Sostener el ciclo administrativo completo del dinero: que se compre a tiempo, que llegue el equipo a obra, que se facture correctamente y que se cobre.
El puesto no elabora cotizaciones ni participa en la definición técnica de los proyectos. Su valor está en que ningún proyecto se detenga por un tema administrativo y en que ninguna factura se quede sin cobrar por un documento mal presentado.
ResponsabilidadesFacturación
- Emisión de CFDI 4.0 y complementos de pago, con la clasificación correcta de producto y servicio
- Verificación de que cada factura corresponda al proyecto, marca y folio que le da origen
- Carga de facturas en los portales de proveedores de clientes corporativos y seguimiento hasta su aceptación
- Gestión de rechazos: identificar la causa, corregir y volver a presentar
- Resguardo de XML y PDF con su documentación soporte
Cobranza
- Seguimiento de la cartera por antigüedad de saldos
- Cumplimiento de los requisitos documentales de cada cliente: orden de compra, entrada de almacén, acta de entrega,
evidencia fotográfica según corresponda
- Contacto con las áreas de cuentas por pagar de los clientes y escalamiento cuando un pago se atrasa
- Reporte semanal de cartera al Administrador Único
Compras y cuentas por pagar
- Elaboración y seguimiento de órdenes de compra a proveedores y distribuidores
- Confirmación de disponibilidad, tiempos de entrega y condiciones de crédito
- Programación de pagos a proveedores conforme al flujo autorizado
- Conciliación de estados de cuenta con proveedores
Logística
- Coordinación de embarques, fletes y entregas a obra
- Seguimiento de pedidos de importación y su documentación
- Verificación de que lo recibido corresponda a lo comprado, en cantidad y especificación
- Control de resguardo de equipo en almacén
Apoyo contable
- Conciliación bancaria de las cuentas de la empresa
- Integración y entrega de documentación al despacho contable
- Control de comprobantes de gastos y viático