Asegurar el control, validación y correcta ejecución del proceso de requisiciones, provisiones y cuentas por pagar, garantizando el cumplimiento presupuestal, la correcta imputación contable y el apego a políticas financieras internas, contribuyendo a la confiabilidad de la información financiera y al adecuado control del gasto.
Responsabilidades Principales
1. Gestión y Control de Requisiciones
- Administrar y dar seguimiento a requisiciones en D365.
- Validar correcta imputación contable (cuenta, centro de costos, cost category, compañía y site).
- Verificar disponibilidad presupuestal antes de aprobación.
- Asegurar que la documentación soporte esté completa y correcta.
- Coordinar con usuarios la corrección de requisiciones sin presupuesto o con errores.
- Llevar control en Excel de requisiciones aceptadas y rechazadas.
2. Control Presupuestal
- Monitorear el uso del presupuesto por cuenta y centro de costos.
- Elaborar y presentar reporte de presupuesto utilizado.
- Identificar desviaciones y alertar oportunamente.
3. Elaboración y Análisis de Reportes Financieros
- Reporte de Over Budget
- Reporte de Amortizables
- Reporte de Órdenes Abiertas
- Reporte de Provisiones
- Reporte de CAPEX
- Reporte de Refacturables
- Reportes operativos solicitados por Finanzas
- Control y reporte de papelería, seguridad y limpieza
4. Registro y Control de Provisiones
- Identificar centro de costos y cuenta contable correspondiente.
- Validar soporte y motivo de provisión.
- Registrar y reclasificar provisiones en sistema y controles auxiliares.
5. Administración de Plataforma de Papelería (Office Depot)
- Alta, modificación y baja de usuarios.
- Revisión y autorización de pedidos.
- Seguimiento a entregas y control mensual de consumo.
- Envío de concentrado mensual a Cuentas por Pagar.