Asistente Ejecutiva

Silao, Guanajuato

Presencial lunes a viernes de 9 am a 6 pm.

Objetivo del puesto: Brindar soporte ejecutivo, administrativo y de coordinación a la Dirección General, facilitando la organización de la agenda, el seguimiento de acuerdos, la preparación de reuniones y la comunicación con líderes, clientes, aliados e instituciones.

Responsabilidades principales

- Administrar y actualizar la agenda de la Dirección General.
- Coordinar reuniones internas y externas, sesiones con clientes, aliados, instituciones y líderes de área.
- Identificar cruces, prioridades, tiempos de traslado y espacios necesarios para preparación.
- Confirmar reuniones, participantes, modalidad, ubicación y materiales requeridos.
- Anticipar cambios y reorganizar la agenda procurando proteger los espacios estratégicos de la CEO.
- Enviar recordatorios oportunos sobre compromisos, vencimientos y reuniones relevantes.
- Preparar la información necesaria antes de cada reunión.
- Solicitar a las áreas presentaciones, indicadores, avances, propuestas o documentos pendientes.
- Integrar agendas ejecutivas y puntos a tratar.
- Elaborar minutas claras con acuerdos, responsables y fechas de cumplimiento.
- Dar seguimiento a los compromisos asumidos por los líderes y escalar oportunamente retrasos o bloqueos.
- Mantener actualizado un tablero ejecutivo de acuerdos y asuntos pendientes.
- Servir como enlace entre Dirección General y las áreas Comercial, Operaciones, Centro de Servicios Compartidos, Marketing, Tecnología y demás unidades de negocio.
- Solicitar y concentrar reportes de avance para facilitar la toma de decisiones.
- Dar seguimiento a iniciativas estratégicas, proyectos prioritarios y acuerdos de Dirección General.
- Organizar sesiones de revisión con los responsables correspondientes.
- Cuidar que las solicitudes dirigidas a la CEO lleguen con contexto, objetivo, antecedentes y propuesta de decisión.
- Evitar que la agenda de Dirección General se concentre en asuntos que puedan resolverse directamente por los líderes responsables.
- Redactar y revisar correos, comunicados, invitaciones, oficios, cartas y mensajes ejecutivos.
- Apoyar en la preparación de presentaciones, discursos, agendas y materiales para reuniones.




- Mantener comunicación profesional con clientes, socios, proveedores, universidades, organismos e instituciones.
- Dar atención inicial a solicitudes dirigidas a Dirección General y canalizarlas correctamente.
- Cuidar el tono, la ortografía, la imagen institucional y la confidencialidad de las comunicaciones.
- Administrar documentos ejecutivos, presentaciones, minutas, acuerdos y expedientes estratégicos.
- Mantener una estructura ordenada y actualizada de archivos físicos y digitales.
- Controlar versiones y respaldos de documentos.
- Dar seguimiento a firmas, autorizaciones, convenios, cartas y documentación institucional.
- Resguardar información corporativa, financiera, comercial, jurídica y personal de carácter confidencial.
- Organizar vuelos, hospedaje, traslados, reservaciones y agendas de viaje.
- Preparar itinerarios completos y carpetas con información relevante.
- Coordinar la participación de la CEO en eventos, reuniones, conferencias y encuentros institucionales.
- Verificar registros, accesos, materiales, horarios y requerimientos de participación.
- Dar seguimiento a comprobaciones y documentación relacionada con los viajes, en coordinación con Administración.
- Dar seguimiento administrativo a iniciativas de Dirección General.
- Integrar información ejecutiva sobre avances, riesgos, decisiones y pendientes.
- Apoyar en la preparación de reuniones de seguimiento con directores y coordinadores.
- Registrar decisiones y asegurar su comunicación a las personas involucradas.
- Identificar compromisos vencidos, información incompleta o asuntos que requieren intervención de la CEO.
- Apoyar en actividades relacionadas con gobierno corporativo, alianzas estratégicas y representación institucional.

Actividades cotidianas esperadas
- Revisar diariamente la agenda y prioridades de Dirección General.




- Preparar una síntesis de reuniones, compromisos y pendientes del día.
- Confirmar participantes y materiales.
- Registrar acuerdos inmediatamente después de cada reunión.
- Actualizar el tablero de seguimiento.
- Solicitar avances a responsables.
- Organizar documentación para firma o revisión.
- Atender comunicaciones y canalizar asuntos.
- Preparar la agenda y documentación del día siguiente.

Perfil académico Licenciatura concluida o en proceso de titulación en alguna de las siguientes áreas:
- Administración de Empresas.
- Gestión Empresarial.
- Relaciones Internacionales.
- Comunicación.
- Mercadotecnia.
- Derecho.
- Contabilidad.
- Negocios o carrera afín.

Experiencia requerida
- 2 años como asistente ejecutiva, asistente de dirección, coordinadora administrativa o posición similar.
- Experiencia trabajando directamente con directores, socios, propietarios o alta dirección.
- Manejo de agendas ejecutivas complejas.
- Elaboración de minutas y seguimiento de acuerdos.
- Coordinación de reuniones, viajes y eventos.
- Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos.
- Manejo de información sensible y confidencial.
- Comunicación con clientes, proveedores, aliados o instituciones.

Conocimientos técnicos
- Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel y PowerPoint.
- Administración de calendarios y reuniones.
- Elaboración de presentaciones ejecutivas.
- Redacción empresarial y ortografía.
- Control documental y organización de archivos digitales.
- Seguimiento de tareas, responsables y fechas.
- Uso de herramientas de colaboración y gestión de actividades.
- Inglés intermedio deseable, especialmente para correos, reuniones y documentación.

Características personales esperadas Buscamos una persona confiable, organizada, proactiva y con alto nivel de discreción. Debe tener la capacidad de anticiparse, ordenar información, distinguir lo urgente de lo importante y dar seguimiento sin necesidad de supervisión constante.

También deberá sentirse cómoda interactuando con directivos, clientes, socios, instituciones y colaboradores de distintos niveles, manteniendo siempre una comunicación competente, cordial y clara.

📌 Asistente ejecutivo (Silao)
🏢 Forte Innovation Consulting
📍 Silao