Organizar y mantener actualizado el sistema de documentos de acuerdo con el Plan de Gestión del Proyecto (PMP), las mejores prácticas de la industria y las políticas del Grupo mediante herramientas digitales.
Funciones.
- Implementar y mantener actualizado el sistema de gestión de documentos del proyecto, definiendo la organización de las carpetas y verificando la disponibilidad de las versiones actuales para asegurar la correcta gestión del proyecto, así como la disponibilidad de evidencia en caso de auditorías, gestión de contratos y reclamaciones.
- Coordinar con el contratista, proveedores y fabricantes la entrega de paquetes documentales (dossiers), planos, radiografías y otra documentación relacionada.
- Controlar la emisión de documentos y comunicaciones oficiales con los interesados internos y externos, validando la trazabilidad respectiva, la codificación, la disponibilidad de versiones, los niveles de confidencialidad y el almacenamiento digital y físico de los mismos.
- Controlar y proteger el acceso de terceros al archivo físico de documentos del proyecto.
- Monitorear indicadores relacionados con registros, documentos, entregables y comunicaciones emitidas, recibidas, respondidas y pendientes; configurar las alertas correspondientes para evitar sobrecostos,
retrasos y desviaciones en el proyecto.
Requirements
Requerimientos.
- Experiencia en gestión de documentos en proyectos del sector energético, preferiblemente en transporte de gas.
- Experiencia en la gestión y control de proyectos energéticos (preferiblemente en petróleo y gas, transporte de gas natural) siguiendo las directrices del PMI.
- Experiencia en procesos de construcción de proyectos de transporte de gas natural y en normas técnicas relacionadas.
- Conocimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9001.
- Conocimiento en software de gestión de documentos (EDMS), Sharepoint.
- Nivel avanzado de Microsoft Office.
- Lectura básica de planos de ingeniería.
Formación.
- Carrera técnica en archivo / Estudiante de los últimos semestres de carreras administrativas.
Habilidades.
- Comunicación efectiva, resolución de problemas
- Habilidades interpersonales
- Gestión del tiempo, organizado y estructurado
- Atención al detalle
- Adaptabilidad
- Habilidades analíticas
- Pensamiento crítico
- Capacidad para trabajar en equipos multidisciplinarios en la organización
- Proactivo, manejo del estrés.