**CASA - RAGE**
**EVENTOS - HOSPITALIDAD - WELLNESS**
PERFIL DE PUESTO
**COORDINADOR(A) INTEGRAL DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS**
**EL ROSARIO, 76246 Santiago de Querétaro, Qro.**
**Solo personas locales con auto.**
Eventos Sociales - Eventos Corporativos - Hospitalidad - Banquetes - Wellness
**1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO**
Puesto
**Coordinador(a) Integral de Eventos y Experiências**
Área
Eventos / Hospitalidad / Comercial
Reporta a
Gerencia de Operaciones / Dirección General
Personal a cargo / coordinación
Personal operativo asignado al evento y coordinación funcional de proveedores externos
Disponibilidad
Horarios flexibles conforme a la programación de eventos, incluyendo fines de semana y días festivos.
**2. PROPÓSITO GENERAL**
Administrar el ciclo completo del evento: desde la prospección, cotización y contratación hasta la ejecución, cierre administrativo, cobranza y seguimiento posterior al cliente, integrando recursos humanos, materiales, técnicos y financieros para crear experiências memorables y rentables.
**3. ALCANCE DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS**
Eventos sociales: bodas, XV años, aniversarios, graduaciones, celebraciones familiares y eventos temáticos.
Eventos corporativos: juntas ejecutivas, cursos, convenciones, lanzamientos, cenas empresariales y reuniones de trabajo.
Team Building y retiros: actividades de integración, liderazgo y experiências vivenciales.
Wellness & SPA: temazcal, meditación, hidrospírica, SPA, actividades de bienestar y programas de longevidad.
Hospitalidad: hospedaje boutique, amenidades y servicios personalizados.
A&B; / Banquetes: alimentos, bebidas, coctelería, barra, montajes y experiências gastronómicas.
**4. CICLO INTEGRAL DEL EVENTO**




Prospecto → Necesidades del cliente → Visita y presentación → Propuesta y cotización → Contrato y anticipos → Planeación integral → Ejecución → Cierre administrativo → Seguimiento y fidelización.
**5. RESPONSABILIDADES PRINCIPAL**
ATENCIÓN Y DESARROLLO COMERCIAL
Identificar necesidades, objetivos, fecha, número de asistentes y presupuesto.
Realizar recorridos y presentar profesionalmente instalaciones, servicios y alternativas.
Dar seguimiento oportuno hasta la definición comercial.
**DISEÑO DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS**
Convertir necesidades en propuestas integrales y ejecutables.
Definir concepto, programa, espacios, distribución, A&B;, barra, montajes, decoración, música, iluminación, audiovisuales, personal, hospedaje, wellness y actividades complementarias.
Integrar proveedores, logística, presupuesto y planes de contingencia.
**COTIZACIONES, PRESUPUESTOS Y RENTABILIDAD**
Manejar listas de precios actualizadas y conocer costos internos/externos.
Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores.
Calcular costos, margen esperado y alternativas comerciales.
Controlar descuentos, autorizaciones, versiones y validez de cotizaciones.
Verificar anticipos, pagos pendientes y consumos adicionales.
Analizar rentabilidad y detectar desviaciones.
**PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO CON CLIENTES Y PROVEEDORES**
Elaborar y dar seguimiento a la agenda de planeaciones con el cliente.
Agendar y conducir juntas con proveedores y áreas internas.
Dar seguimiento a pendientes, cambios y acuerdos.
Mantener comunicación clara,



oportuna y documentada durante todo el proceso.
**CONTRATACIÓN Y EXPEDIENTE DEL EVENTO**
Integrar expediente completo del evento (contrato, cotización autorizada, comprobantes y datos fiscales).
Documentar programa, layout, menú, servicios, proveedores, hospedaje, wellness, requerimientos técnicos, decoración y horarios.
Incluir responsables, contactos de emergencia, restricciones, checklist previo, checklist de cierre y encuesta de satisfacción.
**PLANEACIÓN OPERATIVA (ORDEN MAESTRA)**
Desarrollar Orden Maestra de Evento (actividades, responsables, tiempos y recursos).
Coordinar montajes, pruebas técnicas, logística, layout, personal y seguridad.
Realizar juntas de alineación con todas las áreas antes del evento.
Actualizar y compartir al minuto a minuto.
**EJECUCIÓN DEL EVENTO**
Supervisar montaje, operación y desmontaje.
Asegurar cumplimiento del minuto a minuto, estándares de servicio y calidad en todas las áreas.
Resolver imprevistos y tomar decisiones oportunas.
Ser el contacto principal del cliente durante el evento.
**COBRANZA Y CONTROL FINANCIERO**
Dar seguimiento a anticipos, pagos intermedios y saldos pendientes.
Mantener comunicación con el cliente sobre pagos y vencimientos.
Coordinar con Finanzas la conciliación, cobranza y cierre del evento.
Reportar cartera vencida y estatus de cobranza.
**CIERRE ADMINISTRATIVO**
Validar consumos, extras y cargos adicionales.
Conciliar contra lo contratado y autorizado.
Elaborar cierre económico y entregar documentación completa a Finanzas.
Evaluar desempeño de proveedores.
Realizar encuesta de satisfacción y registrar retroalimentación.
**RELACIÓN Y FIDELIZACIÓN**
Mantener contacto posterior al evento y agradecer la preferencia.

📌 Coordinador(a) Integral de Eventos y Experiencias (El Marqués Queretaro)
🏢 IBC CENTRO DE REPARACIÓN
📍 El Rosario