Asistente Ejecutiva del CEO

Área: Dirección General

Reporta a: CEO

Ubicación: [Guadalajara / Disponiblidad de viajes]

Tipo de puesto: Tiempo completo

Horario: Dictado por las actividades

Objetivo del puesto

Ser el brazo derecho estratégico del CEO, garantizando que su tiempo, atención y energía se enfoquen en las prioridades de mayor impacto para la organización. La asistente ejecutiva debe anticipar necesidades, ejecutar con precisión, mantener el orden operativo y asegurar que todas las iniciativas —profesionales y personales— fluyan sin fricción, maximizando la productividad y el alcance del CEO.

Principios Rectores

- Agenda, viajes y detalles.
- Proteger el tiempo del CEO: Filtrar, priorizar y ejecutar para maximizar su impacto.
- Eficiencia total en la agenda: Eliminar fricciones, agrupar tareas, evitar espacios muertos.
- Criterio ejecutivo: Cada decisión debe estar alineada con los objetivos estratégicos y de ingresos.
- Proactividad: Anticipar problemas y resolverlos antes de que lleguen al CEO.
- Aprendizaje y escalamiento: Utilizar herramientas de IA para automatizar, acelerar y optimizar.
- Confidencialidad y honestidad: información personal y profesional sensible será compartida con la AE y es necesario mantener completa discreción inclusive al interior de la organización.

Objetivos clave (KPIs)

- Agenda ejecutiva al día sin desviaciones críticas, bloques sin más de 15 minutos de desviación al día.
- Inbox, WhatsApp y comunicaciones filtradas y priorizadas diariamente (0 pendientes críticos al cierre del día).
- Viajes, eventos y reuniones ejecutados con mínima fricción (ajustes <5% sobre itinerario original).
- NPS - Neto positivo sobre sistema de aciertos y anticipaciones vs errores y empalmes.

Responsabilidades Estratégicas

1. Gestión del Tiempo y Agenda Ejecutiva

- Diseñar, mantener y optimizar la agenda profesional y personal del CEO.
- Confirmar reuniones,



coordinar logística y asegurar participación puntual de todos los involucrados.
- Agrupar reuniones por tema y maximizar tiempos muertos (traslados, aeropuertos, entre juntas).
- Integrar agenda familiar y personal sin comprometer prioridades estratégicas.
- Anticipar necesidades logísticas, técnicas o de información para cada compromiso.

2. Gestión de Comunicaciones e Información

- Procesar y priorizar correos electrónicos, WhatsApp, respondiendo con criterio en nombre del CEO.
- Filtrar oportunidades, solicitudes y relaciones estratégicas.
- Mantener un sistema de inbox cero dos veces al día.
- Elaborar resúmenes ejecutivos y reportes de estado de cada comunicación clave.

3. Coordinación Operativa y Seguimiento Estratégico

- Participar en reuniones clave: documentar acuerdos, asignar responsables y dar seguimiento.
- Gestionar listas de pendientes y asegurar el avance de cada iniciativa.
- Mantener actualizada la agenda administrativa semanal, mensual y trimestral.
- Utilizar herramientas de IA para automatizar reportes, generar presentaciones, organizar información y analizar datos.

4. Viajes y Logística Internacional

- Diseñar y ejecutar itinerarios que prioricen eficiencia, tiempo y objetivos estratégicos.
- Coordinar vuelos comerciales y privados, transportación terrestre, alojamientos y logística completa.
- Preparar materiales de trabajo offline para traslados.
- Ajustar itinerarios ante cambios sin generar disrupciones.

5. Relaciones Estratégicas y Posicionamiento

- Monitorear redes sociales del CEO y detectar oportunidades de negocio, posicionamiento o alianzas.
- Coordinar contenido (fotos, videos, publicaciones)



generado en reuniones, eventos o viajes.
- Identificar y gestionar oportunidades en podcasts, conferencias o medios relevantes.
- Comprar obsequios y detalles estratégicos alineados con relaciones fundamental.

6. Gestión Personal y de Estilo de Vida

- Coordinar tareas personales: pedidos, compras, reservaciones, compromisos familiares.
- Supervisar actividades de proveedores personales.
- Gestión nutricional del CEO.
- Asegurar balance entre compromisos ejecutivos y personales del CEO.

Perfil del candidato

Formación académica: Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas, Ingeniería Industrial o afines.

Experiencia profesional:

- Mínimo 3 años como asistente ejecutiva de alta dirección, chief of staff o rol equivalente.
- Experiencia comprobable en manejo de agenda compleja, viajes internacionales y relaciones con stakeholders de alto nivel.

Competencias clave:

- Alto nivel de organización, planeación y atención al detalle.
- Buen gusto
- Criterio ejecutivo para la toma de decisiones.
- Habilidad de priorización bajo presión.
- Comunicación clara y profesional (oral y escrita).
- Dominio de herramientas digitales (G Suite, Ecosistema Mac, ChatGPT, Canvas, Capcut, herramientas de productividad y gestión).
- Discreción absoluta y confidencialidad.
- Proactividad y anticipación de necesidades.
- Español e Inglés fluido.

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1. Why do you believe the CEO's time is one of the most important assets of a company to protect?

2. Where do you see yourself in 5 years?

3. What makes you get out of bed every morning morning?

4. How much should you earn as a new employee for the above position?

5. Por que debería contratarte a tí en lugar de cualquier otra persona?

Por favor enviar el video a [email protected]

📌 Asistente Ejecutiva del CEO (Guadalajara)
🏢 Cartodata
📍 Guadalajara