Descripción del empleo

Reunir los comprobantes de los reembolsos mediante caja chica y del estado de cuenta de la tarjeta corporativa.
Realizar el registro y control de los gastos bajo su control para mantenerlos dentro de presupuesto, notificando oportunamente cualquier alerta o desviación a los mismos.
Solicitar y supervisar el montaje y servicios de coffee break para las reuniones y salas asignadas, así como todos los insumos con los que deben contar las cocinetas, solicitando cuando sea necesario, la compra de insumos.
Recibir y coordinar las solicitudes de mensajeria realizadas por el personal interno, así como supervisar que se realice la entrega física o electrónica de los acuses de recibo correspondientes.
Identificar aquellas solicitudes de mensajeria que requieren ser atendidas con vehículo especial y/o equipo de seguridad.
Dar seguimiento a los vencimientos, renovaciones, bajas, cambios solicitados y reporte y atención a problemas presentados con las líneas de telefónia celular.
Recibir los estados de cuenta y/o comprobantes para el pago de Servicios y Servicios Gubernamentales y dar seguimiento para su descarga desde el portal correspondiente (telefonía fija, predial, agua, luz, etc), obtener la factura correspondiente, solicitar el pago y dar seguimiento al mismo.
Recibir o solicitar facturas para el pago de servicios particulares como seguros, rentas, mantenimiento, pensión, jardín, etc.
Recibir las ordenes de compra para la planeación, compra y entrega de despensa, utencilios para salas de juntas y cocina, bocadillos, coffe break especiales, brindis y aquellas cuyo monto a pagar se adecue al monto máximo a pagar mediante caja chica, solicitando la factura de las compras realizadas de manera directa.




Controlar el uso de los autos utilitarios registrando su asignación y usuario, asignar el monto de gasolina para viajes locales y foráneos, así como para la compra mensual de gasolina para autos utilitarios.
Coordinar, dar seguimiento y registrar el pago de tenencias, seguros, verificaciones, renovación de tarjetas de circulación, el envío a servicio y registro del detalle del mantenimiento preventivo y correctivo que se haya proporcionado a cada auto, así como asegurarse que se realicen los trámites y/o trabajos para el cumplimientos de las obligaciones mencionadas.
Brindar apoyo en la atención y seguimiento a siniestros.
Dar seguimiento a los reportes de daños menores ocasionados durante el uso de los autos asignados a los usuarios, así como cotizar y solicitar al proveedor seleccionado la reparación de los mismos.
Dar seguimiento al estatus que guardan los autos utilitarios y de uso ejecutivo en cuanto a multas e infracciones, notificando de manera inmediata a su jefe direto y al respondable de la infreacción cometida para su pago.
Dar seguimiento a las funciones asignadas a los vigilantes y revisar los reportes o bitácoras del servicio, manteniendo contacto permanente con el personal subcontratado y sus coordinadores.
Realizar el registro de información para generar los cuadros de distribución de gastos mediante los cuadros de prorrateo.
Apoyar en la elaboración del presupuesto del área.

Requisitos

Licenciatura en administración de empresas o carrera afin
Experiencia de al menos 5 años en la gestión de diversas actividades administrativas

Información adicional

Sueldo: Desde $15,000 brutos
Vales de despensa
Prestaciones de Ley
Beneficios extra a la planta
Zona de trabajo: Lomas de Sotelo, Alc. Miguel Hidalgo

📌 SUPERVISOR DE SERVICIOS AL PERSONAL (Ciudad de México)
🏢 Qima
📍 Ciudad de México