CASA · RAGE
EVENTOS · HOSPITALIDAD · WELLNESS

PERFIL DE PUESTO
COORDINADOR(A) INTEGRAL DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS

EL ROSARIO, 76246 Santiago de Querétaro, Qro.

Solo personas locales con auto.

Eventos Sociales · Eventos Corporativos · Hospitalidad · Banquetes · Wellness

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Puesto

Coordinador(a) Integral de Eventos y Experiencias

Área

Eventos / Hospitalidad / Comercial

Reporta a

Gerencia de Operaciones / Dirección General

Personal a cargo / coordinación

Personal operativo asignado al evento y coordinación funcional de proveedores externos

Disponibilidad

Horarios flexibles conforme a la programación de eventos, incluyendo fines de semana y días festivos.

2. PROPÓSITO GENERAL

Administrar el ciclo completo del evento: desde la prospección, cotización y contratación hasta la ejecución, cierre administrativo, cobranza y seguimiento posterior al cliente, integrando recursos humanos, materiales, técnicos y financieros para crear experiencias memorables y rentables.

3. ALCANCE DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS

Eventos sociales: bodas, XV años, aniversarios, graduaciones, celebraciones familiares y eventos temáticos.

Eventos corporativos: juntas ejecutivas, cursos, convenciones, lanzamientos, cenas empresariales y reuniones de trabajo.

Team Building y retiros: actividades de integración, liderazgo y experiencias vivenciales.

Wellness & SPA: temazcal, meditación, hidrospírica, SPA, actividades de bienestar y programas de longevidad.

Hospitalidad: hospedaje boutique, amenidades y servicios personalizados.

A&B; / Banquetes: alimentos, bebidas, coctelería, barra, montajes y experiencias gastronómicas.

4. CICLO INTEGRAL DEL EVENTO

Prospecto → Necesidades del cliente → Visita y presentación → Propuesta y cotización → Contrato y anticipos → Planeación integral → Ejecución → Cierre administrativo → Seguimiento y fidelización.

5. RESPONSABILIDADES CLAVE

ATENCIÓN Y DESARROLLO COMERCIAL

Atender prospectos por todos los canales (teléfono, redes, email, referidos y visitas).

Identificar necesidades, objetivos, fecha, número de asistentes y presupuesto.

Realizar recorridos y presentar profesionalmente instalaciones, servicios y alternativas.





Dar seguimiento oportuno hasta la definición comercial.

DISEÑO DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS

Convertir necesidades en propuestas integrales y ejecutables.

Definir concepto, programa, espacios, distribución, A&B;, barra, montajes, decoración, música, iluminación, audiovisuales, personal, hospedaje, wellness y actividades complementarias.

Integrar proveedores, logística, presupuesto y planes de contingencia.

COTIZACIONES, PRESUPUESTOS Y RENTABILIDAD

Manejar listas de precios actualizadas y conocer costos internos/externos.

Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores.

Calcular costos, margen esperado y alternativas comerciales.

Controlar descuentos, autorizaciones, versiones y validez de cotizaciones.

Verificar anticipos, pagos pendientes y consumos adicionales.

Analizar rentabilidad y detectar desviaciones.

PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO CON CLIENTES Y PROVEEDORES

Elaborar y dar seguimiento a la agenda de planeaciones con el cliente.

Agendar y conducir juntas con proveedores y áreas internas.

Dar seguimiento a pendientes, cambios y acuerdos.

Mantener comunicación clara, oportuna y documentada durante todo el proceso.

CONTRATACIÓN Y EXPEDIENTE DEL EVENTO

Integrar expediente completo del evento (contrato, cotización autorizada, comprobantes y datos fiscales).

Documentar programa, layout, menú, servicios, proveedores, hospedaje, wellness, requerimientos técnicos, decoración y horarios.

Incluir responsables, contactos de emergencia, restricciones, checklist previo, checklist de cierre y encuesta de satisfacción.

PLANEACIÓN OPERATIVA (ORDEN MAESTRA)

Desarrollar Orden Maestra de Evento (actividades, responsables, tiempos y recursos).

Coordinar montajes, pruebas técnicas, logística, layout, personal y seguridad.

Realizar juntas de alineación con todas las áreas antes del evento.

Actualizar y compartir al minuto a minuto.

EJECUCIÓN DEL EVENTO





Supervisar montaje, operación y desmontaje.

Asegurar cumplimiento del minuto a minuto, estándares de servicio y calidad en todas las áreas.

Resolver imprevistos y tomar decisiones oportunas.

Ser el contacto principal del cliente durante el evento.

COBRANZA Y CONTROL FINANCIERO

Emitir y enviar facturas conforme a políticas de la empresa.

Dar seguimiento a anticipos, pagos intermedios y saldos pendientes.

Mantener comunicación con el cliente sobre pagos y vencimientos.

Coordinar con Finanzas la conciliación, cobranza y cierre del evento.

Reportar cartera vencida y estatus de cobranza.

CIERRE ADMINISTRATIVO

Validar consumos, extras y cargos adicionales.

Conciliar contra lo contratado y autorizado.

Elaborar cierre económico y entregar documentación completa a Finanzas.

Evaluar desempeño de proveedores.

Realizar encuesta de satisfacción y registrar retroalimentación.

RELACIÓN Y FIDELIZACIÓN

Mantener contacto posterior al evento y agradecer la preferencia.

Detectar oportunidades de mejora y próximos eventos.

Generar recomendaciones y testimoniales.

6. COMPETENCIAS Y HABILIDADES

Orientación al cliente y servicio excepcional.

Organización y manejo de prioridades.

Comunicación efectiva y negociación.

Liderazgo y trabajo en equipo.

Planeación estratégica y atención al detalle.

Resolución de problemas e imprevistos.

Manejo de proveedores.

Análisis financiero y enfoque en rentabilidad.

Manejo de herramientas digitales (ERP/CRM/Excel).

Discreción, ética y profesionalismo.

7. HERRAMIENTAS DE TRABAJO

ERP / CRM · Excel · Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Calendar) · WhatsApp Business · Plataformas de cotización y proveedores.

8. INDICADORES DE DESEMPEÑO (KPI)

% de eventos ejecutados sin incidencias mayores.

Rentabilidad de eventos vs. presupuesto.

Cumplimiento de anticipos y saldos cobrados en tiempo.

Satisfacción del cliente (encuestas).

Tiempo de respuesta a prospectos.

Recomendaciones y eventos recurrentes.

Sueldo: A partir de $14,000.00 al mes

Beneficios:

- Estacionamiento de la empresa
- Horarios flexibles
- Opción a contrato fijo
- Uniformes gratuitos

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 COORDINADOR(A) INTEGRAL DE EVENTOS Y EXPERIENCIAS (El marqués Queretaro)
🏢 IBC CENTRO DE REPARACIÓN
📍 El Rosario