planeación y atención al detalle.
- buen gusto
- criterio ejecutivo para la toma de decisiones.
- habilidad de priorización bajo presión.
- comunicación clara y profesional (oral y escrita).
- dominio de herramientas digitales (g suite, ecosistema mac, chatgpt, canvas, capcut, herramientas de productividad y gestión).
- discreción absoluta y confidencialidad.
- proactividad y anticipación de necesidades.
- español e inglés fluido.

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following 5 questions after introducing yourself:

1. why do you believe the ceo's time is one of the most important assets of a company to protect?

2. where do you see yourself in 5 years?

3. what makes you get out of bed every morning morning?

4. how much should you earn as a new employee for the above position?

5. por que debería contratarte a tí en lugar de cualquier otra persona?

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📌 Asistente ejecutiva del ceo (Guadalajara)
🏢 Cartodata
📍 Guadalajara